🎟️ Vouchere

Uneori datorezi cuiva bani și amândurora v-ar conveni să se întoarcă drept credit, nu ca virament: un recomandator care e persoană fizică, un client căruia îi faci o reparație morală, o comandă returnată pe care ați convenit să o stingeți în credit, nu în numerar.

Voucherele e locul unde stă creditul acela. Fiecare e o sumă, într-o singură valută, a unei singure persoane sau firme numite, și se poate folosi la propriile ei facturi până se epuizează.

Singurul lucru care merită înțeles întâi

Un voucher nu e o reducere. Când e folosit, factura își păstrează prețul întreg și TVA-ul întreg, iar voucherul stinge o parte din ea — exact cum ar face-o un virament. Pe ecran vezi o plată pe acea factură, făcută cu modul de plată „Voucher".

Nu e o chestiune tehnică. Dacă voucherul ar reduce prețul, vânzarea s-ar înregistra mai mică decât a fost, TVA-ul aferent ar ieși mai mic, iar venitul câștigat de beneficiar ar dispărea din evidență în același timp. Înregistrată ca plată, fiecare faptă rămâne la locul ei: vânzarea a fost cât a fost, iar beneficiarul a fost plătit.

Din același motiv, un voucher nu e nici notă de credit. O notă de credit stornează o vânzare; aici nu se stornează nimic.

Cum se pornește

Configurare → Vouchere. Se livrează oprit, iar cât e oprit nu se poate emite și nu se poate folosi nimic.

Pe aceeași pagină:

• Expirare, în zile — 0 înseamnă fără expirare, și așa se livrează. Un termen e o decizie comercială, deci nu venim noi cu unul.
• La expirare, suma rămâne datorată — pornit implicit. Când un voucher expiră, soldul redevine plătibil pe calea obișnuită, în loc să fie reținut. Poți opri asta, dar reținerea banilor cuiva ar trebui să fie o decizie luată de un om.
• Încadrare TVA — instrument de decontare, voucher cu scop unic sau cu scop multiplu. O declari tu împreună cu contabilul; produsul nu o ghicește, fiindcă cele trei se impozitează în momente diferite, iar care se aplică depinde de ce vinzi.

Înainte de prima folosire: unde se contabilizează

Pornirea modulului creează un mod de plată numit Voucher. Leagă-l de un cont financiar în Setup → Moduri de plată — acela care reprezintă ce datorezi în vouchere.

Până atunci, folosirea e refuzată, și cartela o spune. Refuzul e deliberat: fără legătură, sistemul ar contabiliza folosirea pe contul bancar, iar soldul bancar ar devia încet de la extras cu totalul fiecărui voucher folosit vreodată — fără ca nimic pe ecran să arate vreodată greșit.

Dacă nu folosești deloc modulul de contabilitate, nimic din toate astea nu se aplică: plata se înregistrează și nu se contabilizează nicăieri.

Emiterea

Vouchere → Emite un voucher. Alegi al cui e — un client, un partener economic, sau o persoană fizică ce nu e în niciuna dintre liste — apoi suma și valuta.

Primești un cod de forma V-KLTX-WDQK-FE59. Literele și cifrele care se aud greșit la telefon (O și 0, I și 1, S și 5) nu apar toate deodată în el, deci un beneficiar care ți-l citește nu greșește.

Folosirea

Deschizi voucherul și alegi una dintre facturile neachitate ale beneficiarului. Lași suma goală ca să se aplice cât încape — minimul dintre cât a mai rămas pe voucher și cât mai are factura de plată.

• Valutele nu se convertesc niciodată. Un voucher într-o valută nu se poate folosi pe o factură în alta; primești un refuz, nu un curs aplicat tăcut.
• Un voucher poate plăti părți din mai multe facturi, iar mai multe vouchere pot plăti o factură.
• Doi oameni nu pot folosi același voucher în același timp. Al doilea așteaptă și vede apoi cât a rămas cu adevărat.

Ce arată cartela voucherului

Fiecare schimbare e listată: emitere, folosire, expirare, anulare — cu suma și factura pe care s-a dus. Lista aceea e evidența; cifra „rămas" e totalul ei. Dacă cele două ajung să nu mai coincidă, pagina o spune cu roșu și pagina Health o raportează, fiindcă un sold pe care nu-l verifică nimic poate fi greșit multă vreme.

Anularea și expirarea

Anulează soldul rămas închide ce a mai rămas, cu un motiv. Folosirile deja făcute rămân exact cum erau — o anulare nu e o ștergere.

Expirarea rulează singură zilnic și o poți rula manual din lista de vouchere. Raportează câte au expirat și cât s-a eliberat.

Ce nu e făcut încă

Emiterea automată a unui voucher când se decontează un comision de recomandare e pasul următor; azi voucherul se emite manual din ecranul acesta. Tot ce e mai sus funcționează la fel în ambele cazuri.