Evidența HR 👥

TSync Evidența HR e casa pentru tot ce ține de oamenii tăi — cine sunt, contractul lor, documentele, cui îi raportează, instruirile, concediile. Un singur loc ordonat în loc de dosare răsfirate și fișiere.

E și fundația pentru Salarizare HR — angajații pe care îi ții aici sunt cei pe care îi plătește salarizarea.

Totul stă sub un singur meniu în bara laterală: HR Profile. Îl deschizi și vezi panoul, oamenii tăi și toate uneltele de mai jos.

Ce ai vrea să faci?

🏠 Deschide panoul

HR Profile → HR Dashboard e ecranul tău de start. Arată cifrele principale — total și angajați activi, cine e în onboarding, cine e azi în concediu, câte departamente ai — plus trei carduri „necesită atenție": acte de identitate, contracte și alte documente aproape de expirare și cereri de concediu în așteptare. Un grafic mic împarte efectivul activ pe departamente, iar un flux de activitate recentă arată ultimele schimbări.

👤 Ține un dosar de angajat

Deschide HR Profile → Angajați ca să vezi oamenii. Filtrează după stare sau departament, caută după nume și apasă pe oricine ca să-i deschizi dosarul complet. Folosește Angajat nou ca să adaugi pe cineva.

Formularul de angajat e organizat pe file clare, ca să completezi doar ce ai nevoie:

  • Date personale — nume, sex, data nașterii, naționalitate.
  • Adresă și contact — domiciliu, telefoane, email și o persoană de contact pentru urgențe.
  • Identificare — codul național (CNP pentru România, IDNP pentru Moldova) și actul de identitate (tip, serie, număr, emitent, datele de emitere și expirare). Codul național e păstrat criptat; numărul complet îl vezi doar dacă rolul tău permite, altfel e mascat.
  • Bancar — banca și IBAN-ul, folosite de salarizare.
  • Manager / Departament — în ce departament și post e persoana, cine îi e managerul și contul de utilizator de care e legată (pentru autoservire). Când compania folosește stratul Filiale / Unități operaționale, puteți seta aici și filiala angajatului (lista arată doar filialele companiei; un angajat nou primește implicit filiala principală a companiei).
  • Stare angajare — activ, onboarding, suspendat, plecat sau arhivat, plus data angajării și, dacă pleacă, data și motivul încetării.

Pagina angajatului adună și contractele, documentele, concediile și (dacă ai voie) jurnalul de audit într-un singur loc, cu butoane de adăugare pentru fiecare.

📄 Adaugă contracte

Pe dosarul unui angajat folosește Contract nou ca să înregistrezi un contract de muncă — număr, tip, date de început și sfârșit, sfârșit de probă, salariu brut, periodicitatea plății și orele/zilele pe săptămână. Poți edita sau șterge un contract din același dosar. Un contract cu sfârșit în următoarele 60 de zile apare pe panou, ca să-l reînnoiești la timp.

📎 Păstrează documente (cu expirare)

Deschide Documente pe un angajat (sau butonul Deschide documente din dosar) ca să încarci fișiere — PDF-uri, imagini, documente Word și Excel. Dă-i fiecăruia un tip, titlu, emitent și, opțional, date de emitere și expirare. Poți descărca un document sau îl poți șterge. Orice are dată de expirare alimentează urmărirea expirărilor și alertele din panou.

🌴 Gestionează concediile

HR Profile → Concedii listează fiecare cerere de concediu (odihnă, medical etc.). Filtrează după stare sau angajat și folosește Cerere nouă de concediu ca s-o adaugi pe persoana corectă, cu un tip de concediu și un interval de date. Cine are voie să aprobe vede butoanele Aprobă și Respinge; atunci disponibilitatea echipei e clară și corectă.

🏢 Organizează pe departamente și posturi

HR Profile → Departamente și HR Profile → Posturi îți lasă să-ți construiești structura — departamente (cu un departament-părinte opțional pentru o ierarhie) și posturi (funcții, cu grilă salarială). Atribui oamenii din dosarul de angajat. Asta alimentează organigrama și rapoartele de efectiv. Un departament sau post încă în uz nu poate fi șters, deci nu strici din greșeală dosarele existente.

Două feluri de „departamente". Acestea sunt departamentele din organigrama HR — structura din care fac parte oamenii tăi. Ele nu sunt departamentele de Suport folosite la rutarea tichetelor (Setări → Suport → Departamente). Separarea e intenționată: cozile de suport rareori se suprapun peste organigramă, iar pagina din Evidența HR îți spune asta chiar acolo.

🌳 Vezi organigrama

HR Profile → Organigramă desenează automat structura din departamentele tale și departamentele-părinte — și acum afișează managerul atribuit fiecărui departament (îl alegi chiar pe departament), cu efectivul pe fiecare. Astfel organigrama reflectă liniile reale de raportare — cine conduce fiecare echipă, nu doar cutiile — iar orice departament fără manager e semnalat, ca să completezi golul. Excelentă la integrarea unui nou angajat sau ca să explici firma cuiva nou.

📋 Scrie fișe de post

HR Profile → Fișe de post ține o bibliotecă de definiții de rol — rezumat, responsabilități și cerințe — legate de un post și grupate pe o grupă de fișe de post. Rol nou? Refolosești o fișă în loc să pornești de la zero.

👨‍👩‍👧 Înregistrează persoanele în întreținere ("dependent persons")

Persoanele în întreținere (în engleză dependent persons) sunt persoanele pe care angajatul le întreține financiar: copii, soț/parteneră sau alții. Pe dosarul angajatului le listezi pe fiecare cu nume, relație, data nașterii, număr de identificare, marcaj de beneficiar, telefon și note.

La ce folosesc: sunt evidență HR și — important — alimentează salarizarea: numărul de persoane în întreținere influențează deducerea personală / scutirea de impozit a angajatului (ca să se aplice deducerea corectă pe fluturaș).

Permisiunea „HR dependent persons". În matricea de permisiuni a rolului poți vedea funcția HR dependent persons cu obișnuitele casete Vizualizare / Creare / Editare / Ștergere — adică cine are voie să vadă și să gestioneze aceste înregistrări de persoane în întreținere. (HR-ul TSync modern condiționează tab-ul „Persoane în întreținere" prin dreptul Gestionează al Evidenței HR; rândul „HR dependent persons" e permisiunea de bază pentru persoanele în întreținere ale angajaților, iar o automatizare poate aproba/respinge/șterge o persoană în întreținere.) Acord-o celor care țin dosarele angajaților și salarizarea.

🎓 Urmărește instruirile

HR Profile → Instruiri e evidența cursurilor și sesiunilor — titlu, tip, date, furnizor, loc, cost și stare. Deschide o instruire ca să adaugi participanți și să înregistrezi rezultatul, scorul, punctele de merit și data finalizării fiecăruia. Punctele de merit îți lasă să urmărești calificarea sau creditul obținut de fiecare la un curs, ca să-l recompensezi și să planifici dezvoltarea din date reale. Util pentru conformitate și pentru a planifica cine ce mai are nevoie.

🚀 Onboarding și 👋 plecare (Layoff)

Când vine cineva, HR Profile → Onboarding rulează o listă de sarcini (acte, conturi, echipament) pe care le bifezi ca să nu se uite nimic — o poți porni dintr-un șablon de onboarding, ca fiecare venire să aibă același proces curat. Când pleacă cineva, HR Profile → Layoff face același lucru invers, dintr-o listă de plecare, cu o dată de plecare și un motiv. Deschide oricare ca să vezi și să bifezi lista de sarcini.

⏰ Nu rata nicio expirare de document

HR Profile → Documente care expiră arată buletinele, permisele și contractele aproape de expirare, în numărul de zile pe care-l alegi, ca să le reînnoiești la timp. O verificare zilnică în fundal anunță și administratorii când urmează expirări — fără surprize neplăcute.

📊 Vezi echipa dintr-o privire

HR Profile → HR Dashboard (vederea de analitică) arată forma echipei pe un singur ecran — efectiv, personal pe departament, pe funcție/post, pe grupă de vârstă și pe vechime, angajări pe lună și zilele de naștere din luna curentă. HR Profile → Rapoarte HR îți scoate listele de care ai nevoie: plecări de personal, calificări pe departament, schimbări de personal pe vechime și schimbări de personal pe lună.

Există și un raport Mișcări de personal în Rapoarte TSync (la categoria HR) — o linie per angajat cu codul, numele, departamentul, locul de muncă, data angajării, data încetării (plecării), vechimea și starea. E modul simplu de a vedea cine a venit și cine a plecat într-o perioadă, împreună cu unde se află acum fiecare, și de a exporta întreaga imagine în Excel, CSV sau PDF.

📣 Împărtășește politica firmei

HR Profile → Politica firmei și Q&A ține regulile interne și o listă simplă de întrebări-răspunsuri într-un singur loc, organizate pe categorii, ca toți să știe unde găsesc regulile și răspunsurile. Tu alegi ce e publicat.

⚙️ Configurează-ți listele (Setări HR)

HR Profile → Setări HR e unde întreții listele refolosibile pe care le folosește restul modulului — tipuri de contract, tipuri de salariu, tipuri de indemnizație, tipuri de instruire, grupe de fișe de post și locurile de muncă (locațiile sau punctele de lucru unde muncesc efectiv oamenii, fiecare cu adresă și oraș). Le setezi o dată și apar ca opțiuni gata făcute peste tot — alegi locul de muncă al unei persoane pe dosarul ei de angajat, iar apoi apare în raportul de mișcări de personal. (Funcțiile — titlurile de post cu grila lor salarială — se țin separat la HR Profile → Funcții (poziții).)

Confidențialitate și GDPR

Datele HR sunt personale, deci modulul are confidențialitatea integrată:

  • Consimțământ GDPR — pe dosarul unui angajat poți înregistra ce a consimțit (prelucrare pentru salarizare, arhivare de recrutare, contact de urgență, marketing intern, folosirea fotografiei, verificări de fond), cu textul și versiunea consimțământului. Fiecare consimțământ și retragere e datat și păstrat într-un istoric.
  • Export DSAR — produce o descărcare completă a tot ce există în dosar pentru o persoană (o cerere de acces la datele personale conform Art. 15 GDPR), într-un singur fișier.
  • Dreptul de a fi uitat — anonimizezi dosarul unei persoane: datele personale sunt înlocuite cu un marcaj de redactare, fișierele încărcate sunt șterse, iar dosarul e arhivat. E o acțiune confirmată, ireversibilă, pe care o poate face doar rolul potrivit.
  • Jurnal de audit — HR Profile → Jurnal de audit înregistrează cine a văzut sau modificat ce și când. Filtrează după angajat, eveniment sau interval de date. Vizibil doar pentru rolurile care au voie să-l vadă.

Bine de știut

  • Evidența HR e construită ca un dosar să nu se piardă la migrare — când treci pe TSync, câmpurile bogate de personal (pașaport, viză, stare civilă, bancă, date statutare) vin așa cum erau, niciodată inventate.
  • Oamenii pot fi legați de un cont de utilizator, ca să-și vadă propriul profil (autoservire), fără să-i vadă pe ceilalți.
  • E disponibilă în engleză, română și rusă, deci echipa o citește în limba ei.
  • Ținând angajații și contractele la zi aici, ții Salarizarea corectă.

Cine ce poate face

Accesul e controlat după rol — cine poate vedea propriul profil, vedea alți angajați, vedea codul național în clar, crea/edita/șterge angajați, încărca/șterge documente, aproba concedii, exporta DSAR, anonimiza și vedea jurnalul de audit. Dă-i fiecăruia doar ce-i trebuie rolul.

Unde să mergi mai departe