Filiale / Unități operaționale

O companie lucrează rareori dintr-un singur loc. Ai un sediu central, câteva magazine sau showroom-uri, un punct de depozit, poate un punct de service. Filialele (numite și unități operaționale) îți oferă o singură listă ordonată și comună a acestor locuri — în loc ca fiecare să scrie filiala într-un câmp liber pe care îl scrie altfel de fiecare dată.

Odată ce filialele există, poți atribui înregistrările de business unei filiale: un lead, un proiect, o factură. Apoi un manager de filială vede doar leadurile proprii, iar tu poți filtra orice listă la o singură locație.

Când să folosesc asta?

Activează această funcție dacă firma ta operează din mai multe locații și vrei să:

ții o listă curată și reutilizabilă a acestor locații (gata cu greșelile dintr-un câmp text);
știi cărei filiale îi aparține un lead, un proiect sau o factură;
lași fiecare manager de filială să lucreze cu înregistrările filialei sale;
filtrezi leadurile, facturile, ofertele, propunerile și proiectele după filială.

Nu ai nevoie de multi-companie activat — Filialele funcționează și pe o instalare mono-companie. (Multi-companie e pentru a rula companii separate; Filialele sunt locații în interiorul unei companii.)

Unde o găsești

Filialele se află sub consola Companii. Mergi la Setări → Companii (/admin/tsync_tenants) și apasă butonul Filiale de pe acea pagină. De acolo ajungi și la Acces filiale și Mapare filiale.

Un angajat nu trebuie să fie administrator complet pentru a gestiona filialele — poți acorda doar drepturile Filiale companie, astfel încât un manager de filială să ajungă la această pagină și la nimic altceva.

Pornește ușor: cele patru moduri

Filialele au un mod de activare pe care îl alegi din panoul de setări de pe consola Filiale. E rampa ta de pornire/oprire, deci nimic nu se schimbă pe ecranele zilnice până nu ești pregătit:

Oprit (implicit) — lista de filiale există, dar nu are niciun efect nicăieri. Construiește lista în liniște.
Shadow — o probă sigură: poți construi lista și mapa valorile vechi, tot fără nicio schimbare pe ecranele zilnice.
Hibrid — selectoarele, filtrele și badge-urile de filială încep să apară pe leaduri, proiecte și documente.
Canonic — complet impus: filiala devine obligatorie acolo unde ai configurat.

Același panou de setări îți permite să alegi unde este obligatorie o filială (leaduri, proiecte, documente financiare sau de depozit, HR), ce filială implicită să fie sugerată și o setare de impunere a accesului — de la niciuna până la a restrânge fiecare angajat la filialele proprii. Acea restricție de acces se aplică doar în modul Hibrid sau Canonic (în Oprit/Shadow nimeni nu este vreodată blocat).

Lansare recomandată: începe cu Oprit, construiește lista de filiale, treci la Shadow ca să mapezi valorile text vechi, apoi mergi la Hibrid când vrei să apară selectoarele și filtrele. Folosește Canonic abia după ce toată lumea s-a obișnuit să aleagă o filială.

Consola Filiale

În Filiale gestionezi lista propriu-zisă:

Adaugă o filială — apasă Filială nouă, alege compania de care aparține, dă-i un nume și (opțional) un cod scurt, tip și manager. Codul trebuie să fie unic în cadrul companiei. O filială aparține întotdeauna unei singure companii.
Editează o filială — o deschizi pentru a-i schimba oricând numele, codul, tipul sau managerul.
Filială implicită — prima filială creată pentru o companie devine implicită. Folosește butonul cu stea ca să muți implicita la altă filială. O companie are mereu exact o filială implicită.
Dezactivează / arhivează — o filială pe care nu o mai folosești poate fi dezactivată (nu mai apare în liste) sau arhivată (ascunsă). O poți reactiva mai târziu — nu se pierde nimic.
Șterge o filială — o filială creată din greșeală poate fi eliminată definitiv cu butonul Șterge, dar numai după ce a fost arhivată și numai dacă nu este filiala implicită a companiei. TSync cere o confirmare, elimină drepturile de acces ale personalului care trimiteau spre ea și scrie ștergerea în jurnalul de audit. Dacă vrei doar să nu o mai folosești, arhiveaz-o — ștergerea e pentru greșeli reale, nu pentru retragerea unei filiale care are istoric.

Cine poate lucra în fiecare filială

Deschide Acces filiale (butonul de pe pagina Filiale) pentru a stabili ce angajați pot lucra în fiecare filială:

Alege o filială, apoi acordă acces unui angajat și alege nivelul: vizualizare, operare, gestionare, manager filială sau admin filială. Elimină o acordare oricând.
Regulă importantă: un angajat fără nicio acordare de filială poate folosi toate filialele. E intenționat — nimic nu se strică în timp ce configurezi. Imediat ce îi acorzi cuiva filiale specifice, este limitat la acelea, iar celelalte filiale nu îi mai apar (când impunerea este activă în panoul de setări).
Accesul pe filială este subordonat accesului pe companie: o persoană are nevoie de acces la companie înainte ca o filială din ea să aibă sens.

Filiale pe leaduri

Odată ce layerul este în Hibrid (sau Canonic), fiecare lead poate fi legat de o filială:

Deschide un lead — blocul Filială arată filiala curentă (sau un memento dacă o filială este obligatorie), cu un selector pentru a seta filiala. Vezi doar filialele companiei active pe care ai voie să le folosești.
Leadurile noi pot primi o filială automat: dacă comportamentul filialei implicite este folosește filiala implicită a companiei, un lead nou fără filială este completat cu filiala implicită a companiei.
În lista de leaduri o coloană + badge Filială arată filiala fiecărui lead, iar un filtru pe filială îți permite să restrângi lista — util pentru un manager de filială care vrea doar leadurile proprii.

Filiale pe proiecte, facturi, oferte și propuneri

Filiala ajunge și la proiecte și la documentele comerciale:

Deschide un proiect — o bară Filială sus îți permite să setezi filiala proiectului (iar un proiect nou preia automat filiala implicită a companiei).
Facturile, ofertele și propunerile moștenesc filiala din proiectul de care aparțin. Un document emis sub un proiect este etichetat automat cu filiala acelui proiect (sau cu filiala implicită a companiei dacă nu este legat de un proiect) — nu trebuie să o setezi manual.
Listele de facturi, oferte, propuneri și proiecte primesc fiecare un filtru pe filială, ca să poți restrânge oricare dintre ele la o singură filială.
Contractele, cheltuielile și notele de credit au și ele o filială: un contract ia filiala implicită a companiei, o cheltuială moștenește filiala proiectului legat, iar fiecare dintre aceste liste primește un filtru pe filială.
Raportul Activitate pe filială (din consola Rapoarte) numără pe filială leaduri, proiecte, facturi, oferte, propuneri, contracte, cheltuieli și note de credit — un clasament rapid per filială.

Filiale pe depozite

Un depozit poate fi atribuit unei filiale din formularul lui de editare (câmpul Sucursală (branch) apare odată ce stratul e pornit). Fiindcă tot stocul, mișcările și documentele de depozit atârnă de depozit, atribuirea unei filiale îi limitează întreg stocul la acea filială — personalul restricționat la anumite filiale vede doar acele depozite (plus cele lăsate Neasignate, care rămân globale, vizibile tuturor). Un depozit poate primi doar o filială din propria companie, deci atribuirea nu poate scurge stoc între companii.

Filiale pe locurile de trezorerie

Un loc de trezorerie — un cont bancar, o casă sau un card în care ții bani — poate fi și el atribuit unei filiale din formularul lui de editare (Finance & Bank → Locuri de trezorerie; câmpul Sucursală apare odată ce stratul e pornit). Fiindcă fiecare sold și mișcare a unui loc atârnă de locul respectiv, etichetarea locului cu o filială îi limitează întreg fluxul de bani la acea filială — personalul restricționat la anumite filiale vede doar acele locuri (plus cele lăsate Neasignate, care rămân globale, vizibile tuturor). Când stratul e pornit, un loc nou este pre-completat cu filiala implicită a companiei, iar un loc poate primi doar o filială din propria companie.

Renunțarea la un vechi câmp text „filială"

Țineai filiala într-un câmp custom text înainte (de exemplu Filiala)? Nu trebuie să rescrii nimic. Deschide Filiale → Mapare filiale:

Găsește acele câmpuri custom de tip filială și listează fiecare valoare distinctă cu câte înregistrări o folosesc.
Pentru fiecare valoare, mapezi la o filială existentă sau creezi o filială direct din ea. Leadurile care foloseau acea valoare text sunt apoi completate automat cu filiala reală. Valorile nedorite pot fi ignorate.

Vederea BX Leads (ecranul alternativ de lead) primește și ea selectorul nativ de Filială, ca să setezi filiala din aceeași listă curată indiferent de ecranul de lead pe care îl folosești.

Sfat: nu te grăbi. Lasă Filialele Oprite până chiar lucrezi din mai multe locații, apoi treci prin Shadow → Hibrid în ritmul tău.