📦 Depozit și stoc

Partea de Depozit din TSync îți răspunde la trei întrebări de zi cu zi:

• Ce am pe stoc?
• Unde se află? (în care depozit și chiar pe care raft sau în care celulă)
• Cât valorează?

Înregistrezi marfa care intră (de la furnizori) și marfa care iese (către clienți), iar TSync ține la zi cantitățile și valoarea stocului pentru tine. Te avertizează și înainte să rămâi fără marfă, te ajută să găsești articole după lot sau dată de expirare și îți permite să faci un inventar curat.

Poți avea oricâte depozite vrei — un magazin principal, un al doilea magazin, o dubă, orice — și să muți stocul între ele.

💡 Tu decizi ce articole sunt urmărite. Când activezi urmărirea stocului pentru un articol, TSync începe să-l numere. Serviciile (lucruri pe care le vinzi, dar nu le ții pe raft) nu sunt niciodată numărate — așa că orele de consultanță sau un abonament nu îți afectează stocul.

Cum îl activezi

Dacă nu vezi încă o intrare Depozit în meniu, cere-i celui care administrează TSync-ul tău să o activeze (Setup → Modules → TSync Warehouse → Install). Prima dată când este pornit, TSync automat:

• creează un depozit cu care să începi (numit PRINCIPAL — îl poți redenumi),
• adaugă o casetă de bifare „urmărește stocul” pe fiecare articol — pentru cazurile în care vrei să alegi tu; un articol care are deja stoc e urmărit oricum.

Ideea de bază: documentele și valoarea stocului

Documentele sunt felul în care se mișcă stocul

Nu modifici niciodată cifrele de stoc manual. În schimb, creezi un document scurt pentru fiecare lucru care se întâmplă, iar contabilizarea acelui document îți actualizează stocul. Depozitul îți oferă un document pentru fiecare situație:

Fiecare document trece prin două etape simple:

1. Ciornă — încă îl editezi. Stocului tău nu i s-a întâmplat nimic încă și îl poți modifica sau șterge liber.
2. Contabilizat — l-ai confirmat. Stocul este acum actualizat. Un document contabilizat este blocat, ca istoricul să rămână de încredere — nu poate fi editat sau șters.

Așa că ritmul este mereu: creezi → verifici → Contabilizezi.

TSync numerotează documentele automat pentru tine (de exemplu NIR-00001, AVZ-00001, TRF-00001). Poți schimba aceste prefixe de numerotare în setări, ca să se potrivească cu actele tale.

Cum îți valorizează TSync stocul (pe scurt)

În mod implicit, TSync folosește costul mediu. Iată ideea: dacă ai cumpărat 10 unități la 10 € și mai târziu încă 10 la 12 €, stocul tău nu este „10 la 10 € și 10 la 12 €” — este 20 de unități la 11 € fiecare (media ponderată). Când apoi vinzi sau consumi din ele, ele ies la acel preț mediu. Asta îți menține valoarea stocului stabilă și corectă chiar și când prețurile se schimbă între livrări și este metoda cu care majoritatea firmelor mici sunt mulțumite.

Poți schimba metoda de costing din setări dacă contabilul tău preferă alta, dar costul mediu este alegerea implicită rezonabilă — las-o așa dacă nu ai un motiv anume.

Ce ai vrea să faci?

• Recepționează marfă de la un furnizor — inclusiv completarea automată a unei recepții dintr-o comandă de achiziție.
• Livrează marfă către un client — automat din factură sau manual.
• Setează-ți soldurile de pornire (stoc inițial).
• Mută stoc între depozite.
• Grupează livrările pentru expediere (packing lists).
• Gestionează un retur de la client.
• Corectează-ți stocul după un inventar — inventariere sau ajustare.
• Verifică ce ai pe stoc.
• Aprobă documente înainte de contabilizare.
• Fă o verificare de calitate la o recepție.
• Gestionează-ți articolele — categorii, imagini, branduri, import/export, unități.
• Urmărește loturi, serii și coduri de bare.
• Cartografiază-ți rafturile și celulele.
• Setează puncte de reaprovizionare și fă analiza ABC.
• Deschide rapoartele de stoc.
• Controlează cine poate folosi fiecare depozit.

Cum recepționez marfa? 📥

Când sosește o livrare de la un furnizor, creezi o recepție de marfă — cunoscută aici drept NIR (nota de intrare-recepție standard).

1. Mergi la Depozit → Recepții (NIR) și apasă NIR nou (recepție nouă). (Poți crea una și din lista generală de Documente.)
2. Alege depozitul în care intră marfa și furnizorul.
3. Adaugă o linie pentru fiecare articol — cantitatea recepționată și costul pe unitate. (Pentru articolele urmărite pe lot sau serie înregistrezi aici și lotul/seria.)
4. Apasă Salvează NIR. Acum este o ciornă — încă nu s-a atins nimic din stocul tău.
5. Verifică-l cu avizul de livrare al furnizorului, apoi apasă Postează în stoc.

Asta e tot — stocul crește instant, iar valoarea stocului este recalculată folosind costul mediu.

Ce se întâmplă în contabilitate. Dacă folosești și modulul Contabilitate, contabilizarea NIR-ului pune marfa pe stoc și deschide un cont de decontare („furnizori — facturi nesosite”). Când sosește factura furnizorului, ea închide acea decontare și înregistrează datoria. Așa marfa e numărată o singură dată, iar furnizorul apare dator exact cu suma de pe factură. Contul se vede și se poate schimba în Contabilitate → Mapare GL.

Câștigă timp: completează o recepție dintr-o comandă de achiziție

Dacă folosești modulul Achiziții, nu mai trebuie să retastezi nimic. Când recepționezi pe baza unei comenzi de achiziție, TSync îți construiește singur NIR-ul — depozit, furnizor, monedă și fiecare linie (cantitatea și prețul unitar copiate direct din comandă). Vei vedea mesajul „NIR creat din PO #N — verifică liniile și postează.” Verifică doar cantitățile pe care chiar le-ai recepționat, ajustează dacă o linie a venit incomplet, și Contabilizează.

Completează o livrare dintr-o factură contabilizată

Aceeași scurtătură funcționează invers pentru marfa care iese: dintr-o factură de client, TSync îți poate construi un aviz de livrare (AVIZ) — client, monedă și toate liniile facturate. Vei vedea „AVIZ creat din factura #N — verifică și postează.” Verifică liniile, alocă loturile dacă e nevoie, și Contabilizează.

Cum livrez către un client? 📤

Ai două moduri ușoare, în funcție de cum lucrezi:

Automat, din factură (modul obișnuit). Când marchezi factura unui client ca Trimisă sau Plătită, TSync scoate articolele de pe acea factură din depozitul tău principal — fără pași în plus. Face asta doar pentru articolele pe care le-ai setat să urmărească stocul și are grijă să nu scoată niciodată aceleași articole de două ori pentru aceeași factură. Asta este activat implicit; o poți dezactiva din setări dacă preferi să te ocupi singur de livrări.

Manual, cu un aviz de livrare. Dacă livrezi marfa separat de facturare:

1. Mergi la Depozit → Livrări (AVIZ) și apasă pentru a crea unul nou.
2. Alege depozitul și clientul.
3. Adaugă articolele și cantitățile care ies. Pentru articolele urmărite pe lot sau serie, alege care loturi/serii pleacă.
4. Apasă Salvează AVIZ ca să păstrezi o ciornă, apoi Postează în stoc. Stocul scade.

Unde lucrez de fapt? — workspace-ul de stoc 🖥️

Depozit → Workspace de stoc e ecranul de ținut deschis. Lista de articole în stânga, cartela completă a celui selectat în dreapta, iar trecerea de la un produs la altul nu reîncarcă nimic.

Lista îți spune destul cât să decizi

Fiecare rând poartă cifrele pentru care altfel deschideai trei pagini:

Cifra Liber are o pastilă colorată și un cuvânt — „ok", „sub minim", „epuizat" — ca să se citească la fel și pentru cine nu distinge cele două verzuri. O valoare negativă înseamnă că s-a rezervat mai mult decât e pe raft; ecranul o arată, nu o ascunde după un zero.

Filtrează pe depozit, sau îngustează la sub minim / cu rezervări. Sortează pe orice coloană, inclusiv cele calculate. Căutarea e instantă.

Arborele de categorii, în stânga

Același arbore pe care îl vezi în Articole (explorer) — nu o copie. Ce muți aici se vede acolo, și invers.

Alegi o categorie și lista arată tot ce e sub ea, inclusiv din subcategorii. Numărul de lângă fiecare categorie e totalul întregii ramuri, nu doar al articolelor puse direct pe ea — altfel un părinte s-ar citi ca gol exact când subcategoriile lui țin totul. Apeși din nou pe aceeași categorie și te întorci la toate.

Arborele se lucrează de la tastatură:

Un singur Tab intră în tot arborele — nu trebuie să treci prin fiecare categorie ca să ajungi mai departe.

Ștergerea unei categorii nu se face de aici, intenționat: ar lăsa fără categorie toate articolele depuse sub ea, iar ele nu sunt pe acest ecran ca să le muți altundeva.

Cartela, fără să pleci

Selectezi un articol și cartela lui apare imediat: stocul în fiecare depozit, pragul de recomandă și ultimele mișcări cu soldul după fiecare. Nu se reîncarcă nimic.

De la tastatură

Ce nu face încă ecranul acesta

Arborele de categorii nu e încă suprafață de lucru — aici filtrezi, nu adaugi și nu muți articole din arbore. Nu există istoric de preț sau cost: sistemul ține costul mediu curent și îl suprascrie, deci nu are ce mai vechi să arate. Loturile rămân pe pagina lor.

O factură scoate marfa din depozit? 📄📤

Da, dacă activezi: Setări → Scade automat stocul la facturare.

Marfa iese din depozit când factura e emisă, nu când e plătită. Asta e regula obișnuită — marfa a plecat; dacă clientul a plătit sau nu e altă întrebare, și ține de contabilitate, nu de raft.

• O ciornă nu scoate nimic. Nu e încă document. În clipa în care o emiți, stocul se mișcă.
• Anularea facturii pune marfa la loc, printr-o mișcare de intrare corespondentă, ca istoricul să rămână o singură poveste. Re-activarea o scoate din nou.
• Ștergerea facturii o pune la loc la fel.
• Repetarea oricăreia dintre aceste acțiuni nu mai schimbă nimic a doua oară.

⚠️ Dacă vânzările nu scad stocul și bifa „Scade automat stocul la facturare" ARATĂ pornită (Depozit → Setări): până la v10.8.5, bifa se afișa pornită iar programul o citea ca oprită pe orice instalare unde nimeni nu apăsase vreodată Salvează pe pagina aceea. Semnul: intri în setări, apeși Salvează fără să schimbi nimic, și începe să meargă. Reparat — dar dacă ești pe o versiune mai veche, ăsta e workaround-ul.

Două condiții decid dacă se mișcă ceva — verifică-le pe amândouă înainte de a spune că nu merge:

1. Articolul trebuie să fie marfă pentru sistem — și de obicei este, singur. Un articol pe care depozitul îl ține deja (are stoc sau are mișcări) se scade la vânzare fără să faci nimic. Bifa „Urmărește stoc" de pe fișa articolului rămâne și, dacă o pui tu, are întâietate.

   Până la v10.8.4 bifa era obligatorie, iar nimic din program n-o punea vreodată. Recepția adaugă stoc pentru orice articol fără să întrebe — așa că marfa intrată prin recepție avea sold pe ecran și nu se scădea niciodată la vânzare, în tăcere. Dacă ai articole vechi în situația asta, actualizarea le bifează.

2. Linia din factură trebuie să fie articolul. O linie adăugată din nomenclator reține ce articol este, așa că poți să-i rescrii descrierea cum vrei — stocul tot scade. O linie scrisă de mână, al cărei text nu se potrivește cu niciun articol („Transport", „Manoperă", o linie de discount), e text liber, iar textul liber nu e marfă: nu mișcă nimic, și e corect așa.

   Când o linie nu mișcă stoc, factura ți-o spune. În jurnalul de activitate al facturii apare o notă cu câte linii au fost și care. Nu e o eroare — e ca să nu trebuiască să ghicești.

   Liniile scrise înainte de această actualizare se potrivesc mai departe pe text, ca până acum.

Facturile emise înainte de această reparație nu se corectează retroactiv. Nu au mișcare de stoc și nu vor căpăta una. Dacă soldurile trebuie să țină cont de marfa deja facturată, e o corecție de date care se stabilește separat.

Cum îmi setez soldurile de pornire? 🏁

Când începi prima dată să folosești TSync, vei vrea să-i spui ce ai deja pe rafturi — fără să inventezi o recepție falsă de la un furnizor pentru tot.

Mergi la Depozit → Stoc inițial. Primești un tabel simplu: pentru fiecare rând, alege depozitul și articolul și introdu cantitatea pe care o ai la îndemână (și opțional costul unitar, data și lotul/seria/expirarea). Apasă Salvează, apoi Postează când ești gata.

Spre deosebire de o recepție, stocul inițial setează soldul la cifra pe care o introduci în loc să adauge la el, așa că poate fi folosit în siguranță o singură dată, la început. După aceea, folosește recepții, livrări și ajustări pentru tot ce se întâmplă.

Cum mut stoc între depozite? 🔁

Folosește Depozit → Transfer intern ca să muți marfa dintr-unul din depozitele tale în altul.

1. Setează depozitul De la și depozitul Către, data și eventualele note.
2. Adaugă articolele și cantitățile de mutat (și loturile/seriile dacă sunt urmărite).
3. Apasă Salvează, apoi Postează.

Într-un singur pas, TSync scoate marfa din depozitul sursă și o adaugă în destinație — la costul mediu al sursei — așa că valoarea ta totală a stocului nu se schimbă, doar se relochează. Este doar o mutare internă: fără client, fără furnizor, fără înregistrare contabilă.

Postarea îți cere o confirmare, fiindcă mută marfa efectiv. După ce ai confirmat:

• transferul e marcat postat, iar butonul dispare — marfa s-a mutat o singură dată, și nu se poate muta din nou dintr-o reîncărcare a paginii;
• transferul nu mai poate fi modificat: ar descrie altfel o mișcare de stoc care s-a produs deja. Dacă ai greșit ceva, fă un transfer în sens invers.

Un transfer fără nicio linie sau către același depozit nu se postează — primești un mesaj care îți spune exact ce lipsește.

Cum grupez livrările într-o singură expediere? 📦➡️🚚

Un packing list îți permite să grupezi mai multe avize de livrare (AVIZ) într-o singură expediere fizică — util când un camion transportă mai multe comenzi.

Mergi la Depozit → Packing Lists, creează unul și completează detaliile de expediere: transportator, număr de urmărire (tracking), numărul de colete, greutatea totală și note. Apoi bifează livrările (AVIZ) pe care vrei să le incluzi. Apasă Salvează PL.

Un packing list este un ambalaj de logistică — nu îți schimbă stocul (livrările pe care le grupează au făcut deja asta). Doar îți păstrează expedierea organizată și urmăribilă.

Cum gestionez un retur? ↩️

Când un client trimite marfă înapoi (sau tu trimiți marfă înapoi la un furnizor), folosește Depozit → Returns.

1. Creează un retur și alege tipul: un retur de vânzare (marfă înapoi de la un client) sau un retur de achiziție (marfă înapoi la un furnizor). Îl poți lega de documentul original și alege un motiv (deteriorat în transport, articol greșit, defect, clientul s-a răzgândit, expirat, altul).
2. Adaugă fiecare articol returnat. Pentru un retur de vânzare, setează starea articolului (nou, deteriorat, defect, expirat…) și bifează Repune în stoc? doar dacă revine pe raft pentru revânzare.
3. Apasă Salvează, apoi Postează.

Pentru un retur de vânzare, doar liniile pe care le-ai marcat Repune în stoc? se adaugă înapoi la stoc — marfa deteriorată sau expirată este înregistrată pentru pista de audit, dar nu reintră în stocul vandabil. Un retur de achiziție scoate marfa pe care o trimiți înapoi.

Cum îmi corectez stocul după un inventar? 🧮

După ce ți-ai numărat fizic rafturile și cifrele nu se potrivesc cu sistemul, ai două instrumente:

Inventariere. Deschide Depozit → Documente și creează un document de Inventar. Listează articolele unde numărătoarea nu se potrivește și introdu diferența (de exemplu +5 dacă ai găsit cinci în plus, -3 dacă lipsesc trei). Contabilizează — TSync corectează stocul ca să corespundă realității și păstrează o evidență a ajustării.

Pierderi și ajustare. Folosește Depozit → Loss & Adjustment când trebuie pur și simplu să scrii o cantitate în plus sau în minus dintr-un motiv cunoscut — lipsă, spargere, deteriorare, expirare sau o corecție după inventar. Alege un motiv, introdu modificarea per articol (un număr pozitiv adaugă, un număr negativ scade) și Postează în stoc. Acesta este locul unde înregistrezi curat pierderile izolate, ca valoarea stocului tău să rămână corectă.

Fiecare linie poate purta și lotul și seria, dacă articolul le urmărește. Postează în stoc îți cere o confirmare, fiindcă mută marfa efectiv, și o mută o singură dată — după postare ajustarea nu se mai poate modifica, iar butonul dispare.

Dacă nicio linie nu poate fi mișcată, primești o eroare — nu un mesaj de succes. Asta contează: un ecran care spune „gata" fără să fi mișcat nimic te lasă cu un stoc greșit și fără niciun semn.

Cum verific ce am pe stoc? 🔍

Deschide meniul Depozit și ajungi pe un dashboard modern care îți arată dintr-o privire:

• cât de pline sunt zonele tale importante,
• top produsele după valoare,
• scurtături rapide către lucrurile pe care le faci cel mai des,
• și un panou de notificări pentru avertismente de stoc scăzut și expirare.

Pentru cifrele la zi, Depozit → Stoc curent listează fiecare articol cu cantitatea, costul mediu și valoarea, filtrabil pe depozit. Pentru analiză mai în detaliu, folosește consola de Rapoarte.

Disponibil vs rezervat

Stocul are două cifre utile:

• Total — tot ce ai fizic la îndemână.
• Disponibil — ce poți promite de fapt unui client nou (totalul minus orice ai pus deja deoparte).

Poți rezerva stoc pentru o comandă care nu a fost încă livrată, ca doi agenți de vânzări să nu vândă din greșeală ultimul articol rămas. Rezervarea nu îți reduce stocul real — doar coboară ce este afișat ca disponibil până când marfa chiar pleacă.

Cum cer aprobare înainte de contabilizare? ✅

Pentru un control mai strict, poți cere ca documentele să fie aprobate înainte ca cineva să le poată contabiliza. Deschide Depozit → Setări → Aprobări, bifează Necesită aprobare pentru documente și (opțional) setează un prag valoare aprobare, astfel încât doar documentele peste o sumă aleasă să aibă nevoie de aprobare — documentele mici trec liber.

Odată activat, un document așteaptă în starea În așteptarea aprobării. Cineva cu permisiunea de aprobare pe depozit îl deschide și fie îl aprobă (devine gata de contabilizare), fie îl respinge cu un motiv. Poți de asemenea captura o semnătură digitală pe un document, pentru un nivel suplimentar de responsabilizare.

Cum fac o verificare de calitate la o recepție? 🔬

Pentru marfa care intră și vrei să o inspectezi înainte să conteze ca stoc bun, o recepție poate purta o verificare de calitate. Deschide recepția și pornește verificarea de calitate: pentru fiecare linie alegi tipul de verificare (la intrare, aleatorie sau inspecție completă), înregistrezi câte unități au trecut, au picat sau au mers în carantină, adaugi un cod de defect și o notă, apoi Salvează verificări. Rezultatul este stocat pe recepție împreună cu cine a verificat și când — așa că ai o evidență clară a ce a fost inspectat și acceptat.

Cum îmi gestionez articolele? 🗂️

Depozitul îți oferă un spațiu de lucru complet pentru articole, separat de lista de articole de bază din altă parte a TSync.

Răsfoiește și organizează — exploratorul de articole

Depozit → Articole (explorator) deschide un spațiu de lucru cu trei panouri: un arbore de categorii în stânga, articolele tale la mijloc și un panou de detalii în dreapta. Apasă pe un articol ca să-i vezi imaginea, brandul, unitatea, prețul și calea de categorie. Poți trage articole peste o categorie ca să le clasezi, sau să muți categoriile ca să-ți reorganizezi arborele.

Preferi o listă simplă? Depozit → Articole (listă) îți oferă un tabel cu aceleași articole, cu căutare și filtrare pe categorii.

Lista se încarcă pagină cu pagină, așa că se deschide la fel de repede fie că ai o sută de articole, fie zece mii. Sub tabel ai controalele obișnuite de paginare și poți alege câte articole vezi odată — 25, 50, 100 sau 200.

Nu există o limită de articole afișabile: orice articol din catalog e accesibil, fie răsfoind paginile, fie restrângând cu căutarea sau cu filtrul de categorie din bara de sus. (În versiunile mai vechi lista se oprea la 500 de articole și te anunța despre asta; nu mai e cazul.)

Categorii (și urmărire pe categorie)

Depozit → Categorii articole este locul unde îți construiești arborele de categorii — categorii și sub-categorii precum alimente, electronice, chimicale, materiale. Trage ca să reordonezi sau ca să schimbi părintele unei categorii. O categorie poate activa urmărire suplimentară pentru tot ce e în interior — de exemplu, spune-i lui TSync că toate articolele alimentare trebuie să urmărească loturi și date de expirare. TSync vine cu câteva categorii uzuale gata de folosit și poate importa grupurile tale de articole existente dintr-un singur clic.

Imagini de articol

Din exploratorul de articole, deschide imaginile unui articol ca să tragi și plasezi poze (JPG, PNG, WEBP sau GIF, până la 5 MB fiecare). Prima imagine devine automat cea principală afișată în liste; poți marca o altă imagine ca principală sau șterge orice imagine.

Nu trebuie să-ți micșorezi pozele înainte de încărcare. La încărcare, TSync păstrează fotografia originală (o vezi la mărime întreagă când deschizi imaginea) și creează pe lângă ea o miniatură de maximum 240 px. Lista de articole și panoul de detalii afișează miniatura, nu originalul — așa că o listă cu zeci de articole nu mai descarcă zeci de fotografii de câțiva megaocteți ca să deseneze niște pătrate de 40 de pixeli. Pe conexiuni lente diferența se vede imediat.

Câteva lucruri de știut:

• O încărcare nu eșuează niciodată din cauza miniaturii. Dacă serverul nu poate genera una (lipsește biblioteca de imagini, formatul nu e suportat), poza tot se încarcă și se afișează originalul.
• O imagine deja mai mică decât 240 px nu se redimensionează — nu are rost o a doua copie identică.
• GIF-urile animate se lasă neatinse, ca să nu-și piardă animația.
• Pozele încărcate înainte își primesc miniatura pe parcurs, singure; nu ai nimic de făcut.

Branduri (cu logo-uri)

Depozit → Branduri îți permite să ții o listă ordonată a brandurilor pe care le ai pe stoc. Adaugă un brand cu numele lui, website, o scurtă descriere, o ordine de sortare și încarcă un logo (PNG/JPG/WEBP/GIF/SVG, până la 1 MB). Logo-ul apare apoi lângă brand oriunde este afișat. Atribuie branduri articolelor individual sau în masă (vezi mai jos).

Acțiuni în masă

În exploratorul de articole, bifează mai multe articole și apare o bară de acțiuni: setează sau șterge un brand pentru toate, sau mută-le într-o categorie dintr-un singur pas. Este modul rapid de a face ordine după un import.

Import și export

În lista de articole, Export descarcă toate articolele tale ca CSV (compatibil cu Excel). Import CSV îți permite să aduci articole — sau să le actualizezi pe cele existente — dintr-un fișier de calcul: plasează fișierul, lasă dry-run (simulare) bifat ca să vezi în avans ce s-ar întâmpla (câte create, actualizate, ignorate, plus eventualele avertismente), apoi rulează-l din nou cu dry-run debifat ca să confirmi. Un buton „Descarcă CSV exemplu” îți oferă un șablon gata făcut, cu coloanele corecte.

Unități pe articol

De cele mai multe ori, un articol este numărat într-o singură unitate. Când cumperi într-o unitate, dar numeri în alta — de exemplu 1 cutie = 12 bucăți — deschide Depozit → Unități pe articol (o pagină dedicată, separată de catalogul de unități din Setări). Caută articolul, adaugă unitatea alternativă și factorul către unitatea de bază (introdu 12 pentru o cutie de 12 bucăți) și marcheaz-o ca implicită la achiziție și/sau la vânzare. Pe un document introduci apoi pur și simplu „2 cutii”, iar TSync convertește în numărul corect de bucăți în culise. Stocul și valoarea stocului rămân mereu în unitatea de bază a articolului, așa că cifrele nu devin niciodată confuze.

Factorul se poate scrie ca raport. Adesea e o împărțire: o foaie e 5,796 m.p., deci ca să scrii cât înseamnă un metru pătrat în foi ai avea nevoie de 0,17253278. Nu trebuie să-l calculezi — scrie direct 1/5,796 și sistemul îl rezolvă la salvare. Merge și zecimala cu virgulă (5,796). Dacă scrii altceva decât un număr sau o singură împărțire, salvarea e refuzată cu un mesaj: mai bine decât să fie acceptată o valoare care pare corectă și înseamnă altceva.

Stocul se vede în două unități. Pe Depozit → Stoc curent, sub soldul din unitatea de bază apare și soldul în unitatea de achiziție, când articolul are una. Stocul se ține tot în unitatea de bază — e doar afișare, ca să nu mai faci împărțirea în minte când compari raftul cu avizul de însoțire.

Lista simplă de unități — catalogul de denumiri de unități din care poate alege oricine — se află la Depozit → Setări → Unități de măsură. (Nu are intrare proprie în meniul din stânga: e o secțiune a paginii de setări a depozitului.) Atribuirea unităților (cu factorii lor de conversie) unui articol anume se face pe pagina separată Unități pe articol.

serv. — unitatea pentru muncă, nu pentru marfă. Catalogul vine cu o unitate numită serv. (Serviciu), pentru liniile care vând muncă, nu un obiect: o intervenție, o consultanță, un abonament. Nu e o mărime fizică, dar o linie de document tot are nevoie de o unitate lângă cantitate — iar e-Factura din Republica Moldova poartă exact o astfel de unitate. Alege-o din listă în loc să scrii „serv" de mână; altfel același lucru ajunge scris în patru feluri prin oferte, contracte și facturi.

Cum urmăresc loturi, serii și coduri de bare? 🔖

Deschide Depozit → Loturi / Serial / Expirare ca să urmărești marfa mai în detaliu:

• Loturi / batch-uri — utile când trebuie să știi din ce lot a provenit un produs.
• Numere de serie — urmărește fiecare unitate în parte.
• Date de expirare — esențiale pentru alimente, farmacie și orice produs perisabil.

La Depozit → Urmărire pe loturi/serii setezi, per articol, dacă este urmărit pe lot, pe număr de serie sau deloc — alege pur și simplu din lista derulantă de lângă fiecare articol.

Când articolele ies din stoc, TSync poate alege care unități să le ia, după o strategie pe care o alegi tu:

• Primul intrat, primul ieșit — vinde primul stocul cel mai vechi (varianta implicită).
• Primul care expiră, primul ieșit — trimite afară ce expiră cel mai curând. Ideal pentru alimente și farmacie.
• Ultimul intrat, primul ieșit — vinde primul stocul cel mai nou.

Formate de număr de lot și de serie

Ca să nu trebuiască să inventezi coduri manual, Depozit → Setări → Loturi & urmărire îți permite să setezi un format pentru numărul de lot și un format pentru serie. Folosește substituenți precum {YMD} (an-lună-zi) și {N} (un număr care crește automat) — de exemplu LOT-{YMD}-{N} produce LOT-20260625-001. Tot pe acel tab activezi urmărirea pe lot/serie și setezi cu câte zile înainte apare un avertisment de expirare.

Coduri de bare — generează și printează

Din Stoc curent, bifează articolele dorite și printează etichete cu cod de bare. Alegi un format — o coală A4 cu etichete sau o rolă continuă — iar TSync îți redă o pagină printabilă cu codul de bare al fiecărui articol, numele și (opțional) prețul. Folosește funcția de print a browserului ca să o trimiți la o imprimantă de etichete sau la o imprimantă obișnuită.

Scanare de pe telefon

Depozitul poate accepta scanări de cod de bare de la o aplicație mobilă. Ca să configurezi, deschide Depozit → Setări → API mobil: îți arată un token de scanare securizat pe care îl folosește aplicația mobilă ca să se conecteze, și un buton Regenerează token dacă ai nevoie vreodată de unul nou. (Aici atingi doar token-ul — aplicația se ocupă de scanare.)

Cum îmi cartografiez rafturile și celulele? 📍

Depozitele mari pot să-și cartografieze spațiul — zonă → culoar → raft → poliță → celulă — la Depozit → Locații. Adaugă fiecare locație cu un cod, un nume opțional, un tip (zonă/culoar/raft/poliță/celulă), o capacitate și un părinte ca să se cuibărească în arbore. Poți marca o singură locație per depozit drept locul implicit de depozitare (putaway).

TSync urmărește apoi cât din fiecare articol stă în fiecare loc, în timp ce valoarea ta totală a stocului rămâne exact ca înainte. Dacă nu atribui o celulă anume, TSync folosește pur și simplu locul implicit al depozitului, așa că un document nu este niciodată blocat din lipsa unei celule.

Verifică dacă celulele dau totalul — reconciliere

Pentru că locațiile sunt un sub-registru detaliat, Depozit → Locații → Reconciliere verifică dacă cantitățile pe celule se mai adună la stocul tău total pentru fiecare articol. Alege un depozit: dacă totul se potrivește vei vedea un „Reconciliere OK” curat, iar dacă ceva a deviat primești un tabel cu articolele, totalul, suma pe locații și diferența, ca să poți remedia.

Cum setez puncte de reaprovizionare și fac analiza ABC? 🔔📊

Alerte de stoc scăzut și expirare

La Depozit → Alerte stoc TSync îți urmărește stocul și semnalează patru situații:

• Stoc epuizat — un articol s-a terminat.
• Stoc scăzut — un articol a scăzut sub minimul pe care l-ai setat.
• Expiră curând — un lot este la câteva zile de data de expirare.
• Expirat — un lot a trecut de data de expirare, dar este încă pe stoc.

Acestea sunt verificate automat o dată pe zi, iar tu poți apăsa Rulează scanarea acum oricând pentru a verifica imediat. Aceeași avertizare nu te va bate la cap de două ori pe zi, așa că panoul rămâne curat.

Reguli de reaprovizionare

Ca să facă alertele de stoc scăzut relevante, setează reguli de reaprovizionare la Depozit → Reguli de reaprovizionare. Apasă Adaugă regulă, alege depozitul și articolul și setează cantitatea minimă, maximul, cantitatea de reaprovizionare și timpul de livrare (zile). Poți de asemenea eticheta articolul cu o clasă ABC. Lista arată fiecare regulă, semnalează articolele aflate momentan sub minim și îți permite să imporți reguli în masă din CSV. Depozit → Sub minim este o vedere deja filtrată cu tot ce trebuie reaprovizionat chiar acum.

Analiza ABC

Depozit → ABC dashboard îți clasează articolele după câtă valoare se mișcă prin ele — clasica imagine 80/20. Arată cartonașe cu numărul articolelor A (valoare mare), B (valoare medie) și C (valoare mică), plus valoarea totală, un grafic Pareto și un tabel cu articolele de top după valoare. Apasă Recalculează ca să reîmprospătezi clasificarea pentru un depozit (sau pentru toate) pe perioada de analiză. Folosește-o ca să-ți concentrezi atenția — și grija pentru reaprovizionare — pe articolele care contează cel mai mult.

Cum deschid rapoartele de stoc? 📑

Depozit → Rapoarte stoc este o consolă dedicată de rapoarte (nu doar un tab de dashboard). Alege un tip de raport, alege un depozit, setează un interval de date acolo unde se aplică, caută opțional după articol și apasă Generează. Fiecare raport poate fi exportat cu butoanele CSV și XLSX.

Rapoartele disponibile sunt:

• Sumar stoc — fiecare articol cu cantitatea, costul mediu și valoarea totală.
• Valorizare stoc — valoarea defalcată pe depozit, plus articolele tale de top după valoare.
• Registru mișcări de stoc — pe o perioadă, pe articol și depozit: sold inițial → intrări → ieșiri → sold final (cantitate și valoare), așa cum citește un contabil o fișă de magazie. Cifrele se reconciliază (sold final = sold inițial + intrări − ieșiri); intră în raportul Mișcări stoc pentru mișcările individuale din spatele unei linii.
• Mișcări stoc — fiecare mișcare de intrare/ieșire pe un interval de date, cu totaluri (drill-down-ul din spatele registrului; filtrează după articol).
• Sold stoc — cantitățile pe stoc, rezervate și disponibile una lângă alta, cu valoare.
• Vechime stoc — de cât timp stă stocul, ca să identifici articolele cu mișcare lentă.
• Reaprovizionare — articolele care trebuie reaprovizionate, raportat la nivelurile min/max/reaprovizionare.

Cum controlez cine poate folosi fiecare depozit? 🔐

În mod implicit, fiecare angajat care poate folosi Depozitul poate folosi toate depozitele tale. Ca să restricționezi asta, deschide Depozit → Permisiuni depozite. Adaugă un rând per angajat și depozit și alege ce poate face: un rol și comutatoare pentru aprobă, import, export și doar vizualizare. Un angajat care nu este listat păstrează acces complet la fiecare depozit — așa că adaugi rânduri doar pentru persoanele pe care vrei să le limitezi. Salvează când ai terminat.

Fiecare acțiune asupra unui document (creat, contabilizat, aprobat, respins…) este înregistrată în dreptul acelui document, așa că există mereu o pistă de audit cu cine ce a făcut și când.

Obiceiuri bune

• Ține documentele în Ciornă până le verifici — Contabilizează doar când ești sigur, pentru că documentele contabilizate sunt blocate.
• Setează-ți soldurile de pornire o singură dată cu Stoc inițial, apoi lasă documentele să facă restul.
• Urmărește doar articolele pe care chiar le ții pe stoc. Lasă serviciile și lucrurile izolate neurmărite.
• Setează cantități minime (reguli de reaprovizionare) pe articolele tale cheie, ca alertele de stoc scăzut să-și poată face treaba.
• Ai încredere în costul mediu. Lasă TSync să-ți combine prețurile de achiziție — îți menține valoarea stocului corectă pe măsură ce prețurile se mișcă.
• Reconciliază-ți locațiile din când în când dacă folosești celule, ca vederea detaliată să corespundă mereu totalurilor tale.

Cum citești costurile: cu sau fără TVA

Contabilitatea ține stocul la valoarea netă — TVA-ul de achiziție e deductibil și nu face parte din cât valorează stocul. Dar dacă ai cumpărat materia primă la un preț cu TVA, acela e numărul pe care îl ții minte și pe care vrei să-l vezi.

Depozit → Setări → „Afișează costurile cu TVA inclus" schimbă citirea, nu numărul.

Nimic stocat nu se mișcă: costul mediu, contabilitatea, marjele și valorizarea stocului rămân nete oricum ar sta bifa. Același preț stocat e doar arătat altfel, iar orice cifră majorată e marcată cu (cu TVA), ca nimeni să n-o compare din greșeală cu una netă.

Dacă un articol nu are cotă de TVA configurată, costul lui se arată exact așa cum e stocat — sistemul nu inventează o cotă doar ca să producă o cifră brută.

Oprit implicit, deci nu se schimbă nimic până nu bifezi tu.

Actualizarea prețurilor dintr-o listă de furnizor

Articole → Actualizare prețuri în masă ia un CSV de la furnizor și îl aplică peste catalog, în loc să deschizi sute de cartele una câte una.

Un rând numește fie un cod de articol, fie un grup. Forma cu grup e de obicei ce vrei: lista de prețuri dă zece din cele douăzeci de culori Maserati, toate au același preț, iar numind grupul se actualizează toate douăzeci.

Apasă întâi Simulează. Citește fișierul, potrivește tot și îți spune ce s-ar schimba — fără să scrie nimic. Simularea rulează același cod ca importul, deci planul nu poate diferi de rezultat.

Ce nu face, intenționat:

• Nu creează niciodată un articol. Un cod care nu potrivește nimic e listat pe nume și sărit. O listă de prețuri nu e un catalog.
• Scrie doar prețuri. Denumirile, unitățile și cotele de TVA rămân exact cum sunt.
• Nu-ți atinge prețurile de vânzare decât dacă bifezi. Dacă le stabilești manual, fișa de costuri a unui furnizor n-are ce căuta peste ele.
• O celulă de preț goală înseamnă „nu e în lista asta", niciodată zero.

Stochează prețul net — împarte la cota de TVA dacă furnizorul dă prețuri cu TVA. Ca să citești costurile cu TVA, folosește bifa de mai sus.

Costurile produselor se ajustează singure. Rețetele referă articolul și îi citesc costul live, deci nu trebuie reintrodus nimic nicăieri după o actualizare de prețuri — iar comenzile deja plasate păstrează prețurile la care au fost plasate.

De ce scrie o listă „se afișează primele 500 de rânduri"? 📏

Stoc, Loturi, Documente și Mișcări sunt liste pe o singură pagină — arată tot, fără numere de pagină. Asta merge până când un depozit se face mare.

Așa că fiecare dintre cele patru ecrane are un plafon: încarcă cel mult 500 de rânduri. Dacă erau mai multe, apare o bandă în capul listei care îți spune câte s-au afișat. Dacă a încăput tot, nu vezi nimic — banda apare doar când chiar a rămas ceva pe dinafară.

De ce contează mai mult decât pare. O listă tăiată care nu spune nimic arată exact ca una completă. Citești cifrele, le notezi și decizi ceva — fără să știi că o parte din date n-a ajuns niciodată pe ecran. Banda există exact ca asta să nu se poată întâmpla.

Când vezi banda:

• Filtrează. Alege un depozit, un interval de date, o categorie — plafonul se aplică după filtrare, deci o întrebare mai îngustă încape de obicei lejer sub el.
• Exportă, dacă chiar ai nevoie de toate rândurile odată. Exportul nu e limitat de plafonul ecranului.

Dacă vrei alt plafon. E opțiunea tsync_wh_list_cap (implicit 500). Ridicat, paginile alea se încarcă mai încet — ăsta e schimbul pe care îl faci, și e alegerea ta.

Vezi și

• Ghidul de achiziții — comenzi de achiziție care îți construiesc automat recepțiile de marfă.
• Ghidul de producție — folosește materii prime pentru a fabrica produse finite.
• România — e-Factura & ANAF — reguli locale de facturare.