Noțiuni generale — glosar TSync Intelligence

Definițiile de bază pe care le întâlnești în interfață. Ordinea urmează fluxul comercial natural: de la prospect la încasare, plus entitățile de configurare. Toate noțiunile descrise corespund modulelor active în versiunea curentă.

Flux comercial

Lead (prospect)

Persoană sau companie care a manifestat interes, dar nu este încă client. Are statut, sursă, responsabil, temperatură (Hot / Warm / Cold), istoric activități, posibil tag-uri și custom fields. Se gestionează în Sales → Leads; modulul BX Leads oferă o vedere alternativă pe pagină întreagă.

Convertire: butonul Convert to customer creează un Customer + Contact pe baza câmpurilor din lead. Lead-ul rămâne ca arhivă.

Customer (client)

Compania (sau persoana fizică) cu care faci business. Conține:

denumire, CUI/CIF, RegCom, adresă, monedă implicită, limbă,
contacte (vezi mai jos) — minim unul „primary",
istoric: contracte, proforme, facturi, plăți, estimate-uri, proposals, proiecte, fișiere, note, ticket-uri.

Contact

Persoană legată de un Customer. Are propriul email + parolă pentru zona client (portal). Permisiuni granulare: poate vedea facturi / contracte / estimate-uri / proiecte. Un contact e primary = recipient default pentru notificări.

Estimate (deviz / ofertă)

Ofertă comercială pentru un Customer sau un Lead. Statusuri: Draft, Sent, Open, Revised, Declined, Accepted, Expired. La Accepted se poate converti în Invoice sau Project dintr-un singur click.

Proposal (propunere)

Variantă mai narativă a ofertei, cu conținut WYSIWYG, semnătură electronică (semnatar, IP, dată) și acceptare publică pe link. Se poate converti automat în Customer și Invoice la acceptare (vezi setarea Auto convert leads to clients when proposal is accepted).

Contract

Acord cu un Customer pe o perioadă (start_date → end_date) sau pe perioadă nedeterminată. Are conținut WYSIWYG, atașamente, comentarii, note interne, reînnoiri și semnătură (manuală sau electronică). Detalii complete în ghidul Contracte.

Invoice (factură)

Document fiscal emis către Customer. Statusuri: Unpaid, Paid, Partially Paid, Overdue, Draft, Cancelled. Suportă mai multe linii (Item / descriere liberă), reduceri (procent sau valoare), TVA per linie, monedă proprie, recurență, atașamente, plăți parțiale. Pentru România/Moldova: integrare directă e-Factura ANAF și FISC MD.

Proforma

Document „pre-fiscal" — cerere de plată, fără obligație contabilă imediată. La încasare se convertește în Invoice fiscal.

Credit Note (notă de credit)

Document fiscal de stornare — total/parțial pe o factură deja emisă. Aplicare: refund client sau credit pe alte facturi.

Payment (încasare / plată)

Tranzacție monetară aplicată unei facturi. Suportă plăți parțiale, multiple metode (transfer bancar, numerar, card, online gateway). Înregistrarea unei plăți schimbă automat statusul facturii (Paid / Partially Paid).

Execuție și livrare

Project (proiect)

Container pentru livrabilele către un Customer. Are start_date, deadline, status, billing type, milestones, files, gantt, notes, time tracking. Vezi ghidul detaliat Management proiecte.

Task (sarcină)

Unitate de muncă atribuită unuia sau mai multor Staff. Câmpuri uzuale: nume, descriere, prioritate (1–4), start/due date, assignees, followers, milestone, custom fields, tags. Suportă subtaskuri (ierarhie), dependencies (predecesori), time tracking (timer live + manual), recurring (auto-repetare), checklists, comments, files.

Subtask

Task copil al unui task „părinte". Util pentru fragmentarea unei sarcini mari fără a polua planul de top-level. Adâncimea ierarhiei e nelimitată tehnic. Statusul părintelui nu se actualizează automat când copiii sunt finalizați — control manual deliberat.

Milestone (jalon)

Punct important în timpul unui proiect. Nu e un task — e un marker pe linia timpului. Apare ca diamond vertical în Gantt și ca contor în Overview-ul proiectului.

Time entry (intrare timp)

Înregistrare a timpului lucrat pe un task: start, end, durată, hourly_rate, billable da/nu, notă. Se creează cu timer live (Start/Stop) sau manual. Bazate pe acestea se generează facturi (Project → Invoice tracked time) și rapoarte timesheet.

Catalog

Item (articol / produs / serviciu)

Element catalogabil care apare pe linii de invoice / proforma / estimate / proposal / contract / purchase order. Are: nume, descriere, preț unitar, monedă, TVA, unitate de măsură, tag-uri, atașamente. Modulul TSync Warehouse adaugă stoc, AVCO, lot, NIR, transferuri.

Brand

Mărcă comercială asociată unui Item. Util la rapoarte și filtrare; vezi gestiune branduri.

Configurare și utilizatori

Staff (utilizator intern)

Cont de admin/colaborator. Are: nume, email, telefoane, departamente, rol (sau permisiuni granulare), avatar, custom fields, status activ/inactiv. Diferit de Contact (care e persoană la client).

Role (rol)

Set predefinit de permisiuni (citire/creare/editare/ștergere) pe entități: invoices, estimates, contracts, projects, tasks, items, leads etc. Atribut „own" vs „global" — vezi doar entitățile la care ești creator/asignat sau pe toate.

Department (departament)

Grup logic de Staff (Vânzări, Suport, Producție). Folosit pentru rutarea ticket-urilor și filtre rapoarte.

Custom field

Câmp suplimentar definit de admin pe orice entitate (Customer, Lead, Invoice, Project, Task, Item, Contract, Staff). Tipuri: text, textarea, select, date, number, link. Apare în formular, în liste (opțional) și în PDF (opțional).

Tag

Etichetă liberă atribuibilă entităților (cele mai uzuale: Tasks, Leads, Items). Suportă filtrare rapidă și grupare în rapoarte.

Comunicare

Ticket (tichet de suport)

Cerere de suport de la un Contact (sau intern). Are status, departament, asignat, prioritate, atașamente, fir de mesaje. Se poate converti din email primit (cron — IMAP).

Calendar event

Eveniment în calendar (intern sau atribuit Staff). Apare în vederea Calendar globală + în detalii proiect/task. Se sincronizează cu Google Calendar dacă integrarea e configurată.

Knowledge Base article

Articol public sau intern în baza de cunoștințe. Folosit la self-service (clienți) sau onboarding (staff). Suportă categorii, voturi (helpful?) și căutare.

Financiar

Currency (monedă)

Moneda în care se face facturarea. Sistemul are o monedă de bază (rapoarte agregate) și permite emiterea de documente în alte monede cu rată configurabilă.

Tax rate

Cotă de impozit (ex. TVA 19%, TVA 9%, TVA 0%, scutit). Definit în Tax rates editor. Se aplică per linie, nu pe document.

Payment mode

Metodă de plată acceptată (transfer bancar, numerar, card POS, online gateway). Setabilă globală sau per Customer.