Automatizări ⚙️

Orice firmă are mici sarcini care se fac la fel, iar și iar: cineva primește un mesaj de bun venit, un manager este notificat când vine o factură mare, un agent de vânzări primește un memento să sune înapoi. Automatizările lasă TSync să se ocupe de aceste sarcini în locul tău, ca să nu fie nimeni nevoit să le țină minte.

Ideea e simplă. Construiești o mică „rețetă" care spune:

Când se întâmplă asta, fă aia.

De exemplu: când vine un lead nou, trimite o notificare echipei de vânzări. Sau: când o factură devine restantă, trimite-i clientului un memento pe email. O configurezi o singură dată, iar TSync o rulează singur de atunci înainte — zi și noapte, fără ca nimeni să apese pe ceva.

Ce poți construi

O automatizare (noi îi spunem flux de lucru) este un lanț de blocuri simple pe care le tragi pe o pânză și le conectezi cu săgeți. Există trei tipuri de bloc:

• Un declanșator — lucrul care pornește fluxul. „Se adaugă un lead nou." „O factură devine restantă." „În fiecare dimineață la ora 9." Un flux începe întotdeauna cu exact un declanșator.
• O condiție (opțională) — o întrebare care împarte traseul. „Este factura mai mare de 10.000 €?" Dacă da, mergi pe o cale; dacă nu, pe alta.
• O acțiune — lucrul pe care TSync îl face. Trimite o notificare, trimite un email, așteaptă o vreme, creează o sarcină, cere cuiva să aprobe ceva și multe altele.

Îl poți păstra la fel de scurt ca declanșator → acțiune, sau poți construi lanțuri mai lungi cu condiții, ramificații și pauze. Cele mai utile fluxuri sunt doar o mână de blocuri.

Pornește-l

Deschide Setări → Module, găsește Automations și apasă Activează. O nouă intrare Automations apare în meniul din stânga, cu un Tablou de bord, o listă de Fluxuri de lucru, o vizualizare Istoric și Setări.

Un lucru important: automatizările rulează pe un program în fundal, așa că sarcina programată („cron") trebuie configurată pentru ca fluxurile temporizate și mementourile să se declanșeze la timp. Dacă nu e deja, urmează Configurează sarcina cron — e un pas care se face o singură dată.

Construiește prima ta automatizare, pas cu pas

Hai să creăm una reală împreună: când sosește un lead nou, notifică echipa de vânzări. Durează cam două minute.

1. Deschide constructorul. Mergi la Automations → Fluxuri de lucru și apasă Flux nou. Dă-i un nume clar, ca „Notifică vânzările la lead nou". Ajungi pe o pânză goală.
2. Adaugă declanșatorul. Din blocurile din stânga, trage Lead nou pe pânză. Acesta e lucrul care pornește totul — de fiecare dată când se creează un lead, acest flux se trezește.
3. Adaugă acțiunea. Trage un bloc Notifică personalul pe pânză, apoi trasează o săgeată de la declanșator către el.
4. Spune pe cine să notifice. Apasă pe blocul Notifică personalul. Se deschide un panou de setări în dreapta. Alege persoanele sau rolul (de exemplu Vânzări) care ar trebui să afle despre asta și scrie mesajul. Poți insera detaliile leadului direct în text — mai multe despre asta chiar mai jos.
5. Salvează. Apasă Ctrl + S (sau apasă Salvează). Fluxul tău este acum activ.

Gata. Data viitoare când vine un lead, persoanele alese primesc o notificare în TSync — o mică insignă pe iconița clopoțelului din partea de sus a ecranului. Fără unelte externe, fără configurări suplimentare.

Când creezi un flux, îi alegi și vizibilitatea: Privat (implicit — doar tu îl vezi și îl editezi) sau Global (oricine cu acces îl poate vedea). O setezi cu bifa „Flux privat" din fereastra de flux nou, alături de nume, o categorie opțională și o scurtă descriere.

Vrei să încerci fără să aștepți un lead real? Folosește butonul Testează fluxul. Rulează fluxul o dată cu date de probă și nu schimbă nimic real, ca să poți confirma că se comportă așa cum te aștepți.

Lista ta de fluxuri

Automations → Fluxuri de lucru este locul unde stau toate automatizările tale. Fiecare rând arată numele, proprietarul, categoria, când a fost creat și un comutator pornit/oprit.

• Pornește sau oprește unul cu comutatorul din coloana Activat — fără să-l deschizi. Un flux oprit pur și simplu nu rulează până nu-l pornești la loc.
• Deschide unul apăsând pe numele lui. Ajungi pe pagina lui de detalii (mai jos).
• Găsește-l pe cel dorit cu filtrele de sus: alege una sau mai multe categorii ori restrânge după un interval de dată a creării.
• Acționează asupra mai multora deodată. Bifează căsuțele din stânga (sau Selectează tot), apoi folosește bara de instrumente ca să le Activezi, Dezactivezi sau Ștergi pe toate, ori să Exporți selecția în CSV, Excel sau PDF. Poți exporta și toate fluxurile vizibile din același meniu. (Vei modifica doar fluxurile la care ai dreptul — orice nu poți atinge este sărit în liniște.)

O privire mai atentă asupra unui flux

Apăsarea pe numele unui flux deschide pagina lui de detalii, care are două file:

• Flux de lucru — o imagine în mod doar-citire a rețetei. Apasă Constructor ca să sari în editor și să faci modificări.
• Jurnal de istoric — fiecare pas pe care l-a rulat acest flux anume, cu data, blocul, lucrul asupra căruia a lucrat și dacă fiecare pas a reușit sau a eșuat. E cea mai rapidă cale de a răspunde la „a rulat automatizarea mea cu adevărat și ce a făcut?"

Inserarea propriilor date în mesaje

Când rulează un flux, el cunoaște detaliile a ceea ce l-a pornit — numele leadului, totalul facturii, emailul clientului. Le poți insera direct în orice casetă de text folosind acolade duble:

Lead nou: {{trigger.name}} ({{trigger.email}})

Când rulează fluxul, TSync înlocuiește {{trigger.name}} cu numele real și {{trigger.email}} cu emailul real. Poți și ajusta valorile pe parcurs — de exemplu rotunji un număr sau schimbi un format de dată — dar pentru uzul de zi cu zi, doar inserarea câmpului e tot ce-ți trebuie.

Blocurile de bază la care vei apela

Lucruri care pornesc un flux (declanșatori)

• Se întâmplă ceva în TSync — un lead, o factură, o ofertă, un contract, o sarcină, un proiect, o plată, o comandă de achiziție, o mișcare de stoc sau un ordin de producție este creat sau își schimbă statusul. Acestea sunt pâinea cea de toate zilele.
• Un contract devine semnat — alegi Contracte și cazul Semnat. Pornește indiferent pe ce cale a venit semnătura: clientul a acceptat în portal sau un coleg a apăsat Marchează ca semnat pentru unul semnat pe hârtie. În termeni de afacere înseamnă același lucru, deci fluxul pornește o singură dată, nu de două ori, când se întâmplă amândouă pe același contract. Dacă un contract e demarcat și marcat din nou, pornește din nou — starea chiar s-a schimbat a doua oară, iar fiecare tranziție se scrie în istoricul contractului, deci deosebești oricând o primă semnare de o corectură. În Marketplace există un șablon gata făcut, „Contract semnat → notă în dosar", de la care poți porni.
• Un moment programat — rulează pe un ceas care se repetă. Alege repetă la fiecare zi, săptămână sau lună (și ora, ziua din săptămână ori ziua din lună la care să se declanșeze), ori setează un program personalizat. Excelent pentru rezumate zilnice și mementouri.
• Un semnal de la altă unealtă — un alt sistem poate „înghionti" TSync printr-o adresă web securizată ca să pornească un flux. Administratorul tău configurează asta când ai nevoie.
• Un mesaj pe un canal — când Omnichannel este pornit, un flux poate porni în clipa în care cineva îți scrie pe WhatsApp, Viber, Messenger sau Instagram, când un canal creează un lead, sau când cineva se dezabonează. Contează și o discuție care nu e încă lead — discuțiile rămân simple conversații până le califică cineva, iar declanșatorul aduce cu el textul mesajului, expeditorul, canalul și telefonul sau emailul lăsate de bunăvoie, deci condițiile tale au ce să verifice.

Lucruri pe care le poate face un flux (acțiuni)

• Notifică personalul — o notificare în TSync, pe iconița clopoțelului. Alege o persoană, mai multe persoane sau un rol întreg. Nu e nevoie de niciun serviciu extern.
• Trimite un email — către un client, un coleg, oricine. Folosește un șablon sau scrie-l direct.
• Așteaptă — pune pe pauză un timp fix (minute, ore sau zile) înainte de pasul următor. Poți cere să numere doar orele de lucru, dacă vrei.
• Cere aprobare — pune pe pauză și trimite cuiva pe email un link cu butoanele Aprobă și Respinge. Când decid, fluxul reia de unde a rămas și continuă pe calea potrivită.
• Creează ceva — o sarcină, un lead, o factură, o ofertă, un ordin de producție sau o comandă de achiziție.
• Ramifică — trimite fluxul pe căi diferite în funcție de o valoare (de exemplu, tratează clienții VIP diferit de toți ceilalți), sau rulează câteva căi deodată.
• Schimbă un status sau atribuie o sarcină ori un proiect cuiva.
• Răspunde sau califică o conversație — Trimite mesaj pe canal și Trimite șablon pe canal răspund chiar pe canalul clientului (WhatsApp, Viber, Messenger, Instagram); Califică discuția → creează lead transformă o conversație într-un lead real. Lasă pornit Doar discuțiile necalificate, ca o regulă să nu se atingă niciodată de o discuție preluată deja de un coleg.
• Notează ceva pentru evidență — scrie o intrare care apare în istoricul propriu al fluxului, utilă pentru a păstra o pistă de audit.

Când fluxul trebuie să-și găsească singur înregistrările

Declanșatorii de mai sus pornesc un flux pentru o anumită înregistrare: acest lead, această factură. Dar „Un moment programat" nu aduce nimic cu el — pornește la ora stabilită și atât. Un flux care rulează în fiecare dimineață trebuie deci să-și găsească singur peste ce să lucreze.

Pentru asta există o pereche de blocuri, folosite mereu împreună:

Fără prima, o regulă recurentă peste contracte pur și simplu nu poate exista: obligația se poate crea în clipa în care contractul e făcut, dar nimic nu s-ar mai putea întoarce peste o săptămână să verifice dacă s-a întâmplat ceva.

Filtrele nu sunt fixe — sunt câmpuri pe care le completezi tu. La Caută contracte: tipurile de contract (gol = toate), doar cele nesemnate, mai vechi de N zile (implicit 3), doar cele fără o sarcină deschisă, sărirea celor cu data de final trecută, și un plafon de rezultate (implicit 50). La Pentru fiecare contract: ce sarcină să creeze, cui i-o atribuie, în câte zile e scadentă și pe cine notifică.

Exemplu: nimeni nu mai uită semnarea

1. Declanșator: un moment programat, în fiecare zi la 9:00.
2. Caută contracte: doar nesemnate · mai vechi de 3 zile · fără sarcină deschisă.
3. Pentru fiecare contract: creează o sarcină pentru cel care a întocmit contractul, scadentă în 2 zile.

De mâine, fiecare contract rămas nesemnat produce o sarcină pentru omul care l-a făcut — și numai una, fiindcă filtrul „fără sarcină deschisă" nu-l mai numără a doua zi.

Căutarea după un text din contract — și capcana ei

Caută contracte poate căuta și un text din corpul contractului, ca să găsești contractele cărora le lipsește o anexă obligatorie. Textul căutat implicit este titlul anexei de prelucrare a datelor.

⚠️ Dacă redenumești titlul acelei anexe în șablonul de contract, trebuie să schimbi și textul căutat aici. Altfel regula nu dă eroare — raportează zero rezultate, ceea ce arată exact ca „totul e în regulă". E singurul loc din automatizări unde o schimbare făcută în altă parte oprește tăcut o regulă.

De ce caută în text și nu în lista de anexe: lista de anexe știe câte anexe are un contract, numărul și data lor — dar nu știe ce ESTE fiecare. O anexă de prelucrare a datelor e acolo indistinctibilă de una de preț. Titlul din corpul contractului e singurul lucru care spune despre ce e vorba.

Mai multe exemple din care să înveți

Trimite un memento pe email când o factură devine restantă

• Declanșator: Factura devine restantă
• Acțiune: Trimite email clientului — „Factura {{trigger.number}} este acum restantă. Vă rugăm să efectuați plata."

Obține aprobarea unui manager pe facturile mari

• Declanșator: Factură nouă
• Condiție: Totalul facturii este peste 10.000
• Acțiune: Cere aprobare — trimite managerului un link pe email; fluxul așteaptă decizia lui înainte să meargă mai departe

Trimite un rezumat zilnic al facturilor restante

• Declanșator: În fiecare zi la 9:00
• Acțiune: Notifică echipa financiară cu lista restanțelor zilei

Întâmpină fiecare lead nou

• Declanșator: Lead nou
• Acțiune: Trimite un email prietenos de bun venit, apoi creează o sarcină de follow-up pentru agentul de vânzări

Transformă singur o cerere serioasă de pe WhatsApp în lead

• Declanșator: Sosește un mesaj pe un canal
• Condiție: mesajul pomenește de ofertă sau de preț
• Acțiune: Califică discuția → creează lead (doar discuțiile necalificate), apoi notifică echipa de vânzări

Pentru cazul simplu — „cineva scrie «preț», trimite-i lista de prețuri" — nu ai nevoie deloc de un flux. Omnichannel → Răspunsuri pe cuvinte-cheie face asta singur; vezi Omnichannel. Construiește un flux atunci când răspunsul depinde de mai mult decât cuvintele din mesaj.

O cale mai rapidă de a începe: Marketplace

Nu trebuie să construiești totul de la zero. Deschide Automations → Marketplace pentru o galerie de fluxuri gata făcute — întâmpină un lead nou, urmărește facturile restante, reacționează la un contract semnat, dirijează o aprobare și multe altele. Apasă Aplică și fluxul este copiat în contul tău, oprit, ca să-l poți verifica și ajusta înainte de a-l porni.

Aceeași pagină are un buton Importă JSON: dacă un coleg a exportat un flux (vezi Partajează între instalări mai jos), pune fișierul aici ca să-l aduci ca un flux nou, oprit, pe care îl poți verifica și activa.

Acțiuni reutilizabile proprii (Custom Actions)

Uneori faci același lucru în multe fluxuri — postezi pe un anumit canal de chat, apelezi o anumită adresă web, scrii o anumită notă. Automations → Custom Actions îi permite unui administrator să le definească o singură dată, să le dea un nume și o iconiță prietenoase, iar ele apar apoi ca un bloc gata de folosit în editorul fiecărui flux — fără să copiezi setările de fiecare dată. Fiecare acțiune custom este construită pe unul dintr-un set mic de blocuri sigure (o notificare în aplicație, o cerere web sau o intrare în jurnal), așa că nu ai cod de scris. Această pagină e doar pentru administratori.

Lucruri utile în timp ce construiești

• Pânza este vizuală. Trage blocuri, conectează-le cu săgeți și apasă pe orice bloc ca să-l editezi în panoul din dreapta.
• Ordonează automat. Apasă Aranjează (sau apasă Ctrl + Alt + L) ca să aliniezi totul frumos.
• Fă un tur ghidat. Prima dată pe pânză? Apasă Tur în colțul de sus pentru o trecere rapidă în revistă.
• Fiecare salvare e ținută minte. TSync păstrează un instantaneu de fiecare dată când salvezi, ca să poți compara versiuni sau să revii la o variantă anterioară dacă o modificare nu a funcționat — deschide Versiuni.
• Vezi exact ce s-a întâmplat. După ce rulează un flux, îl poți reda pe pânză: blocurile care au rulat se luminează verde, orice a eșuat devine roșu, iar pașii care au fost săriți sunt estompați. Perfect pentru a înțelege de ce ceva s-a întâmplat sau nu.
• Partajează între instalări. Orice flux poate fi exportat într-un fișier și importat pe altă instalare TSync.

Ține lucrurile sub observație

Automations → Tablou de bord este baza ta. Arată câte fluxuri au rulat, o tendință pe 7 zile, cele mai active fluxuri ale tale și orice eșecuri recente — cu un link direct către cel care are nevoie de atenție. O privire rapidă săptămânală aici menține totul funcționând lin.

Jurnalul de istoric

Pentru evidența completă, pas cu pas, peste toate fluxurile, deschide Automations → Istoric. Fiecare linie este un pas pe care l-a rulat un flux: data și ora, ce flux, blocul, ce înregistrare a prelucrat și rezultatul. Filtrează după flux sau după un interval de dată ca să te concentrezi pe o anumită rulare. (Un administrator poate și Golește jurnalele de aici, pentru a face curat în intrările vechi.) Dacă te interesează doar un flux, aceeași informație stă pe fila lui proprie Jurnal de istoric.

Setări: categorii, șabloane de sarcini și acces

Automations → Setări (pentru administratori) are trei file:

• Categorii — etichetele cu care grupezi fluxurile (Vânzări, Financiar, Producție…). Le adaugi, redenumești sau elimini aici; ele sunt cele pe care le folosește filtrul de categorie din lista de fluxuri.
• Șabloane de sarcini — sarcini prescrise (subiect, descriere, date, asignat…). Când o acțiune Creează sarcină a unui flux folosește unul dintre acestea, fiecare sarcină pe care o face iese consecventă, fără să rescrii.
• Permisiuni — cine poate vedea și gestiona fluxurile. Poți acorda acces la toate fluxurile sau doar la cele proprii (private) ale unei persoane și poți controla separat crearea, editarea, ștergerea, vizualizarea istoricului și modificarea acestor setări.

Sfaturi pentru automatizări bune

• Numește fluxurile clar și grupează-le pe zone (Vânzări, Financiar, Producție) ca să fie ușor de găsit mai târziu.
• Testează înainte să te bazezi pe ele. Butonul Testează fluxul rulează cu date de probă și nu atinge nimic real.
• Păstrează-le lizibile. Dacă un flux crește peste vreo duzină de blocuri, devine greu de urmărit — împarte-l în altele mai mici.
• Verifică tabloul de bord din când în când. Un flux care eșuează constant indică de obicei ceva ce merită reparat.

Dacă ceva nu funcționează

Pachetul IL pentru lead management (șabloane gata făcute)

Marketplace-ul include un pachet de 22 de șabloane gata făcute (cod IL) pentru un proces de vânzări disciplinat — SLA la primul contact, follow-up pe etape, controlul sarcinilor, distribuție după încărcare, reguli pentru concedii și manageri noi. Apar la categoriile IL Sales Process și IL Operations.

Câteva cu care probabil vei începe:

• IL-001 — Lead nou, contact în 1 oră: flux sigur de start. Un lead nou primește o sarcină de contactare în 1 oră, o notă și o notificare. Activează-l primul.
• IL-008 — Follow-up ofertă: după o ofertă, apeluri la 1 oră, 24 de ore și 3 zile — și se oprește singur când leadul avansează.
• IL-014 — Cartele fără sarcini: o verificare zilnică ce găsește leadurile active fără sarcină deschisă și creează una.
• IL-002 / IL-016 — Distribuție: reatribuie sau atribuie leadurile celui mai puțin încărcat manager.

Cum le folosești: deschide Marketplace, alege un șablon IL, apasă Aplică. Ca orice flux din marketplace este creat dezactivat — revizuiește-l, mapează rolurile și pâlnia la setarea ta din IL Configuration (vezi mai jos), testează cu un lead de probă, apoi activează-l. Începe cu IL-001, apoi adaugă-le pe rând.

IL Configuration — configurează pachetul dintr-un singur loc

Unele șabloane IL au nevoie de câteva câmpuri personalizate pe lead (data unei întâlniri, motivul pierderii, o categorie de problemă etc.) și fac referire la roluri generice (Sales, Presale, Team Lead, Operations) și la o pâlnie de presale care la tine poate avea alt nume. În loc să editezi fiecare șablon, folosește consola de configurare.

Deschide Automations → IL Configuration (/admin/workflow_automation/il_config, doar administrator). Face două lucruri:

• Creează câmpurile personalizate de care au nevoie șabloanele — verifică ce câmpuri IL există deja și le creează pe cele lipsă cu un singur click (Creează toate cele lipsă sau câte unul). Un câmp deja existent nu este dublat niciodată.
• Mapează rolurile și pâlnia la instalarea ta — potrivește etichetele generice Sales / Presale / Team Lead / Operations cu numele reale ale rolurilor tale și indică pâlnia de presale din instalarea ta. Șabloanele rezolvă apoi aceste nume automat, deci funcționează fără să editezi vreun șablon. (Lasă o mapare goală și se folosește numele literal, așa că și o instalare nouă continuă să meargă.)

Fă asta înainte să activezi șabloanele IL care se bazează pe aceste câmpuri și roluri. Nimic nu rulează până nu pornești un șablon, deci le poți aplica pe toate și configura în ritmul tău.

Vezi și

• Conector sistem telefonic — transformă apelurile telefonice în acțiuni automate (un apel ratat poate porni o sarcină de revenire)
• Configurează sarcina cron — necesară pentru fluxurile temporizate și cele din fundal
• Primii pași cu TSync — înapoi la bază