Achiziții 🛒

Orice afacere cumpără lucruri — materii prime, marfă pentru revânzare, consumabile. TSync Achiziții ține toate aceste cumpărături într-un singur loc ordonat. Notezi cine sunt furnizorii tăi, le trimiți comenzi, bifezi marfa pe măsură ce sosește și ții evidența a ceea ce datorezi și a ceea ce ai plătit.

Partea cea mai bună: când marfa sosește, TSync o poate adăuga direct în stoc pentru tine — fără dublă înregistrare, fără ghiceli. Și ai mereu un răspuns clar la „ce am comandat, ce a sosit și ce spune factura?”

💡 Achizițiile lucrează mână în mână cu Depozitul tău. Recepția unei comenzi îți poate actualiza stocul automat — așa că merită să ai și Depozitul activat.

Ce ai vrea să faci?

🏷️ Să țin o listă cu furnizorii mei

Furnizorii tăi trăiesc în propria lor listă, ținută separat de clienții tăi — astfel banii pe care îi datorezi nu se amestecă niciodată cu banii care ți se datorează.

Pentru fiecare furnizor poți stoca datele firmei, codul fiscal, contul bancar, valuta și termenele de plată.

Adaugă un furnizor:

1. Deschide meniul Achiziții și mergi la lista ta de furnizori.
2. Apasă pentru a adăuga unul nou.
3. (România) Tastează codul de TVA al furnizorului și apasă butonul de căutare de lângă el — TSync preia pentru tine denumirea oficială a firmei, adresa, numărul de înregistrare și statutul de plătitor de TVA, ca să nu fie nevoie să le tastezi. (Această căutare comodă folosește suplimentul România — ANAF.)
4. Completează restul manual: telefon, e-mail, cont bancar, termene de plată.
5. Salvează.

📝 Să trimit o comandă de achiziție

O comandă de achiziție (CA) este pur și simplu cererea ta scrisă către un furnizor: vă rugăm să ne trimiteți aceste articole, la aceste prețuri. Este și evidența ta a ceea ce ați convenit.

Creează una:

1. Începe o comandă de achiziție nouă.
2. Alege furnizorul (începe să tastezi numele ca să-l găsești).
3. Alege în ce depozit ar trebui să sosească marfa.
4. Stabilește valuta, data comenzii și când te aștepți la livrare.
5. Adaugă câte o linie pentru fiecare articol — articolul, câte bucăți, prețul și cota de TVA (o valoare implicită rezonabilă este completată pentru tine).
6. Totalul, inclusiv TVA, se actualizează pe măsură ce lucrezi.
7. Salveaz-o ca ciornă cât timp încă lucrezi la ea.
8. Când e gata, apasă Trimite către furnizor. Comanda e acum pe drum, iar TSync o marchează ca trimisă.

Pe măsură ce lucrurile avansează, comanda trece prin etape clare, ca să știi mereu unde se află: ciornă → trimisă → confirmată → recepționată parțial → recepționată (sau anulată dacă pică).

📦 Să recepționez marfa (și să actualizez stocul automat)

Când livrarea sosește, „recepționezi” comanda în baza ei. Poți recepționa totul deodată, sau doar o parte din ea — util când un furnizor trimite 80 din cele 100 comandate, iar restul vine săptămâna viitoare.

Recepționează o livrare:

1. Deschide comanda de achiziție și apasă Recepție.
2. Pentru fiecare linie vei vedea câte au fost comandate, câte au sosit deja și câte sunt încă restante.
3. Tastează câte au sosit de data asta (îți sugerează cantitatea rămasă).
4. Notează numărul propriu de livrare sau de factură al furnizorului și data acestuia — asta îți menține curată trasabilitatea documentelor pentru verificări ulterioare.
5. Adaugă o notă dacă vrei și confirmă.

În culise, TSync face acum ordinea pentru tine:

• Creează o notă de recepție în depozitul tău, cu propriul ei număr.
• Adaugă cantitățile recepționate în stoc la prețurile din comandă.
• Nivelurile tale de stoc se actualizează singure, iar costul mediu al fiecărui articol este recalculat.
• Comanda este marcată ca recepționată, sau recepționată parțial dacă mai urmează ceva.

💡 Poți recepționa în baza aceleiași comenzi de câte ori ai nevoie — câte o livrare pe rând.

🧾 Să înregistrez factura unui furnizor

Când sosește factura furnizorului, înregistreaz-o ca să știi exact ce datorezi. De obicei se face după ce ai recepționat marfa.

1. Deschide secțiunea de facturi de la furnizori din Achiziții.
2. Creează o factură nouă. TSync îi dă propria ei referință, iar tu introduci și numărul propriu de factură al furnizorului, exact așa cum apare pe documentul lor.
3. Opțional, leag-o de comanda de achiziție de care ține.
4. Adaugă liniile — cantitate, preț și TVA.
5. Salvează.

Factura își păstrează propriul statut — neplătită → plătită parțial → plătită — iar TSync îl calculează singur, în funcție de cât ai plătit până acum.

Dacă factura e într-o altă valută, sub total apare conversia în valuta ta de bază, cu cursul folosit și ziua din care e luat. Dacă pentru ziua aceea nu există curs încărcat, TSync îți spune asta — nu inventează unul și nu îți afișează suma neconvertită ca și cum ar fi convertită.

💳 Să plătesc o factură de furnizor

1. Deschide factura.
2. În zona de acțiuni, alege înregistrează o plată.
3. Soldul restant este completat pentru tine — ajustează-l dacă plătești doar o parte.
4. Confirmă plata.

Suma plătită crește, soldul scade, iar odată ce e achitată integral, factura este marcată ca plătită.

Plata ajunge și în contabilitate — datoria către furnizor scade, iar banii ies din locul din care i-ai plătit cu adevărat. Ce scrii în câmpul Metodă decide asta:

Scrie cuvântul simplu. „Transfer bancar BCR" nu e recunoscut ca virament — TSync nu ghicește după frânturi de text, fiindcă o ghicire greșită ar scoate bani reali dintr-un cont pe care nu l-a ales nimeni. Dacă vrei alt cont pentru numerar, card sau POS, îl configurezi în Contabilitate → Mapare GL.

Ștergerea unei plăți sau a unei facturi de furnizor se retrage acum și din contabilitate.

✅ Să mă asigur că totul se potrivește: comanda, livrarea și factura

Aceasta este verificarea de zi cu zi care îți dă liniște: am primit ce am comandat și se potrivește factura? TSync ține cele trei la un loc — comanda de achiziție, recepția mărfii și factura furnizorului — și rulează o potrivire automată în 3 sensuri (3-way match). Fiecare factură arată un statut de potrivire; dacă o cantitate sau un preț diferă cu mai mult decât toleranța permisă, este semnalat. Cu modul strict activat, o factură care nu trece potrivirea nu poate fi plătită până când cineva cu dreptul de override nu o aprobă. Poți și reverifica potrivirea manual, după o corecție. Setezi toleranțele (% cantitate și % preț) și modul strict în Setări.

Fluxul complet de achiziție (pași opționali înainte de o CA)

Pentru achiziții mai mari sau controlate, TSync îți oferă pașii care vin înainte de o comandă de achiziție. Folosește câți ai nevoie, mai mulți sau mai puțini:

• Cereri de achiziție (Purchases → Purchase requests) — un „avem nevoie să cumpărăm asta” intern, ridicat de un membru al echipei, înainte de a fi ales vreun furnizor. Odată aprobată, poate fi transformată într-o CA (sau într-un RFQ) dintr-un singur clic.
• RFQ-uri — cereri de ofertă (Purchases → RFQs) — trimite aceeași cerere către mai mulți furnizori și cere-le prețul.
• Cotații (Purchases → Quotations) — oferta fiecărui furnizor. Deschide Compară cotațiile ca să pui răspunsurile una lângă alta și să o alegi pe cea mai bună, apoi transformă câștigătoarea într-o comandă de achiziție.
• Cereri FAF (Purchases → FAF requests) — o cerere de finanțare/aprobare pentru achiziții de valoare mare sau de mijloace fixe, dirijată pentru semnătură înainte de a te angaja.

Așadar cel mai lung lanț este: cerere → RFQ → cotații → comparare → comandă de achiziție → recepție → factură → plată. O cumpărare simplă poate sări direct la comanda de achiziție.

Factura de la furnizor îmi crește stocul? 📦

Doar dacă îi spui — iar factura îți zice acum, pe șleau, care din trei e cazul.

Introducerea unei facturi înregistrează ce datorezi. Intrarea mărfii în depozit e un eveniment separat, iar faptul că sunt separate e ce permite unei facturi să vină la o săptămână după livrare, sau să acopere marfă deja recepționată pe o comandă. Deci factura nu mișcă stocul pe tăcute — se oferă s-o facă.

Pe fiecare factură furnizor există panoul „Efectul asupra stocului". Arată una din trei:

Cum recepționezi marfa

1. Pe fiecare linie, folosește câmpul Articol ca să găsești produsul. Scrii două litere și îl alegi din listă — aceeași căutare ca la comanda de achiziție.
2. Salvezi factura.
3. În panoul Efectul asupra stocului, alegi depozitul și apeși Recepționează în stoc.

Se creează o recepție din liniile de articol ale facturii și se postează, deci stocul crește iar costul intră în costul mediu. Linkul către recepție rămâne pe factură.

Apăsat de două ori nu recepționează de două ori. Factura ține minte recepția pe care a produs-o și îți spune că e deja făcută, în loc să adune marfa a doua oară.

Liniile fără articol rămân cum sunt — un serviciu sau o cheltuială n-are ce pune în depozit, iar factura îți spune exact asta, nu te avertizează degeaba.

Ce s-a schimbat. Până acum, o factură de la furnizor nu mișca niciodată stocul și nici nu pomenea nimic despre asta. Dacă introduceai facturi și te întrebai de ce stocul rămâne zero, ăsta era motivul — și răspunsul nu era nicăieri pe ecran. Facturile vechi rămân neatinse: ca să intre marfa de pe ele, deschizi una, legi liniile de articole și apeși recepția.

Profilul furnizorului — tot despre un furnizor, într-un singur loc

Apasă pe numele unui furnizor ca să-i deschizi profilul (Purchases → Suppliers → un furnizor). El adună tot ce ține de acel furnizor, în file:

• Profil — datele firmei, codul fiscal, valuta, termenele de plată.
• Contacte — persoanele de la acel furnizor (nume, rol, e-mail, telefon, un contact principal). Le gestionezi aici sau din lista de sine stătătoare Contacte furnizori din Achiziții.
• Articole / Prețuri — catalogul furnizorului: codul lui pentru un articol, articolul tău intern corespondent, prețul + valuta, termenul de livrare, cantitatea minimă de comandă și o dată până la care prețul e valabil. Util pentru a completa comenzi rapid, la prețul convenit.
• Note — note în text liber despre furnizor.
• Activitate — o cronologie a tot ce s-a întâmplat (modificări, contacte, note), ca să ai istoricul dintr-o privire.
• Comenzi / Facturi / Plăți / Cotații / Retururi / Note de debit / Contracte — legături rapide către documentele acelui furnizor.

Mai multe documente de furnizor

• Contracte cu furnizori (Purchases → Contracts) — înregistrează acorduri-cadru cu un furnizor (valoare, perioadă, termene) și leagă achizițiile de ele.
• Note de debit (Purchases → Debit notes) — când un furnizor îți datorează bani înapoi (un retur, o supraevaluare), emiți o notă de debit și o aplici asupra a ceea ce îi datorezi.
• Comenzi de retur (Purchases → Return orders) — documentează marfa pe care o trimiți înapoi unui furnizor.
• Facturi recurente (Purchases → Recurring invoices) — pentru o factură regulată (chirie, un abonament), o configurezi o singură dată cu un ciclu (lunar etc.), iar TSync emite automat fiecare factură de furnizor, la termen.
• Istoricul plăților (Purchases → Payment history) — un singur registru read-only al fiecărei plăți pe care ai făcut-o către furnizori.

Aprobări

Dacă ai nevoie de o semnătură înainte ca o comandă sau o cerere de valoare mare să meargă mai departe, persoanele responsabile le văd în Aprobările mele (Purchases → My approvals), unde aprobă, resping sau cer modificări. Cererile FAF se aprobă la fel. Activezi aprobarea (și setezi pragul de valoare) în Setări.

Lasă furnizorii să se descurce singuri — Portalul Furnizorului

Poți da unui furnizor un acces self-service ca să-și facă partea lui fără să-ți trimită e-mailuri:

• Gestionezi utilizatorii lui de portal în Purchases → Vendor portal — accounts (invită, retrimite invitația, activează/dezactivează).
• Un furnizor se autentifică într-un portal separat, unde poate vedea comenzile pe care i le-ai trimis, vizualiza facturile lui și aproba sau descărca documentele pe care le-ai partajat spre revizuire.
• Tu revizuiești ce trimit ei în Purchases → Vendor invoices.

Activarea accesului la portal al unui contact nu creează niciodată o parolă pentru el — îl marchează pentru o invitație/resetare securizată, așa că un furnizor migrat nu cară niciodată cu el o parolă veche.

Organizarea furnizorilor și a articolelor

• Categorii de furnizori (Purchases → Vendor categories) — clasifică-ți furnizorii (de ex. Materii prime, Servicii).
• Grupe de mărfuri (Purchases → Commodity groups) — grupează lucrurile pe care le cumperi.
• Alocări de furnizori (Purchases → Vendor allocations) — spune care furnizor este sursa ta preferată pentru un articol sau o categorie.

Configurează lucrurile în felul tău

Câteva opțiuni simple îți permit să adaptezi Achizițiile la modul în care lucrezi:

Există o pagină de Setări de bază și una avansată, Setări v3, pentru funcțiile de aprovizionare.

Când furnizorul îți scrie prețul cu TVA inclus

Factura unui furnizor local din Moldova sau România scrie de obicei prețul cu TVA inclus. Dacă tastezi 100 și TSync mai adaugă 21 % peste, totalul nu se mai potrivește cu hârtia — și trebuie să scoți netul de mână (100 brut = 82,64 net + 17,36 TVA), pe fiecare linie.

Pornește o dată din Setări opțiunea „Permite «prețurile furnizorului includ TVA»”, iar apoi bifează, pe fiecare comandă sau factură care vine așa, „Prețurile furnizorului includ TVA”.

Cu bifa pusă, tastezi exact cifra de pe factura furnizorului. TSync scoate netul și TVA-ul din ea, iar subtotalul plus TVA-ul dau exact suma pe care ai tastat-o — factura ta se potrivește cu hârtia, linie cu linie.

Previzualizarea de pe ecran urmează aceeași regulă, deci cifra la care te uiți în timp ce tastezi e cifra pe care o salvează documentul. Bifarea sau debifarea repictează tot documentul pe loc — acea bifă schimbă ce înseamnă fiecare preț de pe ecran.

Documentele salvate înainte nu se schimbă, iar dacă nu pornești opțiunea nu vezi nicio bifă nouă.

Cât te-a costat cu adevărat livrarea — transport, vamă, manipulare

O livrare e rareori doar prețul de pe factura furnizorului. Mai e transportul, manipularea la ambele capete, serviciile portuare, comisionul vamal, taxa vamală însăși, uneori asigurarea. Până acum stăteau în altă parte prin contabilitate și nu atingeau niciodată costul mărfii — deci marja la care te uitai se calcula față de un preț despre care știai că e prea mic.

Acum intră în cost, acolo unde le e locul.

Cum le introduci

Pe ecranul de recepție al unei comenzi de achiziție și pe o factură de furnizor care recepționează marfă în stoc apare secțiunea Costuri adiționale. Adaugi câte un rând pentru fiecare:

• Tip — transport, manipulare, servicii portuare, comision vamal, taxă vamală, asigurare sau altele.
• Descriere — text liber, pentru ce nu spune tipul.
• Furnizor — cui îi datorezi banii. De obicei transportatorul, nu furnizorul mărfii.
• Sumă și valută.
• Se repartizează după — alegerea care contează. Vezi mai jos.

Dedesubt, TSync îți arată cât va costa fiecare linie după repartizare: marfa, partea adițională și costul unitar rezultat. Se actualizează în timp ce tastezi, inclusiv când schimbi cantitatea recepționată.

Cum alegi baza de repartizare

La Manual tastezi o sumă pe fiecare linie, iar totalul trebuie să dea exact cheltuiala. Dacă lipsește un ban, TSync ți-o spune și îți arată ambele cifre, în loc să absoarbă diferența pe undeva.

De ce nu se oferă greutatea. Ar fi a treia alegere firească și lipsește intenționat: nimic din TSync nu stochează o greutate pe articol, deci alegerea ei ar repartiza tăcut costul după altceva. Când articolele vor purta o greutate, opțiunea se întoarce.

Ce se întâmplă mai departe

Costul se alipește mărfii chiar în momentul recepției, deci costul mediu al articolului crește exact cu cât i-a revenit. Orice preț și orice marjă calculate de atunci încolo folosesc costul real al livrării.

În contabilitate, marfa și transportul se creditează separat — factura transportatorului nu e ceva ce datorezi furnizorului mărfii. Implicit merg pe același cont, deci pe o instalare care nu schimbă nimic nu se schimbă nimic; dacă le vrei despărțite, le mapezi separat în Contabilitate → Mapare GL.

Două lucruri pe care refuză să le facă

• O cheltuială într-o valută fără curs publicat la acea dată. Nu o convertește la 1,0 ca să-ți bage eroarea în costul stocului. Încarci cursul, apoi recepționezi.
• O repartizare care n-are pe ce se așeza — o recepție ale cărei linii valorează toate zero, repartizată după valoare. Nu există răspuns apărabil, deci întreabă în loc să împartă egal.

În ambele cazuri nu se recepționează nimic. Recepția nu se creează pe jumătate, fiindcă marfă aflată în stoc la o valoare greșită se observă mai greu decât o recepție pe care trebuie s-o introduci din nou.

Cheltuiala se introduce odată cu recepția. Dacă factura transportatorului sosește peste o săptămână, versiunea aceasta nu se poate întoarce să o adauge la o marfă deja evaluată.

Cumperi din străinătate — import și taxare inversă

O achiziție din altă țară nu se impozitează ca una locală, iar până acum TSync n-avea cum s-o spună. Un import se introducea ca o achiziție obișnuită în valută, ceea ce însemna că TVA-ul plătit efectiv în vamă nu exista nicăieri în evidența ta — iar furnizorul apărea dator cu un TVA pe care nu l-a facturat niciodată.

Pe factura de furnizor există acum un Regim fiscal:

Ce se schimbă când alegi unul

La ambele regimuri nestandard, furnizorului îi datorezi netul. Aceea e cifra din totalul facturii și aceea e cifra pe care o plătești — pusă la brut, ar arăta o datorie care nu există.

La taxare inversă, TVA-ul se consemnează pe ambele părți deodată: deductibil și colectat, aceeași sumă. Se anulează, iar ambele părți se scriu, fiindcă un decont de TVA se construiește din cele două jumătăți, nu din diferența dintre ele.

La import apare blocul Declarație vamală:

• Numărul și data declarației.
• Valoarea în vamă — pe ce a calculat vama TVA-ul. Include transportul și asigurarea, deci e în mod normal mai mare decât factura. De aceea TVA-ul nu e un procent din factura ta.
• TVA plătit în vamă, în moneda ta de evidență.

Acel TVA se înregistrează ca notă contabilă separată, la data declarației — nu a facturii. Dreptul de deducere se naște când marfa iese din vamă, iar aceea e în mod curent altă lună decât factura.

Ce refuză să facă

• Să deducă TVA fără numărul declarației. Declarația e documentul care dă dreptul de deducere; o cifră de TVA fără nimic în spate e o pretenție pe care n-o poți susține.
• Să accepte date vamale pe un document care nu e import. Ar sta în înregistrare și n-ar ajunge niciodată în evidență — un număr care pare introdus și nu face nimic.
• Să accepte un TVA mai mare decât valoarea în vamă pe care ar trebui să fi fost calculat.

În fiecare caz nu se salvează nimic, iar mesajul spune care dintre cele trei a fost.

Taxa vamală

O introduci ca cost adițional de tip Taxă vamală pe recepție (vezi secțiunea precedentă). Intră în costul mărfii, ca transportul — asta face o taxă vamală. Ce diferă e cui i-o datorezi: taxa se datorează statului, nu transportatorului, deci se consemnează față de autoritatea vamală, nu pe contul de transport.

Cine ce poate face

Poți decide care dintre membrii echipei tale au voie să facă fiecare parte, ca persoanele potrivite să se ocupe de sarcinile potrivite:

• Vizualizare — oricine are nevoie să vadă achizițiile.
• Creare — persoanele care întocmesc comenzi și înregistrează facturi.
• Recepție — personalul tău de depozit, care confirmă livrările fizice.
• Administrare — un manager care poate anula, șterge și modifica setările.

Primii pași

Activează modulul din Configurare → Module → TSync Achiziții → Instalează. Pentru că recepția îți actualizează stocul, activează și modulul Depozit.

Unde să mergi mai departe

• 📦 Vezi-ți stocul și unde se află → Ghidul Depozit
• 🏭 Transformă ce cumperi în produse finite → Ghidul Producție
• 🧾 (România) Căutări automate de furnizori după codul de TVA → România — ANAF
• 🏠 Te-ai rătăcit? Întoarce-te la Primii pași cu TSync