România — e-Factura și ANAF 🇷🇴

Dacă firma ta este în România, autoritatea fiscală (ANAF) îți cere acum să trimiți facturile electronic. Asta se numește e-Factura, iar cutia poștală securizată unde se întâmplă totul se numește SPV (Spațiul Privat Virtual — spațiul privat al firmei tale pe site-ul ANAF).

TSync se ocupă de asta în locul tău. Odată conectat la ANAF, poți trimite o factură la ANAF cu un singur clic și vezi, în cuvinte simple, dacă ANAF a acceptat-o.

Pagina aceasta te mai ajută și să:

• 🔍 Completezi automat un client — scrii codul fiscal al unei firme (CUI) și TSync preia denumirea și adresa oficială direct de la ANAF.
• 🏦 Verifici un cont bancar (IBAN) înainte să-l salvezi.
• 📅 Obții scadențe care respectă sărbătorile legale din România.
• 💰 Folosești cota corectă de TVA (cota standard din România este acum 21%).
• 🚚 Declari transporturi de bunuri — vezi ghidul e-Transport separat.

💡 Câteva cuvinte pe care le vei tot întâlni: ANAF = autoritatea fiscală. SPV = cutia poștală securizată a firmei tale pe site-ul ANAF. CUI / CIF = codul de identificare fiscală al unei firme din România. e-Factura = trimiterea unei facturi la ANAF în format electronic. Le explicăm pe fiecare pe măsură ce apar.

⚠️ În primul rând, cota de TVA: acum este 21%

Din 2025, cota standard de TVA din România este 21% (înainte era 19%). TSync știe deja asta și îți propune cota nouă când creezi o factură.

💡 Facturile emise înainte de 2025 își păstrează cota inițială — pentru ele nu se schimbă nimic. Pentru facturile noi, alegi pur și simplu 21%.

🪪 Ce ai vrea să faci?

Conectează TSync la ANAF (faci asta o singură dată, înainte de orice)

Înainte să poți trimite măcar o factură electronică, ANAF trebuie să știe că ești chiar tu. Aceasta este o configurare unică pentru fiecare firmă. Sunt două părți: una o faci pe partea ANAF, iar pe cealaltă o finalizează administratorul tău TSync în interiorul TSync.

Mai întâi ai nevoie de trei lucruri de la ANAF:

1. Un certificat digital pe un stick USB. Aceasta este semnătura electronică a firmei tale. Îl cumperi de la un furnizor autorizat din România — de exemplu certSIGN, DigiSign, Trans Sped, CertDigital sau AlfaSign. De obicei costă în jur de 250–400 RON pe an și vine ca un token USB cu un PIN.

2. Acces la cutia ta poștală SPV. Cu ajutorul acelui token USB, îți înregistrezi firma pe site-ul ANAF, astfel încât firma să fie legată de certificat. ANAF aprobă de obicei asta în 1–5 zile lucrătoare. Asigură-te că profilul tău arată că ai acces la e-Factura.

3. O conexiune între TSync și ANAF. Acesta este pasul care îi permite efectiv lui TSync să trimită facturi în numele tău. Administratorul se ocupă o singură dată de partea tehnică — vezi secțiunea următoare. După aceea, dai pur și simplu clic pe Autorizează și te autentifici cu tokenul USB.

💡 Dacă te blochezi la pașii 1 sau 2, ăsta e genul de lucru pe care contabilul tău sau furnizorul de certificat îl rezolvă zilnic — îl poate face împreună cu tine în câteva minute.

🧭 Unde găsești totul. Odată ce modulul este activ, în meniul din stânga apare un grup nou, RO ANAF, cu trei intrări: Tablou de bord (o privire de ansamblu), Mesaje e-Factura (căsuța ta cu tot ce ai trimis și primit) și e-Transport (pentru transporturi de bunuri). Administratorii văd în plus o intrare Setări.

Activează funcțiile pentru România în TSync

Administratorul face asta o singură dată:

1. Deschide Configurare → Module și caută RO ANAF în listă.
2. Apasă Instalează, apoi Activează.

Gata — TSync cunoaște acum cotele de TVA, băncile și sărbătorile legale din România, iar căutarea după CUI începe să funcționeze imediat.

Finalizează conexiunea la ANAF (administrator)

1. Mergi la Configurare → RO ANAF → Setări.
2. Lipește detaliile de conexiune primite de la ANAF când ai înregistrat TSync ca aplicație pe site-ul ANAF (pornește de aici).
3. Alege modul: Test cât timp faci probe, sau Producție pentru facturi reale, în regim live.
4. Apasă Salvează, apoi apasă Autorizează ANAF. Vei fi trimis la pagina de autentificare ANAF — alege certificatul de pe tokenul USB.
5. Când funcționează, TSync afișează o conexiune activă cu o dată de expirare. Conexiunile ANAF durează aproximativ 90 de zile; TSync o reînnoiește pe a ta automat, înainte să expire.
6. Nu ești sigur că totul e configurat corect? Apasă Test conexiune ANAF (pe pagina de Setări). TSync face o diagnoză rapidă și îți spune, rând cu rând, dacă funcționează căutarea publică a firmelor, codul fiscal al companiei tale, detaliile de conexiune, tokenul de acces și serviciile e-Factura (și e-Transport) — așa că știi exact ce trebuie corectat înainte să trimiți o factură reală.

Completează datele firmei tale

Ca facturile tale să poarte informațiile corecte:

• În Configurare → Setări → Companie, completează codul de TVA cu RO în față (de exemplu RO12345678) și adresa completă.
• În Câmpurile personalizate ale companiei, alege județul (și, dacă ești în București, sectorul). ANAF cere județul pe fiecare factură.

✅ Odată setat județul, respingerea „județul clientului necompletat" dispare definitiv.

Ține TSync și ANAF sincronizate automat

TSync trebuie să verifice din când în când la ANAF — ca să preia mesaje noi, să vadă dacă facturile ți-au fost acceptate și să descarce copiile semnate. De asta se ocupă o mică sarcină de fundal numită cron job.

Administratorul o configurează o singură dată (vezi Configurarea cron job-ului). După aceea, rulează singură, non-stop. Tu nu trebuie să faci nimic.

🧾 Trimite o factură la ANAF (e-Factura)

Asta e treaba de zi cu zi. Există două moduri de a o face.

Câte o factură pe rând

1. Deschide factura pe care vrei să o trimiți.
2. Apasă butonul Trimite e-Factura din bara de instrumente.
3. Verifică detaliile pe ecranul care apare.
4. Apasă Trimite la ANAF și confirmă.

Automat, de fiecare dată

Preferi să nu te gândești la asta? Activează Configurare → RO ANAF → Setări → Trimite automat la crearea facturii. De atunci, fiecare factură pe care o salvezi se trimite imediat la ANAF. Poți verifica oricând ce s-a întâmplat în Configurare → RO ANAF → e-Factura → Mesaje.

TSync verifică factura înainte să o trimită

Înainte ca orice să ajungă la ANAF, TSync verifică discret cele mai frecvente probleme și îți spune în cuvinte simple dacă trebuie corectat ceva — de exemplu un județ lipsă al clientului, un cod fiscal invalid al clientului sau o reducere pe întreaga factură (pe care ANAF nu o permite). Corectezi și trimiți din nou, fără să irosești o încercare.

📬 A ajuns cu bine? Verifică starea

Deschide Configurare → RO ANAF → e-Factura → Mesaje. Fiecare factură arată o stare simplă:

Dacă vezi o stare roșie, nu te speria — majoritatea respingerilor sunt ușor de corectat. Ghidul erorilor e-Factura explică problemele frecvente în cuvinte simple, cu soluția exactă pentru fiecare.

💡 Nu poți „anula" o factură la ANAF. Regulile din România nu permit asta. Ca să storneze o factură, emiți în schimb o factură storno (credit note) (vezi mai jos).

🗂️ Istoricul încercărilor de depunere

Pe pagina de stare a fiecărei facturi (și a fiecărei facturi storno) vezi acum toate încercările de depunere — nu doar cea care a reușit.

Pentru fiecare încercare: când, rezultatul, cine a apăsat, și motivul exact dacă a fost respinsă — aceeași propoziție pe care ai văzut-o pe ecran atunci.

Înainte, o depunere respinsă îți spunea o dată, într-un mesaj care dispărea. După ce închideai pagina, nu mai rămânea nicio urmă că s-a încercat ceva. Pe un flux cu obligație legală, „am încercat pe 19 și ANAF a refuzat" e exact faptul care trebuie să supraviețuiască.

Dacă nu s-a încercat nimic încă, panoul ți-o spune. Nu dispare — „nicio încercare" și „nu știm" ar arăta altfel la fel.

📥 Căsuța Mesaje — tot ce ai trimis și primit

Configurare → RO ANAF → e-Factura → Mesaje este căsuța ta poștală SPV completă, nu doar o listă de stări. Fiecare rând e colorat în funcție de direcție, ca să-ți dai seama dintr-o privire:

Fiecare rând arată partenerul (denumirea și codul fiscal al celeilalte firme — potrivit cu lista ta de clienți/furnizori când e posibil, ca să poți deschide direct fișa), data și dacă documentul este semnat.

Adu cele mai noi de la ANAF. Apasă Sincronizează mesaje (sus, în dreapta) și TSync preia tot ce e nou din SPV — atât facturile pe care le-ai trimis, cât și facturile pe care ți le-au trimis furnizorii — și descarcă automat copiile semnate. Butonul Backfill de lângă el re-descarcă fișierele pentru mesajele mai vechi care nu au încă o copie locală (util după ce mărești fereastra de timp în Setări).

💡 Nu trebuie să apeși nimic zi de zi — sincronizarea de fundal (cron job) preia singură mesajele noi și împrospătează stările. Butoanele sunt acolo pentru când vrei cele mai noi chiar acum.

Deschide și descarcă. Apasă Vizualizează pe orice mesaj ca să vezi detaliile, apoi descarcă XML-ul, PDF-ul lizibil sau ZIP-ul original semnat. Așa păstrezi copiile semnate atât ale facturilor tale trimise, cât și ale facturilor primite de la furnizori.

Poți de asemenea să cauți după partener sau cod fiscal și să filtrezi după direcție (Primite / Trimise / Erori / Mesaje cumpărător) și după dată.

🔎 Cât de mult în urmă preia? Implicit, TSync cere de la ANAF mesajele din ultimele 7 zile. Un administrator poate ridica această valoare până la 60 de zile în Setări → e-Factura → Zile de preluat.

📊 Tabloul tău de bord ANAF

Configurare → RO ANAF → Tablou de bord îți oferă o privire de ansamblu: câte mesaje e-Factura ai, câte au fost primite față de trimise, câte au erori și starea conexiunii la ANAF (modul — Test sau Producție — și câte zile mai are tokenul). Este cel mai rapid mod de a depista o problemă — de exemplu o casetă Erori roșie sau un token care urmează să expire — iar casetele duc direct la locul unde corectezi.

↩️ Stornează o factură cu o factură storno

Ai greșit ceva sau trebuie să anulezi o vânzare? În România nu ștergi factura — emiți o factură storno (credit note) care o anulează și o trimiți și pe aceasta la ANAF.

1. Creează o factură storno în Vânzări → Facturi storno → Adaugă.
2. În câmpul Nr. de referință al facturii storno, pune numărul facturii originale pe care o anulează — astfel cele două sunt legate între ele pentru ANAF.
3. Pe pagina facturii storno, apasă Trimite factura storno la ANAF, apoi Trimite la ANAF.

TSync urmărește facturile storno separat de facturi și le verifică starea în același mod.

🔍 Completează automat un client (căutare după CUI)

Să scrii de mână adresa unui client e lent și ușor de greșit. În schimb, scrie pur și simplu CUI-ul lui (codul fiscal al firmei din România) în câmpul de TVA pe o factură, un lead sau un client nou — iar TSync se ocupă de restul.

Iată ce se întâmplă:

Dacă ai deja acel client, TSync observă și îți oferă trei opțiuni:

• Folosește clientul existent — îl selectează ca să nu creezi un duplicat.
• Actualizează cu datele ANAF — împrospătează datele salvate cu cele mai recente de la ANAF.
• Continuă cu creare nouă — util dacă chiar vrei o înregistrare separată (o filială sau un al doilea sediu, de exemplu).

Dacă este nou, TSync îl caută la ANAF și completează denumirea oficială a firmei, adresa, județul și localitatea și îți spune dacă este plătitor de TVA și dacă este activ la ANAF.

Ca să meargă repede, TSync reține fiecare căutare timp de 24 de ore, așa că a doua oară când cauți aceeași firmă, rezultatul e instant.

👤 Vinzi către o persoană fizică (nu o firmă)? ANAF are o regulă specială: folosește treisprezece zerouri — 0000000000000 — în câmpul TVA/CUI în locul unui cod fiscal. Pune numele persoanei în câmpul pentru denumirea firmei. (Codul personal — CNP-ul — nu este necesar pe factură și, din motive de confidențialitate, nu este inclus.)

🏦 Verifică un cont bancar (IBAN)

Când introduci un IBAN, TSync verifică dacă este valid matematic (ca să nu scape o greșeală de tastare) și recunoaște automat denumirea băncii.

De exemplu, RO29BTRL... este recunoscut ca Banca Transilvania. Un cont cu o cifră greșită este marcat ca invalid înainte să-l salvezi.

🔐 Cine ce poate face

Administratorul tău decide care membri ai echipei pot folosi aceste funcții, în Configurare → Roluri:

🆘 Ceva nu funcționează?

„Token ANAF lipsă" / nu se poate trimite. Conexiunea la ANAF trebuie reînnoită. Mergi la Setări → Autorizează ANAF și autentifică-te din nou cu tokenul USB. Dacă nu se autorizează, verifică împreună cu administratorul tău că detaliile de conexiune se potrivesc cu ce este înregistrat la ANAF. Butonul Test conexiune ANAF de pe pagina de Setări îți spune exact ce parte eșuează.

Factură respinsă — „Județul clientului necompletat". Deschide profilul clientului, mergi la fila Câmpuri personalizate și setează Județul (e-Factura) (plus Sectorul dacă este în București). Apoi trimite din nou.

Factură respinsă — „CUI invalid". Codul fiscal al clientului nu trece verificarea. Editează clientul și corectează-l — sau folosește căutarea după CUI de mai sus ca să preiei datele corecte de la ANAF.

Starea nu se actualizează. Asta înseamnă că sincronizarea de fundal (cron job) nu rulează. Roagă-ți administratorul să o verifice — vezi Configurarea cron job-ului.

Pentru lista completă a respingerilor ANAF și exact cum corectezi fiecare, vezi ghidul erorilor e-Factura.

Foloseai vechiul instrument e-Factura?

Dacă treci de la o configurare e-Factura mai veche, nu se pierde niciun fel de date — mesajele și stările facturilor tale anterioare sunt păstrate. Trebuie doar să apeși Autorizează o singură dată ca să te reconectezi la ANAF și ești din nou pe drumul cel bun.

Vezi și

• e-Factura — erori frecvente și cum le corectezi
• e-Transport — declararea transporturilor de bunuri
• Configurarea cron job-ului
• Contactează suportul