Conector sistem telefonic ☎️

Dacă echipa ta petrece mult timp la telefon, acest modul aduce sistemul tău telefonic și TSync împreună, ca să funcționeze ca unul singur. Rezultatul:

  • Sună cu un singur clic — o mică iconiță de telefon stă lângă fiecare număr din TSync. Apasă pe ea, confirmă, și telefonul tău de birou formează, fără să tastezi nimic.
  • Află cine sună înainte să răspunzi — când vine un apel, apare un mic pop-up pe ecran care îți arată detaliile apelantului, dacă TSync recunoaște numărul.
  • Păstrează o evidență curată a apelurilor — fiecare apel se înregistrează automat, cu un istoric în care poți căuta cine cu cine a vorbit, când și cât a durat — plus un buton de redare ca să asculți înregistrarea.
  • Nu pierde niciodată un contact nou — dacă cineva sună de la un număr pe care TSync nu-l cunoaște, îți poate crea un lead nou pe loc.

A fost testat cu sistemul PBX Moldcell și funcționează cu sistemele telefonice care pot comunica cu TSync prin internet.

De ce vei avea nevoie

  • Un sistem telefonic (PBX) pe care furnizorul tău îți permite să-l conectezi la alte unelte.
  • Câteva detalii de conexiune de la acel sistem telefonic — o adresă web și un token de securitate. Furnizorul tău de telefonie ți le pune la dispoziție.
  • Un administrator în TSync care să facă configurarea de mai jos, o singură dată.

Pornește-l

Deschide Setări → Module, găsește TSync PBX Connector și apasă Activează. Apare o nouă intrare TSync PBX Connector în meniul din stânga, cu trei pagini: Setări (Settings), Asociere utilizatori (Users mapping) și Apeluri (Calls). Configurarea are trei pași scurți.

Pasul 1 — Conectează-te la sistemul tău telefonic

Mergi la TSync PBX Connector → Setări și completează detaliile de conexiune. Cele principale:

Setare La ce folosește
PBX Base URL Adresa web a CRM API-ului sistemului tău telefonic, de exemplu https://{domeniu}/crmapi/v1 (ți-o dă furnizorul). Trebuie să folosească HTTPS.
PBX Auth Key (CRM → PBX) Cheia de securitate pe care TSync o trimite când comunică către sistemul telefonic (apelare cu un clic, sincronizare istoric).
CRM Webhook Token (PBX → CRM) O cheie pe care sistemul tău telefonic trebuie s-o trimită înapoi când notifică TSync, ca doar PBX-ul tău să-l poată contacta.
Activat Comutatorul principal pornit/oprit.
Activează jurnalizarea de depanare Scrie detalii suplimentare în jurnal pentru diagnosticare — lasă-l oprit în uzul normal.
Ce se întâmplă la un apel de la un număr necunoscut Alegi între Doar jurnal (recomandat) — apelul e înregistrat în inbox-ul Omnichannel și tu decizi care apelanți merită un lead — și Creează automat un lead din fiecare apel. Vezi mai jos.
Activează pop-up la apel intrant Arată pop-up-ul apelantului la apelurile intrante.
Interval de verificare apel intrant (sec) Cât de des verifică TSync dacă a apărut un apel intrant nou (3–30 secunde).
Activează vizualizarea TSync BX pentru leaduri Adaugă un link suplimentar „TSync BX view" pe cartela apelantului când folosești modulul BX Leads.

Pentru intimitatea ta, cele două câmpuri de token afișează doar valoarea mascată după salvare (de ex. ••••1234); lasă un câmp neschimbat ca să păstrezi cheia curentă.

Sincronizarea istoricului

Mai jos în pagina de Setări poți de asemenea importa apelurile trecute și le poți menține la zi:

Setare La ce folosește
Sincronizare istoric activată Comutatorul principal pentru importul istoricului apelurilor.
Importă apelurile interne Înregistrează și apelurile dintre colegi, nu doar apelurile cu clienții.
Data de început a importului Cât de departe în urmă să importe apelurile vechi prima dată.
Zile de privire în urmă (steady) Câte zile recente reverifică rutina de actualizare (1–30).

Un tabel mic arată starea sincronizării pentru fiecare sarcină (data următoare, ultima reușită, ultima eroare, blocaj). Butoanele Rulează importul acum (Run backfill now) și Rulează sincronizarea steady acum (Run steady sync now) îi permit unui administrator să importe la cerere, fără să aștepte programarea.

Butoanele de configurare

Pagina de Setări mai are aceste butoane:

  • Test PBX API — verifică dacă adresa și cheia ajung la sistemul tău telefonic.
  • Test Webhook Auth — verifică dacă sistemul tău telefonic poate ajunge înapoi la TSync.
  • Reîmprospătează utilizatorii PBX (Refresh PBX users) — preia lista curentă de interioare din sistemul telefonic (folosită la Pasul 2).

Rulează cele două teste; rezultatele verzi înseamnă că ești gata de drum.

Trebuie ca fiecare apel să devină lead?

E singura setare la care merită să te gândești, pentru că decide cât de aglomerată devine lista de lead-uri.

Doar jurnal (recomandat) — un apel de la un număr necunoscut e înregistrat în inbox-ul Omnichannel, cu înregistrarea audio, și nu se creează niciun lead. Majoritatea apelurilor nu sunt prospecți: furnizori, curieri, numere greșite, cineva care sună de două ori. Când un apel chiar e un prospect, îl deschizi în Omnichannel și apeși Creează lead — leadul se creează din apel și rămâne legat de conversație, deci nu retastezi nimic. Dacă numărul are deja un lead, TSync se leagă de el în loc să adauge un duplicat.

Creează automat un lead din fiecare apel — comportamentul vechi, și în continuare alegerea potrivită dacă vrei o fișă pentru absolut fiecare apel și preferi să faci curat după.

Upgrade-ul nu schimbă nimic: o instalare care crea deja un lead per apel continuă exact așa până când alegi tu altfel. Doar instalările noi pornesc pe Doar jurnal.

Pasul 2 — Asociază persoanele cu interioarele lor telefonice

Mergi la TSync PBX Connector → Asociere utilizatori și spune-i lui TSync care interior aparține cărui membru al echipei. Acest lucru este obligatoriu pentru ca apelarea cu un clic să funcționeze și pentru ca TSync să știe cine a făcut sau a răspuns la fiecare apel.

Pentru fiecare angajat poți seta:

  • un interior PBX (interiorul lui principal, de ex. 733), și
  • unul sau mai multe interioare de departament, separate prin virgulă (de ex. 799,712), pentru liniile partajate la care răspunde și el.

Cea mai rapidă cale: în pagina de Setări apasă Reîmprospătează utilizatorii PBX ca să preiei automat lista de interioare din sistemul tău telefonic (TSync încearcă să le potrivească cu angajații după e-mail și nume), apoi vino aici ca să atribui sau să corectezi fiecare interior și apasă Salvează.

Pasul 3 — Lasă sistemul tău telefonic să notifice TSync

În fine, în setările proprii ale sistemului tău telefonic, îndreaptă-l către TSync ca să poată trimite mai departe evenimentele de apel (apeluri intrante, închideri, istoric și așa mai departe). Adresa de folosit este afișată în pagina de Setări ca Webhook URL (se termină în api/tsync-pbx/webhook), iar sistemul tău telefonic trebuie să trimită CRM Webhook Token-ul de la Pasul 1 cu fiecare eveniment. Administratorul tău sau furnizorul de telefonie se ocupă de această parte; odată ce e gata, pop-up-urile live și înregistrarea automată a apelurilor încep să curgă.

Cum îl folosești zi de zi

Inițiază un apel (apelare cu un clic)

Găsește un număr oriunde în TSync — pe un client, un lead, un contact, sau în evidența Apeluri — și apasă iconița de telefon (sau numărul subliniat) de lângă el. Apare o mică confirmare „Apelează contact"; apasă Da și sună întâi telefonul tău de birou, apoi al clientului.

Vezi cine sună

Dacă pop-up-urile la apel intrant sunt pornite, când sosește un apel apare un mesaj care arată numele și numărul apelantului (dacă TSync îl recunoaște). Îți oferă Deschide cartela ca să sari direct la client sau lead, plus Detalii și Închide.

Evidența Apeluri

Deschide TSync PBX Connector → Apeluri pentru istoricul complet al apelurilor. Fiecare rând arată ora, Clientul / Leadul potrivit, Angajatul care l-a gestionat, Scopul (extern sau intern), Statusul, numerele De la și Către, Durata și un buton de redare a Înregistrării când există una.

Îți construiești singur filtrul

Lista folosește acum același instrument de filtrare ca lista de Leaduri: în loc de un set fix de căsuțe, îți compui singur întrebarea pe care chiar vrei s-o pui — și o păstrezi.

Apasă Filtre deasupra tabelului, apoi Adaugă regulă, și alege după ce filtrezi:

  • Început la — o dată, un interval, sau o perioadă relativă („luna aceasta").
  • Status, Tip apel (Extern / Intern), Direcție (Primit / Efectuat).
  • Angajat — persoana la care e mapat apelul; sau Nume utilizator PBX și Extensie, când extensia nu a fost mapată niciodată pe cineva.
  • Numerele De la și Către, Durată (secunde), Timp de așteptare (secunde).
  • Înregistrare — are înregistrare / fără înregistrare.
  • Legat de — un client, un lead, sau nimeni. „Nimeni" e cel folositor: îți arată apelurile de la numere care n-au fost atașate nimănui.
  • Status revenire și Status apel pierdut.

Poți adăuga oricâte reguli și alegi dacă un apel trebuie să le respecte pe toate sau pe oricare dintre ele.

Salvează filtrul și rămâne salvat. Îi dai un nume și îl regăsești în meniul de filtre data viitoare — ca vedere personală, sau partajată cu colegii dacă bifezi asta. Poți marca una ca implicită, iar pagina se deschide direct pe ea. Totul e per utilizator: vederile tale salvate nu schimbă ecranul nimănui altcuiva.

Sortarea și paginarea funcționează ca peste tot în aplicație — apeși pe capul unei coloane ca să sortezi și folosești selectorul de mărime a paginii de sub tabel. Caseta de căutare de deasupra tabelului găsește în continuare un apel după număr, extensie, utilizator PBX sau după numele clientului/leadului.

Apasă pe numele unui client sau lead ca să deschizi o cartelă rapidă cu datele lui de contact și apelurile lui recente, cu linkuri către Deschide cartela completă (și TSync BX view dacă e activat).

Urmărirea apelurilor ratate

Pentru apelurile ratate sau fără răspuns, evidența adaugă o etichetă colorată care îți spune ce s-a întâmplat mai departe — dacă clientul a sunat înapoi, dacă un agent a sunat înapoi (și cât a durat), sau dacă nimeni nu a sunat încă înapoi — așa că un apel pierdut e ușor de observat și de urmărit.

Ascultă o înregistrare

Acolo unde există o înregistrare, apasă butonul de redare de pe rând. Se deschide un player chiar sub apel, cu opțiunile Deschide în filă nouă și Descarcă, ca să poți revedea conversația fără să părăsești pagina.

Rapoarte

În consola Rapoarte vei găsi Sumar apeluri pe agent (Call Summary by Agent, categoria telefonie): totaluri pe agent pentru intrate/ieșite, răspunse/ratate, rata de ratare, durata medie și câte apeluri s-au transformat în leaduri. Se exportă în Excel și CSV și se poate afișa ca grafic.

Fă ca apelurile să declanșeze acțiuni automate

Acest modul se împerechează minunat cu Automatizările. Fiecare eveniment de apel — un apel primit, un apel ratat, un apel care necesită revenire, un lead nou creat dintr-un apel — poate porni o automatizare. Asta înseamnă că TSync poate reacționa la activitatea telefonică de unul singur.

Un exemplu clasic:

  • Când un apel este ratat
  • Atunci creează o sarcină pentru responsabilul leadului: „Revenire urgentă necesară."

Configurează asta în Automatizări și niciun apel ratat nu scapă printre degete.

Cine ce poate face

Poți decide care membri ai echipei primesc care capabilități:

Capabilitate Dă-o lui
Vizualizare Oricine ar trebui să vadă evidența apelurilor și pop-up-urile cu apelanți.
Apelare Oricine folosește apelarea cu un clic.
Admin Managerii care se ocupă de setări, de asocierea interioarelor și de sincronizările manuale.

Vezi și