🎓 Academy — instruire

Academy este locul unde stă know-how-ul firmei tale. Are două straturi, iar tu alegi cât de departe mergi:

1. Biblioteca video — videoclipurile tale de tip how-to, onboarding și prezentare de produs, într-un singur loc, organizate pe categorii, fiecare cu player și discuție. Disponibile angajaților, clienților în portalul lor, sau ambelor.
2. Instruirea structurată (Instruiri) — programe de instruire propriu-zise: un parcurs de învățare ordonat, cu pași (video, material, test, sarcină, link), asignat oamenilor, cu urmărirea progresului, teste cu punctaj, un portal pentru candidați fără cont (pentru cei pe care încă nu i-ai angajat) și o înregistrare de instruire automată în dosarul HR al angajatului la finalizare.

Totul este inactiv implicit. Nimic nu se schimbă până când un administrator nu activează modulul.

Cum îl activezi

1. Instalează modulul din Centrul de configurare → Management module (Module Management Center) — sau din pagina Module. Tabelele lui se creează automat.
2. Deschide cardul Academy din Centrul de configurare (mereu disponibil, chiar și cât timp modulul e inert).
3. În Academy → Setări pune Stare modul:
   • Oprit (inert) — nu se afișează nimic; doar pagina de Setări e accesibilă.
   • Activ — apare elementul Academy în bara laterală și o filă Instruire în portalul clienților.
4. Tot în Setări, decizi dacă vrei și stratul de instruire:
   • Activează instruirea structurată — adaugă meniurile Programe de instruire, Teste și Instruirile mele, plus înregistrarea de instruire în HR la finalizare. Dacă îl lași oprit, ai doar biblioteca video, exact ca înainte.
   • Permite accesul candidaților (pre-angajare) prin link de invitație — îți permite să inviți pe cineva care nu e încă angajat (vezi Cum inviți un candidat mai jos).
   • Valabilitatea invitației (zile) — cât timp rămâne valid un link de invitație (implicit 14).

Odată pornită instruirea structurată, Academy devine un meniu cu subelemente: Bibliotecă video, Programe de instruire, Teste și Instruirile mele.

Prezentarea generală Academy

Un click chiar pe „Academy" deschide o pagină de prezentare generală — pagina proprie a secțiunii, nu o a șaptea listă. Răspunde exact la cele două întrebări cu care ajungi acolo: ce se află aici și ce am de făcut acum.

• Dale pentru biblioteca video, programele de instruire, banca de teste, certificări, matricea de instruire și baza de cunoștințe, fiecare cu un număr actualizat, ca dintr-o privire să știi dacă o secțiune are ceva în ea.
• Instruirile mele deschise — programele atribuite ție care nu sunt încheiate, cu cele întârziate marcate.
• Vezi doar dalele la care îți dă acces rolul tău; o secțiune pe care nu o poți deschide nici nu apare.

Până la v9.1.0, un click pe numele secțiunii doar desfăcea submeniul din stânga și lăsa panoul din dreapta pe pagina deschisă anterior — semnalat de o clientă exact în aceste cuvinte. O secțiune care are o pagină proprie o deschide acum.

Cine ce poate face (permisiuni)

Le setezi pe rol la Configurare → Roluri. Un drept acordat pe rol funcționează exact ca unul acordat direct persoanei.

Administratorii au tot.

Partea 1 — biblioteca video

Organizarea videoclipurilor pe categorii

Deschide Academy → Categorii (doar managerii) ca să-ți grupezi videoclipurile:

• Adaugă o categorie cu un nume și, opțional, o ordine de sortare.
• Editează numele sau ordinea direct în listă, ori șterge o categorie.
• Ștergerea unei categorii nu șterge niciodată videoclipurile — acestea devin doar Fără categorie.

Adăugarea unui videoclip

Deschide Academy → Videoclip nou (doar managerii) și completează formularul:

Despre linkul video: o adresă YouTube sau Vimeo este recunoscută automat și transformată într-un player încorporat. Un link direct către fișierul video (de exemplu .mp4 sau .webm) — sau un videoclip păstrat în File Hub — se redă într-un player integrat. Lipește adresa în câmpul URL video.

Vizionarea videoclipurilor (angajați)

Biblioteca video deschide o grilă de carduri grupate pe categorii, fiecare card arătând miniatura, titlul și numărul de vizionări.

• Filtrează pe categorie cu lista derulantă sau caută după titlu ori descriere.
• Dă click pe un card ca să deschizi pagina videoclipului — playerul, descrierea și discuția de dedesubt.
• Numărul de vizionări crește de fiecare dată când e deschis un videoclip.
• Discuție: orice angajat poate posta un comentariu la un videoclip; managerii pot șterge comentarii.

Cine ce videoclip vede

Un videoclip inactiv este ascuns tuturor, cu excepția managerilor. În bibliotecă nu există atribuire pe persoană — oricine ajunge la Academy vede videoclipurile permise de rolul său și de vizibilitatea fiecărui videoclip. Când vrei să asignezi o instruire unei anume persoane și să-i urmărești progresul, pentru asta sunt programele de mai jos.

Fila „Instruire" a clientului

Când Academy e Activ, clienții autentificați primesc o filă Instruire în portal, cu videoclipurile marcate Doar clienți sau Angajați + clienți, grupate pe categorii. Un client poate viziona și comenta — nimic altceva.

Unde sunt stocate videoclipurile

Academy nu găzduiește el fișierele video. Fiecare videoclip este fie un link de embed (YouTube, Vimeo…), fie un URL direct către fișier, fie un videoclip păstrat în TSync File Hub — deci o singură bibliotecă poate combina linkuri și fișiere găzduite.

Partea 2 — instruirea structurată (Instruiri)

Creezi un program de instruire

Academy → Programe de instruire → Program nou: îi dai un nume și o descriere (și îl marchezi activ). Salvezi și ajungi în constructorul de program, care are trei părți: parcursul de învățare, oamenii asignați și caseta de invitație pentru candidați.

Construiești parcursul de învățare

Parcursul de învățare este o listă ordonată de pași. Adaugi un pas, îi alegi tipul și titlul și setezi două comutatoare:

• Obligatoriu pentru finalizare — pornit implicit. Un pas lăsat opțional apare cu eticheta opțional și nu blochează finalizarea programului.
• Poartă de angajare (hiring gate) — marchează pasul până la care ajunge un candidat. Candidatul vede parcursul doar până la prima poartă de angajare, inclusiv; nimic dincolo de ea.

Sortarea decide ordinea. Poți edita sau șterge un pas oricând.

Construiești un test

Academy → Teste → Test nou stabilește regulile:

Apoi adaugi întrebările în constructorul de test: Alegere unică, Alegere multiplă sau Adevărat / Fals, fiecare valorând punctele pe care i le dai, cu răspunsul (răspunsurile) corect(e) bifat(e) și o explicație opțională, afișată după corectare.

Corectarea este automată și ponderată pe puncte — scorul cursantului este suma punctelor obținute împărțită la totalul punctelor, comparată cu pragul de promovare. Un cursant care a promovat deja nu poate reface testul ca să-și strice rezultatul, iar când încercările maxime s-au epuizat testul i se închide.

Asignezi oameni

În constructorul de program alegi unul sau mai mulți angajați, opțional pui un termen limită și apeși Asignează. Fiecare persoană vede de acum programul în Instruirile mele.

• Dezasignează scoate pe cineva din program (cu confirmare).
• Asignările făcute automat — de exemplu de Controlul calității după o evaluare picată — apar la fel, marcate cu sursa lor.

Cum inviți un candidat (înainte de angajare)

Dacă accesul candidaților este activat, constructorul de program are și Invită un candidat (pre-angajare): scrii numele persoanei (și opțional un e-mail) și apeși Generează link de acces.

• Primești un link cu token pe care îl dai mai departe — candidatul îl deschide în orice browser și parcurge programul fără cont și fără autentificare.
• Candidatul vede parcursul până la prima poartă de angajare, inclusiv, și nimic după ea.
• Linkul expiră după numărul de zile setat în Setări, iar tu poți revoca un candidat oricând — linkul încetează imediat să funcționeze.
• Când termină partea de pre-angajare, portalul îi spune că echipa ta îl va contacta.

Cum se face instruirea (perspectiva cursantului)

Instruirile mele listează tot ce e asignat persoanei conectate, cu o stare — Asignat, În desfășurare, Finalizat — termenul limită dacă există și un buton Continuă (sau Revezi).

În interiorul programului, cursantul vede parcursul în ordine, cu o linie de progres („3/5 pași obligatorii finalizați · 60 %"), etichetele opțional și poartă de angajare, iar pe fiecare pas:

• un pas video deschide videoclipul din bibliotecă;
• un pas test deschide Dă testul (sau Reia testul, ori Vezi rezultatul după promovare);
• orice alt pas are un simplu buton Marchează ca făcut.

Când toți pașii obligatorii sunt făcuți, programul devine Finalizat, iar cursantul primește o confirmare — inclusiv faptul că i s-a adăugat o înregistrare de instruire în dosarul HR.

Înregistrarea de instruire în HR

Când un cursant angajat finalizează un program, Academy scrie o înregistrare de instruire în Evidența HR: o instruire per program (deci a doua persoană care îl termină intră pe aceeași înregistrare, nu creează un duplicat), cu acel angajat ca participant. Astfel dosarul HR reflectă instruirea făcută efectiv, fără ca cineva să o retasteze.

Unde se mai vede

• Tablou de bord — un tile Instruirile mele îți arată ce mai ai de făcut; îl pornești din Personalizează widget-urile pe tabloul de bord.
• Control calitate — o evaluare picată poate atribui automat un program remedial; vezi Control calitate.
• Automatizări — asignările și finalizările de instruire sunt evenimente obișnuite de sistem, deci TSync Automations poate acționa pe ele.

Certificarea: „valabil până la", nu doar „a terminat"

Pentru instruirea obligatorie, întrebarea la care trebuie să răspundeți nu e „a terminat cursul?", ci „este certificat acum?". Sunt lucruri diferite: cineva poate fi absolvit acum trei ani un curs care între timp a expirat.

Pe un program puneți o perioadă de valabilitate (în luni). De atunci, când cineva termină programul primește automat un certificat cu o dată de expirare. Le vedeți pe toate în Academie → Certificări, împărțite în valide, care expiră curând, expirate, fără expirare și înlocuite.

Câteva lucruri de știut, ca să nu vă surprindă:

• Valabilitatea se numără de la data absolvirii, nu de la ziua în care ați introdus-o. Un certificat înregistrat cu o lună întârziere nu câștigă o lună în plus.
• Recertificarea nu șterge nimic. Când cineva reia programul, certificatul vechi devine „înlocuit" și rămâne în listă. Istoricul — cine ce a deținut și când — e tocmai ce vă cere un control.
• Starea se calculează la fiecare afișare din data de expirare. Nu e un câmp separat care poate rămâne în urmă peste noapte.
• Un program fără perioadă de valabilitate emite certificate care nu expiră niciodată. Așa se comportă orice program până când îi puneți una — nimic nu se schimbă de la sine.

Avertizarea din timp. Cu 30 și cu 7 zile înainte de expirare (le puteți schimba în setări) sistemul semnalează certificatele care urmează să expire. Dacă bifați pe program reatribuirea automată, programul se atribuie din nou singur la expirare. Nebifat, doar sunteți anunțați — pentru că a pune un curs în fața cuiva este o acțiune, nu o notificare.

Ce anume a fost predat

O fișă de instruire e apărabilă doar dacă puteți arăta ce conținea cursul atunci. Programele se modifică: fără asta, un certificat din 2024 ar arăta către materialul de azi.

Sistemul face singur o fotografie a programului — lista ordonată de materiale, teste și sarcini — în momentul în care cineva îl termină, și o leagă de certificat. În lista de certificări vedeți coloana „Revizia atestată". O fotografie nouă se face doar când conținutul chiar s-a schimbat; o salvare care nu modifică nimic nu creează una.

Certificatele emise înainte ca această funcție să existe arată „—". E o lipsă onestă, nu o eroare.

Matricea de instruire: cine ce trebuie să dețină

Până aici, un curs ajungea la cineva pentru că l-a atribuit un manager, sau pentru că a picat o evaluare de calitate. Lipsea propoziția pe care o cere de fapt conformitatea: „toți din rolul X trebuie să dețină certificarea Y".

În Academie → Matricea de instruire scrieți exact asta. O regulă are un nume, un program și cine e acoperit: tot personalul, un rol, un departament sau o poziție. „Tot personalul" e varianta implicită — un angajat nou intră automat sub regulă, în loc să rămână tăcut în afara ei.

Pentru fiecare regulă vedeți acoperirea reală: câți o îndeplinesc din câți sunt acoperiți, plus câți lipsesc, câți au certificatul expirat, câți sunt în curs. Se afișează cu numitor, niciodată ca procent gol — „9 din 11, 2 lipsă" vă spune pe cine să căutați; „82% conformi" nu.

O regulă nu execută nimic prin ea însăși. Dacă bifați „Atribuie automat lipsurile", rularea zilnică atribuie programul celor care nu îl au sau cărora le-a expirat. Nebifat — și așa e implicit — regula doar arată situația, ceea ce e oricum partea utilă.

Butonul Recalculează acum vă dă situația la zi imediat, fără să așteptați până mâine.

Ca o reluare să fie iar un test adevărat (bazine de întrebări)

Un test cu un set fix de întrebări nu mai testează nimic după a doua încercare. Amestecarea ordinii nu ajută: sunt aceleași întrebări în altă ordine, deci reluarea măsoară memoria testului, nu cunoașterea materiei.

Pune întrebările în bazine — un cuvânt scurt pe fiecare întrebare, de pildă protecția muncii sau manipulare — și apoi spune testului câte extrage din fiecare. Douăzeci de întrebări în bazin, cinci extrase, și două încercări chiar diferă.

• Un test care nu extrage nimic întreabă tot, exact ca astăzi. Nu se schimbă nimic până nu ceri tu.
• Un bazin căruia i se cer mai multe întrebări decât are dă ce are, nu eșuează.
• O extragere care nu potrivește niciun bazin revine la setul întreg — un cursant nu primește niciodată un test gol.
• Sistemul reține ce întrebări au fost efectiv puse la fiecare încercare, iar asta face posibilă secțiunea următoare.

Care întrebări își fac treaba

Sub un test vezi, pentru fiecare întrebare, cum se comportă în realitate:

• Câți au nimerit-o. O întrebare la care răspund corect toți nu-ți spune nimic despre nimeni; una pe care n-o nimerește aproape nimeni e de obicei prost formulată, nu grea.
• Dacă se potrivește cu restul testului. Dacă oamenii cu scor bun în general sunt aceiași care nimeresc întrebarea asta, ea măsoară același lucru ca testul. Dacă e invers, probabil e confuză sau răspunsul marcat drept corect e greșit.
• Dacă testul ține laolaltă ca o măsurătoare coerentă.

Două note de onestitate, fiindcă o cifră lângă o întrebare e ușor de luat drept verdict:

• O întrebare la care răspund corect toți apare ca „nedefinit", nu ca întrebare slabă. Nu are cu ce fi comparată — a-i spune „slabă" te-ar trimite să ștergi o întrebare perfect bună.
• Sub 30 de încercări totul e marcat drept orientativ. O concluzie trasă din patru încercări e zgomot și merită s-o spună, nu să pară autoritară.

Unde se găsesc cele trei

Au fost descrise aici înainte să fie ajungibile. Din 2.5.0 fiecare are un ecran:

• Bazine. Pe o întrebare, completezi câmpul Bazin (îți sugerează bazinele deja folosite în acel test). Apoi deschizi setările testului și, la Extragere din bazine de întrebări, spui câte se pun din fiecare. Lasă gol și se pun toate întrebările, exact ca înainte.
• Statistici pe întrebare. În lista de teste, butonul mic cu grafic de lângă test. Fiecare cifră e afișată lângă numărul de răspunsuri pe care se bazează.
• Reîmprospătări. În capul paginii Învățarea mea, când există vreuna scadentă.

Un lucru de știut despre bazine: fiindcă fiecare încercare extrage un set nou, o reluare nu e același test. Ăsta e tot rostul — și tot de aici rezultă că numărul de întrebări puse e cel configurat, nu cel din bazin. Cine răspunde corect la toate cele zece extrase are 100%, nu 25%.

Repetiții, la intervale crescătoare

Cea mai mare parte din ce învață un om la un curs dispare în câteva săptămâni dacă nimic nu o readuce. Un chestionar scurt la intervale tot mai mari e remediul cu cea mai solidă bază de dovezi și costă aproape nimic, fiindcă refolosește testele deja existente în program.

Setează intervalele în setările modulului — de exemplu 7, 30 și 90 de zile. După ce cineva termină un program, primește câte o repetiție scurtă la fiecare dintre aceste momente, din testele programului.

Vine gol, deci nicio instalare nu începe să trimită chestionare pe care nu le-a cerut. Iar lucrarea zilnică doar semnalează că e scadentă o repetiție — nu notează pe nimeni.

„Întâi pe asta" (condiții prealabile)

A ordona pașii unui parcurs nu înseamnă a-i impune. Cursantul putea oricând să sară înainte, iar un program care presupune că modulul de protecția muncii a fost făcut întâi nu avea cum s-o ceară.

Sunt două niveluri:

• În interiorul unui parcurs — un element poate cere altul terminat, opțional cu un scor minim. „Practica se deschide doar după ce teoria a luat cel puțin 80%."
• Între programe — un program poate cere alt program. Aici sistemul verifică dacă omul deține în prezent certificatul, nu doar dacă a terminat cândva: un certificat expirat nu satisface o condiție prealabilă, altfel n-ar mai fi una.

Când ceva e blocat, cursantului i se spune care element trebuie terminat și cu ce scor. „Blocat" fără altceva produce doar un telefon.

O alegere deliberată: dacă cerința nu poate fi verificată deloc — să zicem că elementul spre care arată a fost șters — pasul se deschide. A închide pe cineva în afara propriei instruiri din cauza unei referințe stricate e greșeala mai mare. Rostul e să ordoneze învățarea, nu să blocheze oameni în ea.

Sesiuni în sală și prezența

Pentru orice se predă într-o sală, dovada pe care o cere un control este lista de prezență. O sesiune înregistrată doar ca pas bifat nu dovedește nimic despre cine a fost efectiv acolo.

Sub program programezi o sesiune — dată, loc, formator, capacitate — înscrii oameni și marchezi cine a fost prezent.

Nu poți marca prezența la o sesiune care n-a început încă. Nu e o înregistrare timpurie, e una falsă, iar toată valoarea unei liste de prezență stă în faptul că nu poate fi făcută.

Bine de știut

• Ștergerea unui program face curat după ea. Asignările, progresul și încercările la teste dispar odată cu el, iar linkurile de candidat pentru acel program încetează să funcționeze — nu rămân linkuri publice „orfane" care să mai deschidă ceva.
• Portalul candidatului se deschide în limba instalării tale, nu în engleză, deci un candidat român sau rus primește o pagină pe care o poate citi.
• Nu se distruge nimic la dezinstalarea modulului — videoclipurile, programele și progresul rămân în baza de date.

Unde mergi mai departe

• ✅ Măsoară munca și declanșează instruirea la o picare → Control calitate
• 👥 Dosare de angajat, departamente și istoric de instruire → Evidența HR
• 📁 Păstrează-ți materialele → File Hub
• 🏠 Te-ai rătăcit? Înapoi la Primii pași cu TSync