Facturarea în România — ce să faci și ce să eviți 🧾

Facturarea în România vine cu reguli reale, iar dacă le greșești cât de puțin, asta poate însemna o factură respinsă sau o întrebare incomodă în timpul unei inspecții fiscale. Acest ghid te trece prin lucrurile care contează cel mai mult — pe înțelesul tuturor, sub forma unei liste prietenoase de fă asta / evită asta.

ℹ️ Aceasta este o introducere generală, nu consultanță fiscală. Pentru situații dificile (TVA la încasare, scutiri speciale, inventariere și așa mai departe), întreabă-ți contabilul. TSync automatizează ce poate în siguranță — dar deciziile fiscale finale sunt ale tale.

📊 Numerotarea facturilor tale

Regulile pe scurt:

• Fiecare factură are nevoie de o serie și un număr (de exemplu FC2025-00123).
• Numerele trebuie să curgă în ordine, fără goluri — nu poți sări de la 122 la
• Dacă anulezi o factură înainte să fie trimisă la ANAF, trebuie să explici golul în propriile evidențe și să păstrezi originalul marcat „Anulată”.
• Poți schimba seria oricând vrei — începutul de an este momentul firesc — atât timp cât noua serie este clar diferită (de exemplu FC2024- devine FC2025-).

Fă asta în TSync:

• La Setup → Setări → Facturi, stabilește un prefix de factură care înseamnă ceva pentru tine (de exemplu FC pentru clienții obișnuiți, FC-EXP pentru exporturi).
• Lasă TSync să numeroteze facturile automat — nu va lăsa goluri.
• Pentru resetarea anuală, schimbă prefixul de mână pe 1 ianuarie (FC2024- → FC2025-).
• Dacă ai mai multe locații sau vinzi pe piețe diferite, folosește serii separate ca să fie ușor de reconciliat mai târziu:
  • FC — vânzări în interiorul României
  • FCE — exporturi
  • FCI — vânzări către alte țări UE
  • FCS — servicii

Evită asta:

• ❌ Nu șterge o factură, nici măcar una creată din greșeală. Marcheaz-o „Anulată” în schimb — numărul rămâne consumat, exact cum se așteaptă legea.
• ❌ Nu reutiliza un număr odată ce o factură a ajuns la ANAF. Acel număr este consumat pentru totdeauna; ANAF va bloca orice încercare de a folosi din nou aceeași serie-și-număr.
• ❌ Nu antedata facturile cu mai mult de câteva zile. ANAF acceptă cel mult aproximativ cinci zile lucrătoare în urmă. Orice mai vechi trebuie tratat de contabilul tău separat.

💰 Când cota de TVA se schimbă la mijlocul anului

România și-a schimbat TVA-ul standard pe parcursul anului 2025 (de la 19% la 21%), iar acest gen de schimbare ridică mereu aceeași întrebare: ce cotă folosesc?

Regula simplă: folosește cota de TVA care era valabilă când TVA-ul a devenit exigibil — de obicei data facturii sau data livrării, oricare vine prima.

Situații frecvente:

• Serviciu finalizat în anul vechi, facturat în anul vechi → cota veche.
• Serviciu care se desfășoară peste momentul schimbării → împarte-l: cota veche pentru partea de dinaintea schimbării, cota nouă pentru partea de după.
• Facturezi acum pentru ceva livrat mai devreme → folosește cota de la data livrării și menționează asta pe factură.
• Servicii continue (chirie, mentenanță, abonamente) → cota valabilă la data scadenței fiecărei plăți. Plățile pentru perioade de după schimbare folosesc cota nouă.
• Avansuri → cota din momentul în care ai încasat avansul; restul se facturează mai târziu la cota valabilă atunci.

Fă asta în TSync:

• Păstrează cotele vechi disponibile. TSync păstrează intenționat cotele anterioare (19%, 9%, 5%) la îndemână tocmai pentru aceste cazuri de tranziție — nu le șterge.
• Pentru facturile nou-nouțe, alege explicit cota curentă (21% sau cota redusă unificată de 11%).
• Pentru avansuri și servicii continue, scrie perioada exactă de livrare în câmpul de notă pentru client, ca să nu rămână contabilul tău să ghicească.

📅 Termene de plată

Regulile pe scurt:

• De la firmă la firmă (B2B): până la 30 de zile calendaristice în mod implicit; poți conveni în scris extinderea la 60.
• Vânzări către instituții publice: până la 30 de zile de când primesc factura.
• Plățile întârziate pot atrage penalități — un mic procent zilnic sau ceea ce prevede contractul tău.

Fă asta în TSync:

• Stabilește 30 de zile ca perioadă standard de scadență la Setup → Setări → Facturi.
• TSync îți calculează apoi data scadenței fiecărei facturi pornind de la data facturii.
• Activează mementourile automate (la Setup → Setări → Mementouri email) astfel încât clienții să fie atenționați fără să trebuiască să-i urmărești tu:
  • o notă prietenoasă cu o săptămână înainte,
  • o notă neutră în ziua respectivă,
  • o atenționare mai fermă o săptămână după,
  • o notificare finală o lună după.

🔄 Corectarea unei facturi greșite: folosește o notă de credit, nu o „anulare”

Acesta este unul dintre cele mai importante obiceiuri de stăpânit corect.

De ce contează: odată ce o factură a fost trimisă la ANAF, nu o poți pur și simplu anula. Modul corect de a o anula sau corecta este o notă de credit — un document oficial, recunoscut de ANAF, care inversează originalul.

Ce document pentru ce situație:

Fă asta în TSync:

• Mergi la Vânzări → Note de credit → Nouă — nu „anulează factura”.
• Completează întotdeauna numărul facturii originale la care se referă. ANAF are nevoie de acea legătură.
• Dacă bifezi aplică la factură, TSync ajustează suma automat.
• Folosește Trimite nota de credit la ANAF pentru a o depune oficial.

⚠️ Ține minte: ANAF nu te lasă să anulezi o factură odată ce a fost trimisă. O notă de credit (plus, dacă e nevoie, o factură nouă corectă) este singura cale corectă.

📝 Proforme și facturi de avans

Acestea două arată asemănător, dar sunt foarte diferite în ochii autorității fiscale.

• Proformă — o cerere de plată, nu o factură reală. Nu se trimite la ANAF și nu creează nicio obligație de TVA. Gândește-te la ea ca la un politicos „te rog plătește asta”.
• Factură de avans — o factură reală pentru bani primiți în avans. Se trimite la ANAF, iar TVA-ul devine exigibil când încasezi avansul.

Fluxul recomandat:

1. Trimite clientului o proformă și așteaptă plata.
2. Când sosește avansul, emite o factură de avans corectă și trimite-o la ANAF.
3. La livrarea finală, emite factura finală pentru valoarea totală minus avansul pe care l-ai taxat deja.
4. Pe acea factură finală, notează clar că un avans a fost deja facturat (cu numărul și data lui).

Fă asta în TSync:

• Folosește o Estimare drept proformă, apoi convertește-o în factură când vin banii.
• Pentru avans, creează o factură separată pentru suma parțială.
• Pe factura finală, adaugă referința avansului în descriere.

💱 Facturarea în alte valute

Regulile pe scurt:

• Pentru clienții români, factura trebuie să fie în lei (RON).
• Pentru clienții din alte țări UE sau din afara UE, poți factura în orice valută (EUR, USD și așa mai departe).
• Pentru contabilitatea ta, sumele în valută se convertesc în RON la cursul oficial al Băncii Naționale (BNR) pentru data facturii, iar TVA-ul este întotdeauna afișat și în RON.

Fă asta în TSync:

• Definește valutele pe care le folosești și cursurile lor la Setup → Setări → Valute.
• TSync te protejează automat aici: când trimiți o e-factură către un client român, se asigură că valuta oficială este RON, indiferent de setarea de pe ecran — astfel încât să nu poți încălca regula din greșeală.
• Clienții străini văd în continuare factura în propria lor valută; contabilul tău vede echivalentul în RON.

💡 Menținerea cursurilor de schimb la zi este ceva ce o sarcină programată poate face pentru tine zilnic — vezi Configurarea cron job-ului.

✍️ Suma în litere

Contractele și multe documente oficiale scriu totalul în litere lângă cifră — de exemplu „134,00 lei (una sută treizeci și patru lei 00 bani)". TSync face asta automat: când limba contului tău este română, fiecare PDF de factură, deviz, ofertă și notă de credit tipărește totalul în cuvinte românești corecte — cu formele potrivite (una sută, două sute, treizeci și patru), valuta (lei / bani, sau euro / cenți pentru EUR) și banii afișați ca două cifre. Nu trebuie să activezi nimic — doar setează limba angajatului pe română.

Într-un șablon de contract pui suma în litere singur, cu un câmp dinamic: {contract_value_in_words} pentru Valoarea contractului, sau {<slug_camp_custom>_in_words} pentru orice sumă ținută într-un câmp custom al contractului (ex. {total_lucrari_in_words}). {contract_value_in_words} apare și în panoul de câmpuri dinamice (click pentru inserare) din editorul de contract.

🗂️ Păstrarea facturilor în siguranță (arhivare legală)

Regulile pe scurt:

• Trebuie să păstrezi facturile pe care le emiți și pe cele pe care le primești timp de 10 ani.
• Pot fi păstrate electronic — pentru facturile e-Factura nu mai trebuie să le tipărești pe hârtie.
• Trebuie să poți dovedi că fișierele nu au fost modificate.

Fă asta în TSync:

• Nu șterge niciodată facturi din TSync — sunt evidența ta legală.
• TSync stochează pentru tine copiile oficiale semnate de ANAF ale e-facturilor tale. Păstrează acea zonă de stocare ca parte din backupurile tale.
• Fă backup zilnic și asigură-te că backupul tău include trei lucruri:
  1. baza de date completă,
  2. toate fișierele încărcate (inclusiv acele copii semnate de ANAF),
  3. cheia ta de criptare — fără ea, datele protejate nu pot fi recuperate niciodată (vezi Cheia de criptare, explicată simplu).
• Păstrează backupurile cel puțin 10 ani, în mai mult de un loc — de exemplu un serviciu cloud și o copie offline.

🔍 Să fii pregătit pentru o inspecție fiscală

Când ANAF inspectează, verifică de obicei câteva lucruri. Faptul că le cunoști din timp face vizita nedureroasă.

La ce se uită de obicei un inspector:

• Numerele facturilor tale curg în ordine, cu orice goluri explicate.
• Totalurile se potrivesc între facturile tale, evidențele de TVA și declarațiile fiscale.
• Facturile peste pragul e-Factura au fost depuse efectiv.
• Fiecare anulare este justificată — de ce, când și de cine.
• Activitatea recentă din portalul fiscal (SPV) se aliniază.

Fă asta în TSync ca să te pregătești:

• Exportă o listă de facturi în Excel pentru perioada analizată (Setup → Rapoarte → Rapoarte de vânzări).
• Scoate-ți mesajele e-Factura pentru acea perioadă ca dovadă de depunere (Setup → RO ANAF → e-Factura → Mesaje).
• Folosește Jurnalul de activitate (Setup → Utilitare) ca să arăți istoricul oricărei modificări — cine ce a editat și când.
• Ține în siguranță folderul cu copii semnate de ANAF — este cea mai puternică dovadă a ta.

🏢 Situații speciale de cunoscut

Clienți persoane fizice (fără cod de firmă): există o explicație dedicată — vezi ghidul RO ANAF.

Clienți din alte țări UE:

• Au un cod de TVA UE (precum DE123456789), nu unul românesc.
• TVA-ul este 0% (o livrare intracomunitară scutită, cu dreptul tău de deducere intact).
• Verifică întotdeauna că numărul lor de TVA UE este valid înainte să le facturezi, pe site-ul oficial VIES (ec.europa.eu/taxation_customs/vies/). Aceasta este o verificare manuală deocamdată — fă-o înainte de emitere.

Exporturi în afara UE:

• TVA-ul este 0%, susținut de documentele vamale de export.
• Notează pe factură că operațiunea nu este impozabilă în România.
• Bunurile în mișcare pot avea nevoie de un document e-Transport — vezi ghidul e-Transport.

TVA la încasare (contabilitate de casă):

• Un sistem opțional pentru firmele mai mici — TVA-ul devine exigibil când factura este efectiv plătită, nu când este emisă.
• Factura trebuie să menționeze „TVA la încasare”.

Servicii recurente (abonamente, mentenanță):

• Pentru facturarea automată lunară sau trimestrială, TSync poate genera pentru tine facturi recurente după un program.

⚙️ O rutină simplă ca să rămâi la curent

O facturare bună ține în mare parte de obiceiuri mici și regulate. Iată un ritm care funcționează.

În fiecare zi (oricine se ocupă de vânzări):

1. Verifică facturile care așteaptă plata sau sunt restante și urmărește-le.
2. Aruncă o privire la panoul RO ANAF — conexiune sănătoasă, fără erori peste noapte.
3. Trimite facturile noi la ANAF în aceeași zi, ideal.

În fiecare săptămână (contabilitate):

1. Potrivește plățile bancare cu facturile.
2. Verifică facturile primite de la furnizorii tăi în mesajele e-Factura.
3. Exportă în Excel pentru contabilul tău extern, dacă ai unul.

În fiecare lună:

1. Pregătește-ți decontul de TVA (D300).
2. Pregătește declarația recapitulativă a partenerilor (D394).
3. Verifică din nou că numerele facturilor tale sunt încă consecutive.
4. Fă un backup complet.

În fiecare an:

1. Pe 31 decembrie, încheie pe seria curentă; începe o serie nouă pe 1 ianuarie.
2. În jurul mijlocului lunii ianuarie, ocupă-te de depunerea SAF-T (D406) dacă ți se aplică.
3. Mută o copie de arhivă a backupurilor tale undeva în afara sediului.
4. Actualizează cotele de TVA dacă s-a schimbat ceva.

🚨 Cele zece greșeli cele mai costisitoare de evitat

1. Reutilizarea unui număr de factură după o anulare — ANAF îl blochează definitiv.
2. Aplicarea TVA-ului pe un export — exporturile sunt 0%; dacă greșești asta, îți dezechilibrezi decontul de TVA.
3. Omiterea județului clientului pe o e-factură — este respinsă, iar și iar.
4. Punerea unei reduceri pe întreaga factură în loc de pe linii — ANAF o refuză.
5. Antedatarea unei facturi prea departe în urmă — este respinsă.
6. Un cod fiscal al clientului neglijent (spații rătăcite, prefix greșit) — căutarea eșuează și factura nu se validează.
7. Ignorarea unei conexiuni ANAF expirate — facturile se adună netrimise în tăcere.
8. Anularea unei facturi fără o notă de credit — evidențele tale și ale ANAF nu mai concordă.
9. Uitarea facturilor de avans când se schimbă cota de TVA — surprize la sfârșit de an.
10. Backupul doar pe același server — o singură defecțiune de disc și un deceniu de evidențe a dispărut.

📚 Linkuri utile

• Portalul fiscal ANAF (SPV): https://www.anaf.ro/
• Verifică un cod fiscal românesc: https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/asistenta_contribuabili/info_inreg_fiscala/
• Lista contribuabililor inactivi: https://www.anaf.ro/inactivi/
• Verifică un cod de TVA UE (VIES): https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/
• Cursurile de schimb ale Băncii Naționale: https://www.bnr.ro/Cursul-de-schimb-1224.aspx
• Informații oficiale e-Factura: https://mfinante.gov.ro/ro/web/efactura/

Vezi și

• RO ANAF — ghid complet
• e-Factura — erori frecvente și cum să le rezolvi
• Ghidul e-Transport
• Configurarea cron job-ului
• Contactează suportul