Mai multe companii într-o singură instalare

TSync poate gestiona mai multe companii dintr-o singură instalare. Fiecare companie își păstrează propriile depozite, stocuri, comenzi de producție, comenzi de achiziție și facturi — și propria numerotare a documentelor — iar tu comuți între ele din bara de sus. Funcția este oprită implicit, deci nimic nu se schimbă până nu o activezi.

Verifică întâi că ești pregătit

Înainte să activezi multi-companie, deschide Setări → Companii → Readiness (butonul Readiness de pe pagina Companii). Îți dă un răspuns simplu go/no-go:

  • Gata / Necesită verificare — multi-companie poate fi pornită. Necesită verificare doar listează câteva suprafețe (jurnalul de audit, exporturile) de verificat pentru setarea ta; nu te blochează.
  • Blocat — instalării îi lipsește o parte din „zidul" per-companie care ține datele fiecărei companii separate (de obicei pentru că un upgrade nu s-a terminat). Pagina spune exact ce lipsește. Rulează din nou upgrade-ul, apoi verifică iar.

Pagina arată două liste: ancorele de izolare (datele care trebuie etichetate cu o companie — depozite, facturi, conturi bancare, trezorerie, …), fiecare marcată Prezentă, Lipsă sau Neinstalat; și vectorii de scurgere (locurile pe unde datele ar putea altfel trece între companii) cu modul în care e tratat fiecare. Dacă lipsește ceva critic, sistemul refuză să activeze multi-companie și te trimite aici — așa că nu o poți porni niciodată într-o stare în care companiile s-ar putea vedea reciproc datele.

Activare

  1. Mergi la Setări → Companii (/admin/tsync_tenants).
  2. Apasă Activează multi-companie.

Cât timp e oprită, sistemul se comportă exact ca înainte — o singură companie.

Adaugă o companie

Pe aceeași pagină, scrie un nume și apasă Creează. Prima companie, implicită, se numește Default și conține tot ce exista deja.

Redenumește o companie

Ai greșit numele unei companii? În Setări → Companii (/admin/tsync_tenants), fiecare rând de companie are un câmp de redenumire direct în listă — corectezi numele și salvezi. Numele companiei implicite Default este fix și nu poate fi redenumit.

Comutarea între companii

După activare, în bara de sus apare un selector de companie (iconița clădire). Apasă-l și alege o companie pentru a comuta. Rămâi pe pagina pe care erai, iar selectorul arată în ce companie ești.

Fiecare companie cu propriile numere de documente

Dă fiecărei companii un cod scurt de serie (Setări → Companii, căsuța Serie de lângă fiecare companie). Codul se adaugă la numerele documentelor, deci fiecare companie numără independent:

  • Compania A (seria A): NIR-A-00001, NIR-A-00002, …
  • Compania B (seria B): NIR-B-00001, …

Se aplică documentelor interne (recepții/NIR, avize/AVIZ, retururi, comenzi de producție, comenzi de achiziție) și documentelor de vânzări care au număr — facturi, oferte (estimates) și note de credit — deci fiecare companie are propria secvență independentă (de ex. ofertele companiei A sunt EST-A-1, EST-A-2, iar ale companiei B pornesc din nou de la EST-B-1). Dacă lași seria goală, sistemul folosește un cod automat, ca două companii să nu împartă niciodată același număr. O factură în ciornă își păstrează locul până o finalizezi, apoi ia următorul număr din secvența proprie a acelei companii.

Cine poate vedea ce companie

Mergi la Setări → Companii → Control acces. Pentru fiecare companie, bifează angajații care o pot folosi:

  • Un angajat care nu e bifat nicăieri are acces la toate companiile (comportamentul implicit).
  • Imediat ce bifezi angajați anume pentru o companie, doar acele persoane pot comuta la ea — restul nu o mai văd în selector.

Ce se păstrează separat între companii

Când multi-companie e pornit și lucrezi într-o companie, vezi — și acționezi doar asupra — datelor acelei companii:

  • Depozit — depozite, stocuri, mișcări, loturi, recepții (NIR), avize (AVIZ) și retururi;
  • Producție & achiziții — comenzi de producție, comenzi de achiziție, facturi furnizor (bills) și plățile lor;
  • Vânzări — facturi (inclusiv numerotarea ciornă → final), oferte, propuneri și note de credit, plăți de la clienți și cheltuieli. Ofertele și notele de credit au și ele numerotare proprie pe companie;
  • Contabilitate — registrul jurnal și toate rapoartele contabile (balanță, profit și pierdere, bilanț, TVA, vechime/aging, bugete, reconcilieri), plus închiderea de perioadă — poți închide doar registrele propriei companii;
  • Rapoarte — toate rapoartele comerciale din consolă (facturi, oferte, propuneri, note de credit, plăți, solduri clienți, vânzări pe articol, bills, cheltuieli);
  • Jurnal de activitate / Audit — fiecare modificare e înregistrată pe compania care a făcut-o, deci vezi istoricul propriei companii (plus evenimentele de sistem la nivel de platformă);
  • Planificator — execuțiile de joburi pe care le pornești sunt etichetate cu compania ta.

Și datele financiare rămân izolate

Când multi-companie e pornit, fiecare companie vede doar propriile date financiare. Conturile bancare, locurile unde se țin banii (Trezorerie), soldurile de trezorerie, transferurile și extrasele bancare sunt ținute separat pe fiecare companie. Când comuți compania activă din selectorul de companie din bara de sus, datele pe care le vezi se schimbă corespunzător — contul bancar al companiei A nu apare la compania B.

Elementele comune, globale, aparțin companiei Default și rămân vizibile peste tot — de exemplu un plan de conturi sau un nomenclator comun.

Astfel poți rula în siguranță mai multe companii într-un singur TSync, fără ca datele lor financiare să se amestece vreodată.

Fiecare companie poate avea și propriile culori de brand: deschide Managerul vizual de teme fiind în companie, iar tema salvată se aplică doar acelei companii — tema Default e rezerva.

Vederile de management la nivel de organizație și analiza / business intelligence globală arată în continuare imaginea completă pentru administratori — intenționat (sunt totaluri la nivel de organizație, nu operațiuni per-companie).

Fiecare companie poate lucra în propria valută

O companie nu e legată de valuta instalării. În Setări → Companii (/admin/tsync_tenants), comută întâi în companie, apoi dă-i propria valoare pentru:

  • Țara valutei — ce bancă centrală publică cursurile (BNR pentru România, BNM pentru Moldova, BCE pentru zona euro);
  • Valuta de bază — valuta în care se țin cifrele acelei companii;
  • Modul de preluare a cursurilor — cum se aduc cursurile.

Dacă lași câmpul gol, compania moștenește pur și simplu setarea de pe toată instalarea; dacă îl completezi, compania o suprascrie. Suprascrierile sunt listate pe aceeași pagină, deci vezi dintr-o privire ce are fiecare companie.

Astea sunt folosite, nu doar stocate. Pagina de valută arată ce folosește efectiv motorul pentru compania în care te afli, un Contract rapid ia valuta de bază a companiei, garda planului de conturi verifică țara companiei, iar jobul zilnic de cursuri aduce toate sursele folosite de vreo companie — deci pe aceeași instalare o companie românească primește cursuri BNR, iar una moldovenească BNM, în aceeași zi.

O companie nouă pornește pe implicitele instalării; nimic nu se ghicește din denumirea sau seria ei, deci setează-i valuta tu, la creare. Cu o singură companie, nimic din toate astea nu schimbă ceva.

Filiale și puncte operaționale

O companie lucrează adesea din mai multe locuri — un sediu central, câteva magazine sau showroom-uri, un punct de depozit, un punct de service. Filialele îți oferă o singură listă ordonată a acestor locuri, în loc să le scrii într-un câmp liber pe care fiecare îl scrie altfel.

Deschide Setări → Companii → Filiale (butonul Filiale de pe pagina Companii).

  • Adaugă o filială — apasă Filială nouă, alege compania de care aparține, dă-i un nume și (opțional) un cod scurt, tip și manager. O filială aparține întotdeauna unei singure companii.
  • Filială implicită — prima filială creată pentru o companie devine implicită; folosește butonul cu stea ca să muți implicita la altă filială. O companie are mereu exact o filială implicită.
  • Dezactivează / arhivează — o filială pe care nu o mai folosești poate fi dezactivată (nu mai apare în liste) sau arhivată (ascunsă). O poți reactiva mai târziu.

Activează layerul când ești gata

Filialele pornesc în modul Oprit, deci adăugarea lor nu schimbă încă nimic în rest — poți construi lista în liniște. Când ești gata să folosești filialele în aplicație, schimbă Modul din panoul de setări:

  • Oprit — doar registru (implicit).
  • Shadow — construiește lista și mapează valorile vechi, fără schimbări pe ecranele zilnice.
  • Hibrid — selectoarele, filtrele și badge-urile de filială încep să apară în modulele alese.
  • Canonic — filiala devine obligatorie acolo unde ai configurat.

Același panou de setări îți permite să alegi unde este obligatorie o filială (leaduri, proiecte, documente financiare sau de depozit, HR), cât de strict este impus accesul pe filială și ce filială implicită să fie sugerată. Filialele funcționează și pe o instalare mono-companie — nu ai nevoie de multi-companie activat.

Cine poate folosi fiecare filială

Deschide Acces filiale (butonul de pe pagina Filiale) pentru a stabili ce angajați pot lucra în fiecare filială:

  • Alege o filială, apoi acordă acces unui angajat și alege nivelul (vizualizare, operare, gestionare, manager filială, admin filială). Elimină o acordare oricând.
  • Un angajat fără nicio acordare poate folosi toate filialele (implicit). Odată ce îi acorzi filiale specifice, este limitat la acelea — ceilalți nu mai văd acea filială (când impunerea este activă în panoul de setări).
  • Accesul pe filială este subordonat accesului pe companie: o persoană are nevoie de acces la companie înainte ca o filială din ea să aibă sens.

Atribuirea unui lead la o filială

Odată ce layerul de filiale este în Hibrid (sau Canonic), fiecare lead poate fi legat de o filială:

  • Deschide un lead — blocul Filială de pe lead arată filiala curentă (sau un memento dacă una este obligatorie) și un selector pentru Setează filiala. Vezi doar filialele companiei active pe care ai voie să le folosești.
  • Leadurile noi pot primi o filială automat: dacă comportamentul filialei implicite este folosește filiala implicită a companiei, un lead nou fără filială este completat cu filiala implicită a companiei.
  • În lista de leaduri o coloană + badge Filială arată filiala fiecărui lead, iar lista poate fi filtrată după filială — util pentru un manager de filială care vrea doar leadurile proprii.

Filiale pe proiecte, facturi, estimări & propuneri

Filiala ajunge și la proiecte și la documentele comerciale:

  • Deschide un proiect — o bară Filială sus îți permite să setezi filiala proiectului (iar un proiect nou preia automat filiala implicită a companiei).
  • Facturile, estimările și propunerile moștenesc filiala din proiectul de care aparțin — deci un document emis sub un proiect este etichetat automat cu filiala acelui proiect (sau filiala implicită a companiei dacă nu este legat de un proiect).
  • Listele de facturi, estimări, propuneri și proiecte primesc fiecare un filtru pe filială, ca să poți restrânge oricare dintre ele la o singură filială.

Renunțarea la un vechi câmp text „filială"

Dacă țineai filiala ca un câmp custom text (ex. Filiala), deschide Filiale → Mapare filiale:

  • Găsește acele câmpuri custom de tip filială și listează fiecare valoare distinctă cu câte înregistrări o folosesc.
  • Pentru fiecare valoare, mapezi la o filială existentă sau creezi o filială din ea — leadurile care foloseau acea valoare text sunt apoi completate automat cu filiala reală. Valorile nedorite pot fi ignorate.

Pe instalări multi-company: dacă aceeași valoare text e folosită de mai multe companii, TSync nu o completează automat (ca să nu pună filiala unei companii pe leadurile alteia) — numărul de completări e 0, iar tu mapezi acea valoare per companie. Pagina Sănătate semnalează orice înregistrare cu filiala pe compania greșită.

Vederea BX Leads (ecranul alternativ de lead) primește și ea selectorul nativ de Filială, ca să setezi filiala din registru indiferent de ecranul de lead pe care îl folosești.

Sfat: activează multi-companie doar dacă chiar ai mai multe companii. Pentru o singură firmă, las-o oprită.