e-Factura — repară o factură respinsă 🔧

Uneori trimiți o factură la ANAF și ea se întoarce respinsă (o stare roșie). Nu te speria — este normal și aproape fiecare respingere are o cauză simplă și cunoscută. Pagina aceasta le enumeră pe cele frecvente, în cuvinte simple: ce înseamnă mesajul și exact cum îl repari.

💡 O reamintire a cuvintelor pe care le vei vedea aici. ANAF = autoritatea fiscală din România. SPV = cutia poștală securizată a firmei tale la ANAF. CUI / CIF = codul fiscal al unei firme din România. TVA = taxa pe vânzările tale.

🩺 Începe aici: găsește mesajul real

Când o factură este respinsă, ANAF spune întotdeauna de ce. Ca să citești motivul, deschide Configurare → RO ANAF → e-Factura → Starea facturii și uită-te la textul respingerii de pe factură. Acel text vine direct de la ANAF — TSync doar ți-l arată, cuvânt cu cuvânt. Găsește secțiunea potrivită mai jos.

💡 TSync verifică factura și înainte să fie trimisă și te avertizează din start despre cele mai frecvente greșeli — așa că de multe ori poți corecta lucrurile fără să consumi măcar o încercare la ANAF.

🔐 Probleme la conectarea cu ANAF

🩺 Cel mai rapid prim pas pentru orice problemă de conexiune: deschide Configurare → RO ANAF → Setări și apasă Test conexiune ANAF. Verifică pe rând fiecare componentă — căutarea publică a firmelor, codul fiscal al companiei tale, detaliile de conexiune, tokenul de acces (și câte zile mai are) și serviciile e-Factura / e-Transport — și îți spune, rând cu rând, care eșuează. De obicei te trimite direct la soluția de mai jos.

„ID client sau secret greșit" la conectare

Ce înseamnă: detaliile de conexiune dintre TSync și ANAF nu se potrivesc, așa că ANAF nu îi permite lui TSync accesul.

Cum o repari:

  1. Roagă-ți administratorul să verifice că detaliile de conexiune din Setări se potrivesc exact cu ce este înregistrat pe site-ul ANAF — chiar și un singur caracter diferit duce la eșec.
  2. Dacă secretul s-a pierdut, reînregistrează TSync ca aplicație la ANAF (folosind aceeași adresă de retur) și actualizează detaliile.

„Token expirat" la trimitere

Ce înseamnă: conexiunea la ANAF are o durată limitată (aproximativ 90 de zile) și a ta a expirat.

Cum o repari: mergi la Setări și apasă Reînnoiește tokenul. De obicei TSync îl reînnoiește pentru tine înainte să expire; dacă a expirat complet, apasă Autorizează și autentifică-te din nou cu tokenul USB.

„Interzis" / „acces refuzat" la trimitere

Ce înseamnă: conexiunea ANAF aparține unei alte firme decât cea de pe factură. Certificatul și codul fiscal al firmei trebuie să fie aceeași firmă.

Cum o repari: în Configurare → Setări → Companie, asigură-te că numărul tău de TVA este exact codul fiscal al firmei cu al cărei certificat de pe tokenul USB te-ai conectat.

Pagina de autentificare ANAF nu se deschide (sau intră în buclă)

Ce înseamnă: browserul tău nu vede certificatul de pe tokenul USB, sau ANAF refuză conexiunea.

Cum o repari:

  1. Bagă tokenul USB înainte să deschizi browserul.
  2. Asigură-te că software-ul certificatului (de la furnizorul tău de certificat) este instalat. Edge tinde să funcționeze cel mai bine cu certificatele românești; Chrome și Firefox au uneori nevoie de un mic add-on.
  3. Dacă tot eșuează cu „acces refuzat", e posibil ca certificatul tău să fi expirat sau să fi fost revocat — contactează furnizorul de certificat.

📋 Factura în sine a fost refuzată (cel mai frecvent)

Acestea vin din regulamentul ANAF pentru facturile din România. Fiecare are o soluție clară.

„Numărul documentului trebuie să fie unic"

Ce înseamnă: o factură cu exact acest număr a fost deja trimisă la ANAF. ANAF nu acceptă niciodată același număr de două ori.

Cum o repari: schimbă seria sau numărul facturii și trimite din nou. Nu poți retrimite exact aceeași factură cu același număr — și nu uita, ANAF nu îți permite să anulezi o factură. Ca să o storneze, emiți în schimb o factură storno (credit note).

„Totalul facturii nu se potrivește cu liniile"

Ce înseamnă: totalul facturii nu este egal cu suma liniilor plus TVA.

Cum o repari:

  • Asigură-te că nu există nicio reducere pe întreaga factură — ANAF nu permite o reducere aplicată pe toată factura. Pune orice reducere pe liniile individuale în schimb. (TSync te avertizează despre asta înainte de trimitere.)
  • Diferențele mici de rotunjire sunt în regulă — ANAF acceptă o abatere de până la 0,01 RON.

„Fiecare categorie de TVA poate avea o singură cotă"

Ce înseamnă: două linii folosesc cote care nu merg împreună sub aceeași categorie de TVA (de exemplu amestecând 21% și 11% acolo unde ANAF așteaptă o singură cotă).

Cum o repari: de obicei TSync rezolvă asta pentru tine (21% și 11% merg la categoria standard, 0% la categoria cu cotă zero). Dacă eroarea persistă, probabil o linie are o taxă rămasă sau dublată — editează factura și recreează acea linie.

„Județul clientului este obligatoriu"

Ce înseamnă: județul clientului lipsește.

Cum o repari: deschide profilul clientului, mergi la fila Câmpuri personalizate și completează Județul (e-Factura) — plus Sectorul dacă este în București. Apoi trimite factura din nou.

„Cod de județ invalid"

Ce înseamnă: județul a fost introdus ca text simplu (precum „Cluj") în locul codului oficial pe care îl așteaptă ANAF (precum „RO-CJ").

Cum o repari: pe profilul clientului, folosește căutarea după CUI — TSync completează automat județul în formatul corect.

„Cod fiscal (CUI) invalid al clientului"

Ce înseamnă: codul fiscal al clientului nu trece verificarea ANAF — de obicei o greșeală de tastare.

Cum o repari:

  • Editează clientul și corectează codul fiscal. TSync verifică asta pentru tine și blochează trimiterea cu un mesaj clar dacă este greșit.
  • Vinzi către o persoană fizică? Folosește treisprezece zerouri — 0000000000000 — în locul unui cod fiscal (vezi ghidul principal RO ANAF).

„Factura trebuie să fie în RON"

Ce înseamnă: factura este în EUR sau USD, dar este pentru un client român — și prin lege acelea trebuie să fie în RON.

Cum o repari: pentru un client român, emite factura în RON. Pentru un client străin (export sau altă țară din UE), alte monede sunt în regulă.

🏛️ Reguli despre cui îi facturezi

„Firma ta apare ca inactivă la ANAF"

Ce înseamnă: ANAF a marcat propria ta firmă ca inactivă fiscal.

Cum o repari: verifică lista contribuabililor inactivi pe site-ul ANAF. Dacă ești pe ea, contabilul tău trebuie să depună o declarație de reactivare la ANAF. Aceasta este o chestiune de contabilitate, nu de TSync.

„Clientul este inactiv la ANAF"

Ce înseamnă: clientul tău este un contribuabil inactiv. Conform legii fiscale din România, în general nu poți deduce TVA pentru tranzacțiile cu firme inactive.

Cum o repari: ANAF tot lasă factura să treacă, dar o marchează ca risc. Cel mai bine este să confirmi situația cu clientul și să-i ceri să se reactiveze, sau să reconsideri afacerea.

„Scadența trebuie să fie după data facturii"

Ce înseamnă: data scadenței de plată este aceeași cu, sau mai devreme decât, data facturii.

Cum o repari: editează factura și setează scadența cu cel puțin o zi după data facturii.

„Această cotă de TVA nu este permisă pentru acest tip de vânzare"

Ce înseamnă: cota de TVA nu se potrivește cu tipul de vânzare — de exemplu folosirea cotei de 21% pe un export, care ar trebui să fie scutit.

Cum o repari: alege cota care se potrivește operațiunii — de obicei 0% pentru exporturi și pentru livrările către alte țări din UE. Care cotă se aplică este o decizie de business și de contabilitate, așa că verifică cu contabilul tău dacă nu ești sigur.

📡 ANAF nu poate fi contactat sau este ocupat

Acestea nu sunt probleme cu factura ta — sunt temporare.

„Nu s-a putut contacta ANAF" / conexiunea a expirat

Ce înseamnă: serverul tău nu a reușit să ajungă la ANAF, de obicei o blocare de rețea sau de firewall.

Cum o repari: asta e pentru administratorul tău sau furnizorul de găzduire — serverului trebuie să i se permită să ajungă la site-ul ANAF printr-o conexiune securizată.

„Serviciu indisponibil" de la ANAF

Ce înseamnă: sistemul ANAF este temporar nefuncțional (mentenanță sau încărcare mare).

Cum o repari: așteaptă pur și simplu 5–15 minute. TSync reîncearcă singur, iar facturile deja trimise sunt în siguranță — doar verificarea stării este pusă pe pauză pentru o clipă.

„Prea multe cereri"

Ce înseamnă: ai trimis multe către ANAF într-un timp foarte scurt și ai atins limita lor.

Cum o repari: așteaptă aproximativ un minut între trimiteri. Dacă trimiți multe facturi deodată, dă-i un moment — TSync le distanțează automat.

✅ Listă rapidă de verificare înainte de o factură importantă

Pentru o factură mare sau sensibilă, o verificare de 30 de secunde îți salvează o respingere:

  • Codul fiscal al firmei tale (cu RO), adresa completă, județul și sectorul sunt toate setate în Configurare → Setări → Companie.
  • Conexiunea ANAF este sănătoasă (mai sunt multe zile până să expire).
  • Sincronizarea de fundal rulează (administratorul tău poate confirma).
  • Fiecare linie are o cotă de TVA explicită (21%, 11% sau 0%) — nu lăsată necompletată.
  • Pentru un client român, județul (și sectorul) sunt completate.
  • Codul fiscal al clientului nu are spații, cu RO doar dacă este plătitor de TVA.
  • Pentru un export sau o vânzare în UE, este aleasă operațiunea/cota corectă.

📞 Tot blocat?

Dacă ai încercat soluția de mai sus și factura tot nu trece:

  1. Notează mesajul exact de respingere afișat pe ecran.
  2. Roagă-ți administratorul să strângă detaliile tehnice pe care le înregistrează TSync.
  3. Trimite totul prin e-mail la contact@tsync.pro și te ajutăm să rezolvi.

Vezi și