Mijloace fixe 🏢

Orice firmă deține lucruri care contează — laptopuri, telefoane, mobilier de birou, vehicule, utilaje, licențe software. TSync Assets le ține pe toate la un loc, ordonat, ca să știi mereu ce ai, unde se află, cine îl folosește, cât valorează astăzi și când urmează să intre la service.

Gândește-te la el ca la întreaga „poveste de viață" a fiecărui obiect: din ziua în care îl cumperi, prin fiecare persoană care îl împrumută și fiecare reparație de care are nevoie, până în ziua în care îl scoți din uz.

Primele tale minute

Totul stă sub un singur meniu în bara laterală: Mijloace fixe. Deschide-l și vei vedea Tabloul de bord, Registrul de active, Mentenanță, Categorii, Locații, Comenzi de lucru, Audituri, Licențe, Tichete (Issues), Kits, Portalul de active, Import în masă și Setări.

1. Deschide Mijloace fixe → Registrul de active. Aceasta este lista ta principală cu tot ce deține firma.
2. Alege o categorie pentru obiectul tău — de exemplu laptop IT, vehicul sau licență software. TSync vine cu categorii utile deja pregătite.
3. Adaugă primul tău obiect (vezi mai jos). Gata — ai pus pe picioare un registru de active real.

Tabloul de bord (prima pagină a meniului) îți arată cifrele importante dintr-o privire: câte active ai, valoarea lor contabilă totală, câte sunt disponibile față de cele alocate, câte sunt în mentenanță, plus un panou „Atenție" care semnalează mentenanța scadentă curând și garanțiile care urmează să expire.

Ce ai vrea să faci?

➕ Adaugă ceva ce deții

Deschide Mijloace fixe → Registrul de active → + Activ nou și completează ce știi:

1. Denumirea și o descriere scurtă.
2. Tipul — un activ obișnuit, o licență software, un accesoriu, un consumabil sau o componentă a ceva mai mare.
3. Categoria (laptop, vehicul, licență…), Locația (la ce sediu sau birou) și Statusul (Disponibil, Asignat, În reparație, Defect, Casat, Pierdut).
4. Producător, model, serie și cod de bare dacă le ai — utile când trebuie să găsești exact acel obiect mai târziu.
5. Data și costul achiziției — acestea îi permit lui TSync să-i urmărească valoarea în timp. Poți înregistra costul în orice valută; TSync îl convertește în valuta ta de bază la cursul corect pentru data achiziției și îți arată o previzualizare în timp real pe măsură ce scrii.
6. Opțional, valoarea reziduală (cât va valora la finalul vieții), durata de viață utilă în luni, metoda de amortizare și datele pentru garanție, asigurare, sfârșit de viață (end-of-life) și următoarea mentenanță.

TSync atribuie automat fiecărui obiect o etichetă unică (de exemplu AST-00001), ca să nu fie nevoie să inventezi tu una.

💡 Categoriile vin cu valori implicite utile — de exemplu cât durează de obicei acel tip de obiect și ce metodă de amortizare să folosească. Le setezi o singură dată și fiecare obiect nou le moștenește, așa că adăugarea activelor rămâne rapidă.

📁 Organizează cu categorii, locații și producători

• Mijloace fixe → Categorii îți permite să-ți creezi propriile grupări (laptopuri IT, vehicule, mobilier…), fiecare cu propria durată de viață implicită, metodă de amortizare și culoare. Pot fi imbricate (o categorie în interiorul alteia).
• Mijloace fixe → Locații este locul unde stau sediile, etajele și birourile tale, ca să știi mereu unde se află fizic un obiect.
• Producătorii și modelele apar ca liste de selecție pe formularul de activ, ca să poți înregistra exact marca și modelul unui obiect (Dell, Apple etc.).

👤 Împrumută un obiect cuiva și primește-l înapoi

Când dai un laptop unui coleg sau o unealtă unui client, înregistrează-l ca să nu se piardă nimic.

Ca să-l dai: deschide obiectul și apasă Predare.

1. Alege persoana (un membru al echipei sau un client) căreia i-l dai.
2. Setează data la care îl aștepți înapoi.
3. Adaugă o notă dacă vrei — și, opțional, capturează o semnătură pe loc.

Statusul obiectului trece pe Asignat și acesta este acum legat clar de acea persoană.

Ca să-l primești înapoi: deschide obiectul și apasă Returnare. Obiectul revine pe Disponibil, gata pentru următoarea persoană.

Fiecare obiect păstrează un istoric complet de custodie — cine l-a avut, când l-a luat, când l-a returnat și orice note. Este o evidență completă și de încredere pentru controlul intern și audituri.

📦 Predă un set întreg dintr-o dată cu Kits

Dotarea unui nou angajat înseamnă de obicei un laptop și un telefon și căști și un monitor. În loc să predai fiecare separat, construiește un Kit o singură dată și predă-l tot dintr-un singur pas.

Deschide Mijloace fixe → Kits, creează un kit cu un cod și o denumire, apoi adaugă obiectele pe care le conține (active specifice sau doar un model). Când ești gata, predă tot kitul unui angajat, unui client sau unui proiect — fiecare activ asociat este alocat și primește automat propria înregistrare de custodie. Returnează kitul și toate revin deodată pe Disponibil. Pagina kitului îți arată întregul istoric de predare.

🔑 Gestionează licențe software și seat-uri

Software-ul și abonamentele nu stau pe un raft, așa că au propria lor zonă.

Deschide Mijloace fixe → Licențe și adaugă o licență cu furnizorul, cheia, numărul total de seat-uri, data de achiziție și data de expirare și costul. Din licență poți aloca un seat unui angajat sau unui activ specific și să-l eliberezi când nu mai e nevoie de el — TSync ține pentru tine numărul de folosite față de total și afișează fiecare licență ca activă, pe cale să expire sau expirată. Tu decizi cu câte zile înainte vrei avertismentul de expirare.

🔧 Menține echipamentele întreținute și evită surprizele

Unele obiecte au nevoie de îngrijire regulată — un vehicul are nevoie de schimb de ulei, echipamentele de măsură au nevoie de calibrare, utilajele au nevoie de inspecție. TSync te ajută să planifici totul.

Pentru orice obiect poți programa mentenanță și înregistra:

• Ce fel este — întreținere planificată, o reparație neprevăzută, o calibrare sau o inspecție de rutină.
• Când este programată, cât costă și cine o face (echipa ta sau un furnizor extern).

Configurează mentenanță recurentă și TSync se ocupă de urmărire în locul tău: marchează un service ca finalizat și el programează automat următorul (de exemplu, peste șase luni). Pagina Mentenanță le listează pe toate, cu un filtru pentru ce urmează — iar sistemul semnalează orice a depășit data scadentă, ca să nu scape nimic printre degete.

🛠️ Urmărește reparațiile cap-coadă cu Comenzi de lucru

Când o reparație este mai mult decât o notă rapidă, deschide o Comandă de lucru (Work Order). Mergi la Mijloace fixe → Comenzi de lucru, creează una pentru un activ, setează-i tipul și prioritatea, atribuie-o unui angajat sau unui furnizor extern și urmărește-o de la în așteptare la în lucru și la finalizată. Poți atașa fișiere (poze, oferte, facturi), înregistra costul și rezultatul și o poți lega de o sarcină de mentenanță, astfel încât finalizarea comenzii de lucru bifează automat și serviceul.

🛡️ Nu rata niciodată o dată de garanție sau de asigurare

Pentru fiecare obiect poți înregistra când expiră garanția sau asigurarea. TSync urmărește acele date și te avertizează din timp — ca să poți reînnoi, face o cerere de despăgubire sau înlocui înainte să expire acoperirea, în loc să afli prea târziu.

📉 Vezi cât valorează echipamentele tale în timp

Lucrurile pe care le deții își pierd valoarea pe măsură ce îmbătrânesc — un laptop de trei ani pur și simplu nu mai valorează cât ai plătit pe el. Contabilii numesc asta amortizare: împărțirea costului inițial pe durata de viață utilă a obiectului, câte puțin în fiecare lună, în loc să-l contabilizezi tot dintr-o dată.

TSync calculează asta pentru tine. Pentru fiecare obiect cunoaște costul de achiziție, cât timp se așteaptă să dureze și cât va valora la final (valoarea rămasă, sau „reziduală"). Din acestea, reduce valoarea lună de lună, automat.

Poți alege între două abordări frecvente:

• Liniar (repartizare uniformă) — valoarea scade cu aceeași sumă în fiecare lună. Simplu și previzibil.
• Degresiv dublu (mai rapid la început) — o parte mai mare din valoare se scade în primele luni, apoi încetinește. Se potrivește lucrurilor care își pierd repede valoarea când sunt noi.

TSync rulează asta pentru fiecare activ automat la începutul fiecărei luni, așa că cifrele tale rămân la zi fără să miști un deget. Preferi să o faci la cerere? Deschide un obiect și apasă Rulează amortizarea acum. Oricum ai face-o, TSync nu contabilizează niciodată de două ori aceeași lună și nu lasă niciodată valoarea unui obiect să scadă sub valoarea reziduală.

Fiecare obiect afișează istoricul complet de amortizare — lună de lună, cât s-a scăzut și cât valorează acum. Perfect ca să predai cifre curate contabilului tău.

🔄 Transferă, casează sau vinde un obiect

Pe măsură ce activele se mută sau ajung la finalul vieții, te ocupi de asta chiar din pagina obiectului:

• Transfer mută un activ la un alt centru de cost (și, opțional, la o locație nouă) — util când se schimbă un departament sau un proiect.
• Casare scoate un obiect din uz. Poți înregistra eventualele încasări din casare (cât ai obținut pe el, dacă e cazul), iar statusul devine Casat.
• Vinde / asignează la client leagă activul de o factură și de un client și îl poate preda automat acestuia.

Când contabilitatea este conectată, aceste acțiuni creează pentru tine înregistrările contabile corespunzătoare (vezi Conectează-l la contabilitatea ta mai jos).

🧾 Capitalizează o achiziție direct dintr-o factură de furnizor

Ai cumpărat echipamente prin modulul Achiziții? Când deschizi o factură de furnizor eligibilă, apare un buton „Capitalize as Asset" (Capitalizează ca activ). Apasă pe el și TSync începe un activ nou cu furnizorul, numărul facturii, data și costul deja completate — așa că o achiziție devine un activ urmărit în câteva clicuri.

🔢 Fă un inventar fizic (Audituri)

O dată pe an (sau oricând vrei) vei dori să parcurgi spațiul și să confirmi că totul este unde ar trebui să fie. Deschide Mijloace fixe → Audituri și începe un audit nou, opțional restrâns la o singură locație sau categorie. TSync îți construiește lista de verificare — fiecare activ care se potrivește, cu locația și custodele așteptate.

Pe măsură ce parcurgi, marchează fiecare obiect ca găsit, lipsă, găsit la altă locație, deteriorat sau scos din uz și notează-i starea. TSync numără câte ai verificat și câte au revenit cu o variație (o surpriză). Dacă există variații, poate solicita automat o aprobare, astfel încât un manager să confirme discrepanțele.

📥 Adaugă multe active dintr-o dată (Import în masă)

Pornești de la un tabel? Deschide Mijloace fixe → Import în masă, descarcă șablonul CSV gata făcut, completează-ți rândurile (etichetă, denumire, serie, categorie, locație, producător, model, dată și cost de achiziție, metodă de amortizare, durată de viață) și încarcă-l. TSync le importă dintr-o dată și îți arată un raport — câte au fost create, actualizate și sărite. Reîncărcarea aceluiași fișier actualizează rândurile existente în loc să le dubleze.

📱 Tipărește o etichetă QR și găsește orice obiect instantaneu

Fiecare obiect are un buton Tipărește eticheta QR. Acesta produce un autocolant gata de tipărit cu eticheta obiectului, denumirea, seria și un cod QR.

Lipește-l pe laptop, pe utilaj, pe dulap. Mai târziu, scanează-l cu orice telefon și obiectul se deschide imediat în TSync — fără căutare. Astfel, inventarierile fizice devin rapide: parcurgi spațiul, scanezi, gata.

🙋 Lasă-ți angajații să-și gestioneze propriile echipamente (Portalul de active)

Echipa ta poate vedea ce deține personal fără să umble prin tot registrul. Mijloace fixe → Portalul de active (custodian) arată fiecărui angajat doar activele alocate lui, cu istoricul de mentenanță, istoricul de custodie și orice comenzi de lucru deschise. De acolo poate solicita mentenanță pentru ceva care nu funcționează — ceea ce deschide o comandă de lucru pe care echipa de mentenanță o preia.

🌐 Lasă-ți clienții să-și vadă echipamentele și să ceară suport (Portalul clientului)

Dacă atribui echipamente clienților tăi (de exemplu aparate închiriate sau instalate la ei), aceștia le pot vedea și gestiona singuri printr-un portal de client — fără să te sune de fiecare dată.

Cum funcționează pentru client:

1. Clientul se autentifică în contul lui de client (același login pe care îl folosește pentru facturi și oferte). Îi creezi un contact cu acces la portal din fișa clientului, ca de obicei.
2. La intrare vede un panou (dashboard) curat cu: câte echipamente are, câte tichete de suport are deschise, câte sunt în lucru și câte rezolvate.
3. Din „Echipamentele mele” vede lista propriilor active (cele pe care i le-ai atribuit) și poate deschide fiecare obiect pentru detalii.
4. Din „+ Tichet nou” poate deschide un tichet de suport legat de un echipament (alege aparatul, scrie subiectul, descrierea și prioritatea). Tu și echipa primiți o notificare imediat — în aplicație și pe e-mail — așa că nimic nu se pierde.
5. În „Tichetele mele” urmărește starea fiecărui tichet și poate răspunde în conversație; fiecare răspuns al clientului vă trimite din nou o notificare.

Pe partea ta, te ocupi de aceste tichete în Mijloace fixe → Tichete (Issues): filtrezi după stare sau prioritate, preiei un tichet, răspunzi (public sau cu o notă internă), atașezi fișiere, schimbi starea pe fluxul deschis → în lucru → așteaptă clientul → rezolvat → închis și acționezi asupra mai multora deodată. Fiecare mișcare trimite notificări clientului, ca să fie mereu la curent. Practic, clientul își rezolvă singur cererile de suport pentru echipamente, iar tu ai totul centralizat și trasabil.

📚 Conectează-l la contabilitatea ta (postări GL)

Dacă folosești modulul Contabilitate, evenimentele de active pot posta direct în registrul contabil (cartea mare) — cumpărarea unui activ (capitalizare), amortizarea lunară, transferurile și casările. Setezi ce conturi să folosească din Setări (o valoare implicită rezonabilă, plus suprascrieri pe categorie și pe activ) și pornești sau oprești postarea automată a amortizării. Fiecare postare este înregistrată și poți revizui lista completă oricând în Mijloace fixe → Postări GL (o pistă de audit doar pentru citire). Dacă nu ai contabilitatea conectată, partea de active funcționează în continuare singură — pur și simplu nu se postează nimic în contabilitate.

Cine ce poate face

Tu decizi care dintre oamenii tăi pot vedea și gestiona activele. O configurare tipică:

Permisiunile sunt granulare, așa că poți acorda exact ce are nevoie fiecare rol.

Adaptează-l la firma ta

Deschide Mijloace fixe → Setări. Câteva setări simple îți permit să potrivești lucrurile la modul tău de lucru:

• Prefixul și completarea cu zerouri folosite pentru etichetele automate (ca să citească AST-00001, sau cum îți convine).
• Metoda implicită de amortizare (liniar sau degresiv dublu).
• Dacă amortizarea lunară rulează automat.
• Cu câte zile înainte vrei să fii avertizat despre mentenanța care urmează și garanțiile care expiră.
• Țara și valuta de bază, care stabilesc regula de curs valutar folosită când introduci un cost în altă valută (România folosește cursul din ziua lucrătoare precedentă; Moldova folosește cursul din aceeași zi).
• Maparea conturilor contabile (GL) pentru capitalizare, amortizare și casare, precum și valoarea peste care o achiziție este sugerată pentru capitalizare.

Valori implicite rezonabile sunt setate de la început, așa că poți schimba acestea mai târziu, sau deloc.

Bine de știut

• Funcționează singur. Amortizarea și verificările de avertizare timpurie se întâmplă programat, în fundal, așa că cifrele și mementourile tale rămân la zi fără efort. (Acest lucru depinde de configurarea sarcinii programate — vezi Configurează sarcina cron.)
• Nimic nu se pierde vreodată. Fiecare predare, reparație și audit rămân înregistrate, așa că ai mereu istoricul complet al fiecărui obiect.
• Începe cu puțin. Adaugă câteva obiecte cheie astăzi; poți completa detaliile oricând ai un moment.

Unde mergi mai departe

• 🛒 Cumperi echipamente noi? Vezi Ghidul Achiziții.
• 📦 Urmărești consumabile pe care le ții în stoc? Vezi Ghidul Depozit.
• 🏠 Te-ai rătăcit? Întoarce-te la Primii pași cu TSync.