Коннектор телефонной системы ☎️

Если ваша команда проводит много времени на телефоне, этот модуль объединяет вашу телефонную систему и TSync, чтобы они работали как одно целое. Результат:

• Звоните одним кликом — маленькая иконка телефона находится рядом с каждым номером в TSync. Нажмите её, подтвердите, и ваш настольный телефон наберёт номер, без набора вручную.
• Знайте, кто звонит, прежде чем ответить — когда поступает звонок, на вашем экране появляется небольшое всплывающее окно с данными звонящего, если TSync распознаёт номер.
• Ведите чистый журнал звонков — каждый звонок регистрируется автоматически, с историей, по которой можно искать, кто с кем говорил, когда и сколько длился разговор — плюс кнопка воспроизведения, чтобы прослушать запись.
• Никогда не теряйте новый контакт — если кто-то звонит с номера, который TSync не знает, он может создать для вас новый лид прямо на месте.

Он был протестирован с телефонной системой Moldcell PBX и работает с телефонными системами, которые могут общаться с TSync через интернет.

Что вам понадобится

• Телефонная система (PBX), которую ваш провайдер позволяет подключать к другим инструментам.
• Несколько данных подключения от этой телефонной системы — веб-адрес и токен безопасности. Ваш телефонный провайдер их предоставляет.
• Администратор в TSync для выполнения одноразовой настройки ниже.

Включите это

Откройте Настройки → Модули, найдите TSync PBX Connector и нажмите Активировать. В левом меню появляется новый пункт TSync PBX Connector с тремя страницами: Настройки (Settings), Сопоставление пользователей (Users mapping) и Звонки (Calls). Настройка — это три коротких шага.

Шаг 1 — Подключитесь к вашей телефонной системе

Перейдите в TSync PBX Connector → Настройки и заполните данные подключения. Основные:

Для вашей конфиденциальности два поля токена показывают только маскированное значение после сохранения (например, ••••1234); оставьте поле без изменений, чтобы сохранить текущий ключ.

Синхронизация истории

Ниже на странице Настроек вы также можете импортировать прошлые звонки и держать их актуальными:

Небольшая таблица показывает статус синхронизации для каждой задачи (следующая дата, последний успех, последняя ошибка, блокировка). Кнопки Запустить импорт сейчас (Run backfill now) и Запустить steady-синхронизацию сейчас (Run steady sync now) позволяют администратору импортировать по требованию, не дожидаясь расписания.

Кнопки настройки

На странице Настроек также есть эти кнопки:

• Test PBX API — проверяет, что адрес и ключ достигают вашей телефонной системы.
• Test Webhook Auth — проверяет, что ваша телефонная система может достучаться до TSync обратно.
• Обновить пользователей PBX (Refresh PBX users) — получает текущий список добавочных номеров из телефонной системы (используется на Шаге 2).

Запустите две проверки; зелёные результаты означают, что вы готовы.

Должен ли каждый звонок становиться лидом?

Это единственная настройка, над которой стоит подумать: она решает, насколько зашумлённым будет список лидов.

Только журнал (рекомендуется) — звонок с неизвестного номера записывается во входящие Omnichannel вместе с записью разговора, и лид не создаётся. Большинство звонков — не клиенты: поставщики, курьеры, ошиблись номером, кто-то перезвонил дважды. Когда звонок действительно от потенциального клиента, откройте его в Omnichannel и нажмите Создать лид — лид создаётся из звонка и остаётся привязан к переписке, ничего не нужно перепечатывать. Если у номера уже есть лид, TSync привяжется к нему, а не создаст дубликат.

Автоматически создавать лид из каждого звонка — прежнее поведение; по-прежнему верный выбор, если вам нужна карточка на каждый звонок и вы предпочитаете убирать лишнее потом.

Обновление ничего не меняет: установка, которая уже создавала лид на каждый звонок, продолжит так же, пока вы сами не выберете другое. Только новые установки начинают с режима Только журнал.

Шаг 2 — Сопоставьте людей с их телефонными добавочными номерами

Перейдите в TSync PBX Connector → Сопоставление пользователей и скажите TSync, какой добавочный номер принадлежит какому члену команды. Это обязательно для работы звонка по клику и для того, чтобы TSync знал, кто сделал или ответил на каждый звонок.

Для каждого сотрудника вы можете задать:

• добавочный номер PBX (его основной добавочный, например 733), и
• один или несколько добавочных номеров отдела, разделённых запятыми (например, 799,712), для общих линий, на которые он тоже отвечает.

Самый быстрый способ: на странице Настроек нажмите Обновить пользователей PBX, чтобы автоматически получить список добавочных номеров из вашей телефонной системы (TSync пытается сопоставить их с сотрудниками по e-mail и имени), затем зайдите сюда, чтобы назначить или исправить каждый из них, и нажмите Сохранить.

Шаг 3 — Позвольте вашей телефонной системе уведомлять TSync

Наконец, в собственных настройках вашей телефонной системы направьте её на TSync, чтобы она могла передавать события звонков (входящие звонки, завершения, историю и так далее). Адрес для использования показан на странице Настроек как Webhook URL (он заканчивается на api/tsync-pbx/webhook), и ваша телефонная система должна отправлять CRM Webhook Token с Шага 1 с каждым событием. Эту часть выполняет ваш администратор или телефонный провайдер; как только это сделано, живые всплывающие окна и автоматическая регистрация звонков начинают поступать.

Использование изо дня в день

Сделать звонок (звонок по клику)

Найдите номер где угодно в TSync — у клиента, лида, контакта или в журнале Звонки — и нажмите иконку телефона (или подчёркнутый номер) рядом с ним. Появляется небольшое подтверждение «Позвонить контакту»; нажмите Да, и сначала звонит ваш настольный телефон, затем телефон клиента.

Узнайте, кто звонит

Если всплывающие окна входящих включены, при поступлении звонка появляется уведомление с именем и номером звонящего (если TSync его распознаёт). Оно предлагает Открыть карточку, чтобы сразу перейти к клиенту или лиду, плюс Подробности и Закрыть.

Журнал звонков

Откройте TSync PBX Connector → Звонки для полной истории звонков. Каждая строка показывает время, сопоставленного Клиента / Лида, Сотрудника, который его обработал, Область (внешний или внутренний), Статус, номера От и Кому, Длительность и кнопку воспроизведения Записи, когда она есть.

Вы строите фильтр сами

Список использует тот же инструмент фильтрации, что и список Лидов: вместо фиксированного набора полей вы сами составляете нужный вопрос — и сохраняете его.

Нажмите Фильтры над таблицей, затем Добавить правило, и выберите, по чему фильтровать:

• Начало — дата, диапазон или относительный период («этот месяц»).
• Статус, Тип звонка (Внешний / Внутренний), Направление (Входящий / Исходящий).
• Сотрудник — человек, на которого сопоставлен звонок; либо Имя пользователя АТС и Добавочный, если добавочный так и не был сопоставлен.
• Номера От и Кому, Длительность (секунды), Время ожидания (секунды).
• Запись — есть запись / без записи.
• Связан с — клиент, лид или никто. «Никто» — самый полезный вариант: он показывает звонки с номеров, которые ни к кому не привязали.
• Статус перезвона и Статус пропущенного.

Добавляйте сколько угодно правил и выбирайте, должен ли звонок соответствовать всем из них или любому.

Сохранённый фильтр остаётся. Дайте ему имя — и он появится в меню фильтров в следующий раз: как личное представление или общее с коллегами, если поставите галочку. Одно можно отметить как представление по умолчанию, и страница будет открываться сразу на нём. Всё это индивидуально: ваши сохранённые представления не меняют экран другим.

Сортировка и постраничный вывод работают как везде в приложении — нажмите на заголовок столбца для сортировки и используйте выбор размера страницы под таблицей. Поле поиска над таблицей по-прежнему находит звонок по номеру, добавочному, пользователю АТС или по имени клиента/лида.

Нажмите на имя клиента или лида, чтобы открыть быструю карточку с его контактными данными и недавними звонками, со ссылками Открыть полную карточку (и TSync BX view, если включено).

Отслеживание пропущенных звонков

Для пропущенных или неотвеченных звонков журнал добавляет цветной значок, который говорит вам, что произошло дальше — клиент перезвонил, агент перезвонил (и сколько это заняло) или никто ещё не перезвонил — так что пропущенный звонок легко заметить и обработать.

Прослушать запись

Там, где есть запись, нажмите кнопку воспроизведения в строке. Прямо под звонком открывается плеер с опциями Открыть в новой вкладке и Скачать, чтобы вы могли пересмотреть разговор, не покидая страницу.

Отчёты

В консоли Отчёты вы найдёте Сводку звонков по агентам (Call Summary by Agent, категория телефонии): итоги по каждому агенту для входящих/исходящих, отвеченных/пропущенных, процент пропусков, среднюю длительность и сколько звонков превратились в лиды. Она экспортируется в Excel и CSV и может быть показана в виде диаграммы.

Сделайте так, чтобы звонки запускали автоматические действия

Этот модуль прекрасно сочетается с Автоматизациями. Каждое событие звонка — принятый звонок, пропущенный звонок, звонок, требующий обратного звонка, новый лид, созданный из звонка — может запустить автоматизацию. Это означает, что TSync может реагировать на телефонную активность полностью сам.

Классический пример:

• Когда звонок пропущен
• Тогда создать задачу для владельца лида: «Срочно нужен обратный звонок.»

Настройте это в Автоматизациях, и ни один пропущенный звонок не ускользнёт.

Кто что может делать

Вы можете решать, какие члены команды получают какие возможности:

Смотрите также

• Автоматизации — превратите звонки в автоматические задачи и напоминания
• Румыния — e-Factura и ANAF · Молдова — FISC — фискальные детали для лидов, созданных из звонков
• Начало работы с TSync — назад к основам