Кадровый учёт 👥

TSync Кадровый учёт — дом для всего, что касается ваших людей: кто они, их договор, документы, кому подчиняются, обучение, отпуска. Одно аккуратное место вместо разбросанных папок и таблиц.

Это ещё и основа для Зарплаты HR — сотрудники, которых вы держите здесь, и есть те, кому платит зарплата.

Всё находится под одним пунктом бокового меню — HR Profile. Откройте его, и увидите панель, своих людей и все инструменты ниже.

Что вы хотели бы сделать?

🏠 Откройте панель

HR Profile → HR Dashboard — ваш стартовый экран. Он показывает главные цифры — всего и активных сотрудников, кто проходит приём, кто сегодня в отпуске, сколько у вас отделов — плюс три карточки «требует внимания»: удостоверения, договоры и прочие документы с близким сроком и заявки на отпуск в ожидании. Маленький график разбивает активную численность по отделам, а лента недавней активности показывает последние изменения.

👤 Ведите личное дело

Откройте HR Profile → Сотрудники, чтобы видеть своих людей. Фильтруйте по статусу или отделу, ищите по имени и нажмите на любого, чтобы открыть полное дело. Кнопкой Новый сотрудник добавьте человека.

Форма сотрудника разбита на понятные вкладки, чтобы вы заполняли только нужное:

  • Личные данные — имя, пол, дата рождения, гражданство.
  • Адрес и контакты — домашний адрес, телефоны, эл. почта и контакт для экстренной связи.
  • Идентификация — национальный код (CNP для Румынии, IDNP для Молдовы) и сам документ (тип, серия, номер, кем выдан, даты выдачи и истечения). Национальный код хранится зашифрованным; полный номер вы увидите, только если роль позволяет, иначе он замаскирован.
  • Банк — банк и IBAN, используются зарплатой.
  • Руководитель / Отдел — в каком отделе и на какой должности человек, кто его руководитель и с какой учётной записью пользователя он связан (для самообслуживания). Когда компания использует слой Филиалы / Операционные единицы, здесь также можно задать филиал сотрудника (в списке только филиалы вашей компании; новый сотрудник по умолчанию получает главный филиал компании).
  • Статус занятости — активен, приём, приостановлен, уволен или в архиве, плюс дата приёма и, при уходе, дата и причина увольнения.

Страница сотрудника также собирает его договоры, документы, отпуска и (если вам разрешено) его журнал аудита в одном месте, с кнопками добавления для каждого.

📄 Добавляйте договоры

В деле сотрудника кнопкой Новый договор запишите трудовой договор — номер, тип, даты начала и окончания, конец испытательного срока, оклад брутто, периодичность выплат и часы/дни в неделю. Договор можно отредактировать или удалить из того же дела. Договор с окончанием в ближайшие 60 дней появляется на панели, чтобы вы продлили его вовремя.

📎 Храните документы (со сроком)

Откройте Документы у сотрудника (или кнопку Открыть документы в деле), чтобы загрузить файлы — PDF, изображения, документы Word и Excel. Задайте каждому тип, заголовок, кем выдан и при желании даты выдачи и истечения. Документ можно скачать или удалить. Всё со сроком истечения питает контроль сроков и оповещения на панели.

🌴 Управляйте отпусками

HR Profile → Отпуска перечисляет каждую заявку на отпуск (ежегодный, больничный и т. д.). Фильтруйте по статусу или сотруднику и кнопкой Новая заявка на отпуск добавьте её на нужного человека, с типом отпуска и диапазоном дат. У тех, кто вправе утверждать, появляются кнопки Утвердить и Отклонить; тогда доступность команды ясна и точна.

🏢 Организуйте по отделам и должностям

HR Profile → Отделы и HR Profile → Должности позволяют выстроить структуру — отделы (с необязательным родительским отделом для иерархии) и должности (с зарплатным разрядом). Распределяйте людей в деле сотрудника. Это питает оргструктуру и отчёты по численности. Отдел или должность, которые ещё используются, удалить нельзя — так вы по ошибке не сломаете существующие дела.

Два разных «отдела». Здесь речь об отделах HR-оргструктуры — о структуре, к которой относятся ваши сотрудники. Это не отделы Поддержки, по которым маршрутизируются тикеты (Настройки → Поддержка → Отделы). Разделение сделано намеренно: очереди поддержки редко совпадают с оргструктурой, и страница в Кадровом учёте теперь прямо об этом сообщает.

🌳 Смотрите оргструктуру

HR Profile → Оргструктура автоматически рисует структуру из ваших отделов и их родительских отделов — и теперь показывает руководителя, назначенного каждому отделу (вы выбираете его прямо у отдела), с численностью на каждом. Так структура отражает реальные линии подчинения — кто возглавляет каждую команду, а не просто «квадратики», — и любой отдел без руководителя помечается, чтобы вы закрыли пробел. Отлично при вводе нового сотрудника или чтобы объяснить компанию новичку.

📋 Пишите должностные инструкции

HR Profile → Должностные инструкции держат библиотеку описаний ролей — сводка, обязанности и требования — привязанных к должности и сгруппированных по группе инструкций. Новая роль? Переиспользуйте инструкцию, а не начинайте с чистого листа.

👨‍👩‍👧 Записывайте иждивенцев («dependent persons»)

Иждивенцы (англ. dependent persons, рум. persoane în întreținere) — это люди, которых сотрудник содержит финансово: дети, супруг(а)/партнёр или другие. В деле сотрудника каждый указывается с именем, родством, датой рождения, номером документа, отметкой получателя льгот, телефоном и заметками.

Зачем это: это кадровый учёт и — важно — это влияет на зарплату: число иждивенцев определяет персональный вычет / налоговую льготу сотрудника (чтобы в расчётном листе применился верный вычет).

Право «HR dependent persons». В матрице разрешений роли вы можете увидеть функцию HR dependent persons с обычными флажками Просмотр / Создание / Изменение / Удаление — это те, кому разрешено видеть и вести записи иждивенцев. (Современный HR TSync также ограничивает вкладку «Иждивенцы» правом Управление модуля Кадровый учёт; строка «HR dependent persons» — это базовое право на иждивенцев сотрудников, а автоматизация может одобрить/отклонить/удалить иждивенца.) Выдавайте его тем, кто ведёт дела сотрудников и зарплату.

🎓 Отслеживайте обучение

HR Profile → Обучение — ваш учёт курсов и сессий: название, тип, даты, провайдер, место, стоимость и статус. Откройте обучение, чтобы добавить участников и записать результат, балл, баллы за заслуги и дату завершения каждого. Баллы за заслуги позволяют учитывать квалификацию или зачёт, полученные каждым на курсе, чтобы поощрять это и планировать развитие по реальным данным. Удобно для соответствия требованиям и планирования, кому что нужно дальше.

🚀 Приём и 👋 увольнение (Layoff)

Когда кто-то приходит, HR Profile → Приём (Onboarding) запускает чек-лист задач (документы, учётные записи, оборудование), который вы отмечаете, чтобы ничего не забыть — его можно запустить из шаблона приёма, чтобы каждый приход проходил одинаково чисто. При увольнении HR Profile → Увольнение (Layoff) делает то же в обратную сторону, из чек-листа увольнения, с датой ухода и причиной. Откройте любой, чтобы видеть и отмечать список задач.

⏰ Не пропустите истечение документа

HR Profile → Истекающие документы показывают удостоверения, разрешения и договоры на грани истечения, в выбранном вами числе дней, чтобы продлить их вовремя. Ежедневная фоновая проверка также уведомляет администраторов о приближающихся сроках — без неприятных сюрпризов.

📊 Команда с одного взгляда

HR Profile → HR Dashboard (вид аналитики) показывает форму команды на одном экране — численность, персонал по отделам, по должностям, по возрастным группам и по стажу, приёмы по месяцам и дни рождения текущего месяца. HR Profile → HR-отчёты выдают нужные списки: увольнения персонала, квалификации по отделам, изменения персонала по стажу и изменения персонала по месяцам.

Есть и отчёт Движение персонала в Отчётах TSync (в категории HR) — одна строка на сотрудника с кодом, именем, отделом, рабочим местом, датой приёма, датой увольнения (ухода), стажем и статусом. Это простой способ увидеть, кто пришёл и кто ушёл за период, вместе с тем, где сейчас находится каждый, и выгрузить всю картину в Excel, CSV или PDF.

📣 Делитесь политикой компании

HR Profile → Политика компании и Q&A держит внутренние правила и простой список вопросов-ответов в одном месте, по категориям, чтобы все знали, где найти правила и ответы. Вы выбираете, что опубликовано.

⚙️ Настройте свои списки (Настройки HR)

HR Profile → Настройки HR — место, где вы ведёте переиспользуемые списки, которые использует остальная часть модуля: типы договоров, типы зарплаты, типы надбавок, типы обучения, группы должностных инструкций и рабочие места (площадки или места, где люди фактически работают, каждое с адресом и городом). Настройте их один раз — и они появятся готовыми вариантами повсюду: вы выбираете рабочее место человека в его деле сотрудника, и оно затем появляется в отчёте о движении персонала. (Должности — названия должностей с их зарплатным разрядом — ведутся отдельно в HR Profile → Должности.)

Конфиденциальность и GDPR

Кадровые данные личные, поэтому в модуль встроена конфиденциальность:

  • Согласие GDPR — в деле сотрудника можно записать, на что он согласился (обработка для зарплаты, архивирование рекрутинга, экстренный контакт, внутренний маркетинг, использование фото, проверки благонадёжности), с текстом и версией согласия. Каждое согласие и отзыв датируется и хранится в истории.
  • Экспорт DSAR — формирует полную выгрузку всего, что есть в деле о человеке (запрос субъекта на доступ к данным по ст. 15 GDPR), одним файлом.
  • Право быть забытым — анонимизация дела человека: личные данные заменяются меткой редактирования, загруженные файлы удаляются, а запись отправляется в архив. Это подтверждаемое необратимое действие, доступное только нужной роли.
  • Журнал аудита — HR Profile → Журнал аудита записывает, кто что просмотрел или изменил и когда. Фильтр по сотруднику, событию или диапазону дат. Виден только ролям, которым это разрешено.

Полезно знать

  • Кадровый учёт построен так, чтобы запись не терялась при миграции — при переходе на TSync богатые поля сотрудника (паспорт, виза, семейное положение, банк, статутные данные) переносятся как были, никогда не выдумываются.
  • Людей можно связать с учётной записью пользователя, чтобы они видели свой профиль (самообслуживание), не видя чужих.
  • Доступен на английском, румынском и русском.
  • Поддерживая сотрудников и договоры в актуальном состоянии здесь, вы поддерживаете правильность Зарплаты.

Кто что может

Доступ контролируется по роли — кто может видеть свой профиль, видеть других сотрудников, видеть национальный код открыто, создавать/редактировать/удалять сотрудников, загружать/удалять документы, утверждать отпуска, экспортировать DSAR, анонимизировать и видеть журнал аудита. Дайте каждому только нужное роли.

Куда двигаться дальше