Автоматизации ⚙️

В каждой компании есть мелкие дела, которые выполняются одинаково снова и снова: кому-то отправляется приветственное сообщение, менеджеру приходит уведомление, когда поступает крупный счёт, продавцу приходит напоминание перезвонить. Автоматизации позволяют TSync выполнять эти дела за вас, так что никому не нужно о них помнить.

Идея проста. Вы строите маленький рецепт, который говорит:

Когда происходит это, сделай то.

Например: когда поступает новый лид, отправь отделу продаж уведомление. Или: когда счёт становится просроченным, отправь клиенту по почте напоминание. Вы настраиваете это один раз, и TSync выполняет это сам с этого момента — днём и ночью, без единого клика.

Что вы можете построить

Автоматизация (мы называем её рабочим процессом) — это цепочка простых блоков, которые вы перетаскиваете на холст и соединяете стрелками. Есть три вида блоков:

• Триггер — то, что запускает рабочий процесс. «Добавлен новый лид». «Счёт становится просроченным». «Каждое утро в 9:00». Рабочий процесс всегда начинается ровно с одного триггера.
• Условие (необязательно) — вопрос, который разделяет путь. «Счёт больше €10 000?» Если да — идём одним путём; если нет — другим.
• Действие — то, что TSync делает. Отправить уведомление, отправить письмо, подождать, создать задачу, попросить кого-то что-то одобрить и многое другое.

Вы можете оставить это коротким как триггер → действие или построить более длинные цепочки с условиями, ветвлениями и паузами. Большинство полезных рабочих процессов — это всего несколько блоков.

Включите это

Откройте Настройки → Модули, найдите Автоматизации и нажмите Активировать. В левом меню появляется новый пункт Автоматизации, с Панелью управления, списком Рабочих процессов, представлением История и Настройками.

Одна важная вещь: автоматизации работают по фоновому расписанию, так что запланированная задача («cron») должна быть настроена, чтобы рабочие процессы по времени и напоминания срабатывали вовремя. Если она ещё не настроена, следуйте Настройке cron-задачи — это одноразовый шаг.

Постройте свою первую автоматизацию, шаг за шагом

Давайте создадим настоящую вместе: когда поступает новый лид, уведомить отдел продаж. Это занимает около двух минут.

1. Откройте конструктор. Перейдите в Автоматизации → Рабочие процессы и нажмите Новый рабочий процесс. Дайте ему понятное название, например «Уведомить продажи о новом лиде». Вы попадаете на пустой холст.
2. Добавьте триггер. Из блоков слева перетащите Новый лид на холст. Это то, что всё запускает — каждый раз, когда создаётся лид, этот рабочий процесс пробуждается.
3. Добавьте действие. Перетащите блок Уведомить сотрудников на холст, затем проведите стрелку от триггера к нему.
4. Укажите, кого уведомить. Нажмите на блок Уведомить сотрудников. Справа откроется панель настроек. Выберите людей или роль (например Продажи), которые должны об этом узнать, и введите сообщение. Вы можете вставить собственные данные лида прямо в текст — об этом чуть ниже.
5. Сохраните. Нажмите Ctrl + S (или кнопку Сохранить). Ваш рабочий процесс теперь активен.

Вот и всё. В следующий раз, когда поступит лид, выбранные люди получат уведомление внутри TSync — маленький значок на иконке колокольчика вверху экрана. Никаких внешних инструментов, никакой дополнительной настройки.

При создании рабочего процесса вы также выбираете его видимость: Приватный (по умолчанию — видеть и редактировать его можете только вы) или Глобальный (его видит каждый, у кого есть доступ). Это задаётся флажком «Приватный рабочий процесс» в окне нового рабочего процесса, рядом с названием, необязательной категорией и кратким описанием.

Хотите попробовать без ожидания настоящего лида? Используйте кнопку Тестировать рабочий процесс. Она запускает рабочий процесс один раз с образцами данных и ничего реального не меняет, так что вы можете убедиться, что он ведёт себя так, как вы ожидаете.

Ваш список рабочих процессов

Автоматизации → Рабочие процессы — место, где живут все ваши автоматизации. В каждой строке показаны название, владелец, категория, дата создания и переключатель вкл/выкл.

• Включите или выключите один переключателем в столбце Включён — не открывая его. Выключенный рабочий процесс просто не запускается, пока вы не включите его снова.
• Откройте один, нажав на его название. Вы попадёте на страницу его деталей (см. ниже).
• Найдите нужный с помощью фильтров вверху: выберите одну или несколько категорий или сузьте по диапазону дат создания.
• Действуйте над несколькими сразу. Отметьте флажки слева (или Выбрать всё), затем используйте панель инструментов, чтобы Включить, Выключить или Удалить их все, либо Экспортировать выборку в CSV, Excel или PDF. Вы также можете экспортировать все видимые рабочие процессы из того же меню. (Вы измените только те рабочие процессы, на которые у вас есть права — всё, что вам не разрешено трогать, тихо пропускается.)

Подробнее об одном рабочем процессе

Нажатие на название рабочего процесса открывает страницу его деталей с двумя вкладками:

• Рабочий процесс — изображение рецепта только для чтения. Нажмите Конструктор, чтобы перейти в редактор и внести изменения.
• Журнал истории — каждый шаг, который выполнил именно этот рабочий процесс, с датой, блоком, тем, над чем он работал, и тем, удался ли каждый шаг или дал сбой. Это самый быстрый способ ответить на вопрос «действительно ли моя автоматизация запустилась и что она сделала?»

Подстановка ваших данных в сообщения

Когда рабочий процесс запускается, он знает детали того, что его запустило — имя лида, сумму счёта, email клиента. Вы можете вставить их прямо в любое текстовое поле с помощью двойных фигурных скобок:

Новый лид: {{trigger.name}} ({{trigger.email}})

Когда рабочий процесс запускается, TSync заменяет {{trigger.name}} на настоящее имя, а {{trigger.email}} на настоящий email. Вы также можете приводить значения в порядок по ходу дела — например, округлить число или изменить формат даты — но для повседневного использования достаточно просто вставить поле.

Строительные блоки, к которым вы будете обращаться

То, что запускает рабочий процесс (триггеры)

• Что-то происходит в TSync — лид, счёт, смета, контракт, задача, проект, платёж, заказ на закупку, движение товара или производственный заказ создаётся или меняет статус. Это основа основ.
• Договор становится подписанным — выберите Договоры и случай Подписан. Срабатывает, каким бы путём ни пришла подпись: клиент принял договор в портале или коллега нажал Отметить как подписанный для подписанного на бумаге. С точки зрения бизнеса это одно и то же, поэтому процесс запускается один раз, а не дважды, если с одним договором случилось и то и другое. Если отметку сняли и поставили снова — сработает снова: состояние действительно изменилось второй раз, а каждый переход записывается в историю договора, так что первую подпись всегда можно отличить от исправления. В Маркетплейсе есть готовый шаблон «Договор подписан → заметка в деле», с которого удобно начать.
• Запланированное время — запуск по повторяющимся часам. Выберите повторять каждый день, неделю или месяц (и час, день недели или день месяца, в который должно срабатывать), либо задайте индивидуальное расписание. Отлично подходит для ежедневных сводок и напоминаний.
• Сигнал от другого инструмента — другая система может «толкнуть» TSync через защищённый веб-адрес, чтобы запустить рабочий процесс. Ваш администратор настраивает это, когда вам нужно.
• Сообщение в канале — когда включён Омниканал, рабочий процесс может стартовать в тот момент, когда вам пишут в WhatsApp, Viber, Messenger или Instagram, когда канал создаёт лид или когда человек отписывается. Переписка, которая ещё не стала лидом, тоже считается — чаты хранятся как обычные разговоры, пока их кто-нибудь не квалифицирует, и триггер несёт с собой текст сообщения, отправителя, канал и оставленные телефон или email, так что вашим условиям есть что проверять.

То, что может сделать рабочий процесс (действия)

• Уведомить сотрудников — уведомление внутри TSync, на иконке колокольчика. Выберите одного человека, нескольких людей или целую роль. Внешний сервис не нужен.
• Отправить письмо — клиенту, коллеге, кому угодно. Используйте шаблон или напишите прямо на месте.
• Подождать — пауза на заданное время (минуты, часы или дни) перед следующим шагом. При желании можно попросить считать только рабочие часы.
• Запросить одобрение — пауза и отправка кому-то по почте ссылки с кнопками Одобрить и Отклонить. Когда они принимают решение, рабочий процесс возобновляется с того места, где остановился, и продолжается по подходящему пути.
• Создать что-то — задачу, лид, счёт, смету, производственный заказ или заказ на закупку.
• Ветвление — направить рабочий процесс по разным путям в зависимости от значения (например, обращаться с VIP-клиентами иначе, чем со всеми остальными) или запустить несколько путей одновременно.
• Изменить статус или назначить задачу либо проект кому-то.
• Ответить на переписку или квалифицировать её — Отправить сообщение в канал и Отправить шаблон в канал отвечают прямо в канале клиента (WhatsApp, Viber, Messenger, Instagram); Квалифицировать разговор → создать лид превращает переписку в настоящий лид. Оставьте включённым Только неквалифицированные разговоры, чтобы правило никогда не трогало переписку, которую уже взял коллега.
• Отметить что-то для записи — написать запись, которая появляется в собственной истории рабочего процесса, удобно для ведения журнала аудита.

Когда поток должен сам найти записи

Триггеры выше запускают поток для одной конкретной записи: этого лида, этого счёта. Но «Назначенный момент» не приносит с собой ничего — он срабатывает в заданное время, и всё. Поэтому поток, который работает каждое утро, должен сам найти себе работу.

Для этого есть пара блоков, и они всегда используются вместе:

Без первого повторяющееся правило по договорам попросту невозможно: обязанность можно создать в момент оформления договора, но ничто не смогло бы вернуться через неделю и проверить, произошло ли что-нибудь.

Фильтры не жёсткие — это поля, которые заполняете вы. В Найти договоры: типы договоров (пусто = все), только неподписанные, старше N дней (по умолчанию 3), только без открытой задачи, пропуск тех, у кого дата окончания прошла, и предел результатов (по умолчанию 50). В Для каждого договора: какую задачу создать, кому её назначить, через сколько дней срок и кого уведомить.

Пример: никто больше не забудет о подписании

1. Триггер: назначенный момент, каждый день в 09:00.
2. Найти договоры: только неподписанные · старше 3 дней · без открытой задачи.
3. Для каждого договора: создать задачу тому, кто оформлял договор, со сроком через 2 дня.

С завтрашнего дня каждый оставшийся неподписанным договор порождает задачу для того, кто его составил, — и только одну, потому что фильтр «без открытой задачи» на следующий день его уже не посчитает.

Поиск текста внутри договора — и его ловушка

Найти договоры умеет искать и фрагмент текста в теле договора, чтобы находить договоры, в которых отсутствует обязательное приложение. По умолчанию ищется заголовок приложения об обработке данных.

⚠️ Если вы переименуете заголовок этого приложения в шаблоне договора, нужно изменить и искомый текст здесь. Иначе правило не выдаст ошибку — оно вернёт ноль результатов, а это выглядит ровно как «всё в порядке». Это единственное место в автоматизациях, где изменение, сделанное в другом месте, молча останавливает правило.

Почему ищется текст, а не список приложений: список приложений знает, сколько у договора приложений, их номер и дату — но не знает, чем каждое из них ЯВЛЯЕТСЯ. Приложение об обработке данных там неотличимо от приложения о цене. Заголовок в теле договора — единственное, что говорит, о чём речь.

Больше примеров для обучения

Отправить напоминание по почте, когда счёт становится просроченным

• Триггер: Счёт становится просроченным
• Действие: Отправить письмо клиенту — «Счёт {{trigger.number}} теперь просрочен. Пожалуйста, организуйте оплату.»

Получить одобрение менеджера на крупные счета

• Триггер: Новый счёт
• Условие: Сумма счёта больше 10 000
• Действие: Запросить одобрение — отправляет менеджеру ссылку по почте; рабочий процесс ждёт его решения, прежде чем продолжить

Отправить ежедневную сводку просроченных счетов

• Триггер: Каждый день в 9:00
• Действие: Уведомить финансовый отдел списком просроченных за день

Поприветствовать каждый новый лид

• Триггер: Новый лид
• Действие: Отправить дружелюбное приветственное письмо, затем создать задачу для продавца на дальнейшую работу

Самостоятельно превратить серьёзный запрос в WhatsApp в лид

• Триггер: В канал пришло сообщение
• Условие: в сообщении упоминается коммерческое предложение или цена
• Действие: Квалифицировать разговор → создать лид (только неквалифицированные разговоры), затем уведомить отдел продаж

Для простого случая — «человек пишет „цена" — отправьте ему прайс» — рабочий процесс не нужен вовсе. Омниканал → Ответы по ключевым словам делает это сам; см. Омниканал. Стройте рабочий процесс тогда, когда ответ зависит не только от слов в сообщении.

Более быстрый способ начать: Магазин

Вам не нужно строить всё с нуля. Откройте Автоматизации → Магазин для галереи готовых рабочих процессов — поприветствовать новый лид, напомнить о просроченных счетах, отреагировать на подписанный контракт, направить одобрение и многое другое. Нажмите Применить, и рабочий процесс копируется в ваш аккаунт, выключенным, так что вы можете его просмотреть и подстроить, прежде чем включить.

На той же странице есть кнопка Импортировать JSON: если коллега экспортировал рабочий процесс (см. Делитесь между сайтами ниже), перетащите файл сюда, чтобы добавить его как новый, выключенный рабочий процесс, который вы можете просмотреть и включить.

Собственные многоразовые действия (Custom Actions)

Иногда вы делаете одно и то же во множестве рабочих процессов — пишете в один определённый чат-канал, обращаетесь к одному конкретному веб-адресу, записываете определённую заметку. Автоматизации → Custom Actions позволяет администратору определить их один раз, дать им понятное название и значок, и затем они появляются как готовый к использованию блок в редакторе каждого рабочего процесса — без копирования настроек каждый раз. Каждое пользовательское действие строится на одном из небольшого набора безопасных блоков (уведомление в приложении, веб-запрос или запись в журнал), так что писать код не нужно. Эта страница доступна только администраторам.

Полезные вещи во время построения

• Холст визуальный. Перетаскивайте блоки, соединяйте их стрелками и нажимайте на любой блок, чтобы редактировать его в панели справа.
• Приведите в порядок автоматически. Нажмите Упорядочить (или нажмите Ctrl + Alt + L), чтобы аккуратно выстроить всё в линию.
• Пройдите обзорную экскурсию. Впервые на холсте? Нажмите Экскурсия в верхнем углу для быстрого ознакомления.
• Каждое сохранение запоминается. TSync хранит снимок при каждом сохранении, так что вы можете сравнивать версии или откатиться, если изменение не сработало — откройте Версии.
• Видеть точно, что произошло. После запуска рабочего процесса вы можете воспроизвести его на холсте: блоки, которые сработали, загораются зелёным, всё, что не удалось, становится красным, а пропущенные шаги затемняются. Идеально для понимания того, почему что-то произошло или не произошло.
• Делитесь между сайтами. Любой рабочий процесс можно экспортировать в файл и импортировать на другой установке TSync.

Следите за происходящим

Автоматизации → Панель управления — ваша домашняя база. Она показывает, сколько рабочих процессов сработало, тренд за 7 дней, ваши самые загруженные рабочие процессы и любые недавние сбои — со ссылкой прямо на тот, который требует внимания. Быстрый еженедельный взгляд сюда поддерживает всё в порядке.

Журнал истории

Для полной пошаговой записи по всем рабочим процессам откройте Автоматизации → История. Каждая строка — это один шаг, который выполнил рабочий процесс: дата и время, какой рабочий процесс, блок, над какой записью он работал и результат. Фильтруйте по рабочему процессу или по диапазону дат, чтобы сосредоточиться на конкретном запуске. (Администратор также может Очистить журналы здесь, чтобы прибраться в старых записях.) Если вас интересует только один рабочий процесс, та же информация находится на его собственной вкладке Журнал истории.

Настройки: категории, шаблоны задач и доступ

Автоматизации → Настройки (для администраторов) имеют три вкладки:

• Категории — метки, которыми вы группируете рабочие процессы (Продажи, Финансы, Производство…). Добавляйте, переименовывайте или удаляйте их здесь; именно их использует фильтр категорий в списке рабочих процессов.
• Шаблоны задач — заранее написанные задачи (тема, описание, даты, исполнитель…). Когда действие Создать задачу рабочего процесса использует один из них, каждая создаваемая задача выходит единообразной, без повторного набора.
• Права доступа — кто может видеть и управлять рабочими процессами. Вы можете предоставить доступ ко всем рабочим процессам или только к собственным (приватным) рабочим процессам человека, а также отдельно управлять созданием, редактированием, удалением, просмотром истории и изменением этих настроек.

Советы для хороших автоматизаций

• Называйте рабочие процессы понятно и группируйте их по области (Продажи, Финансы, Производство), чтобы их было легко найти позже.
• Тестируйте, прежде чем доверять. Кнопка Тестировать рабочий процесс запускает с образцами данных и не касается ничего реального.
• Держите их читаемыми. Если рабочий процесс вырастает больше дюжины блоков, за ним становится трудно следить — разбейте его на более мелкие.
• Проверяйте панель управления время от времени. Рабочий процесс, который постоянно даёт сбой, обычно указывает на что-то, что стоит исправить.

Если что-то не работает

Пакет IL для управления лидами (готовые шаблоны)

В Маркетплейсе есть пакет из 22 готовых шаблонов (код IL) для дисциплинированного процесса продаж — SLA на первый контакт, follow-up по этапам, контроль задач, распределение по загрузке, правила для отпусков и новых менеджеров. Они находятся в категориях IL Sales Process и IL Operations.

С чего обычно начинают:

• IL-001 — Новый лид, контакт за 1 час: безопасный старт. Новый лид получает задачу связаться в течение 1 часа, заметку и уведомление. Включите его первым.
• IL-008 — Follow-up по предложению: после оферты — звонки через 1 час, 24 часа и 3 дня, и поток сам останавливается, когда лид переходит дальше.
• IL-014 — Карточки без задач: ежедневная проверка, которая находит активных лидов без открытой задачи и создаёт её.
• IL-002 / IL-016 — Распределение: переназначить или назначить лида наименее загруженному менеджеру.

Как ими пользоваться: откройте Маркетплейс, выберите шаблон IL, нажмите Применить. Как любой рабочий процесс из маркетплейса он создаётся выключенным — просмотрите его, сопоставьте роли и воронку со своей настройкой на странице IL Configuration (см. ниже), протестируйте на пробном лиде, затем включите. Начните с IL-001, потом добавляйте остальные по одному.

IL Configuration — настройка пакета в одном месте

Некоторым шаблонам IL нужны несколько пользовательских полей у лида (дата встречи, причина проигрыша, категория проблемы и т.д.), и они ссылаются на обобщённые роли (Sales, Presale, Team Lead, Operations) и на воронку presale, которая у вас может называться иначе. Вместо того чтобы редактировать каждый шаблон, воспользуйтесь консолью настройки.

Откройте Автоматизации → IL Configuration (/admin/workflow_automation/il_config, только для администратора). Она делает две вещи:

• Создаёт нужные шаблонам пользовательские поля — проверяет, какие поля IL уже есть, и создаёт недостающие в один клик (Создать все недостающие или по одному). Уже существующее поле никогда не дублируется.
• Сопоставляет роли и воронку с вашей установкой — свяжите обобщённые метки Sales / Presale / Team Lead / Operations с реальными именами ваших ролей и укажите воронку presale из вашей установки. Тогда шаблоны разрешают эти имена автоматически и работают без правки самих шаблонов. (Оставьте сопоставление пустым — будет использовано буквальное имя, так что и новая установка продолжит работать.)

Сделайте это до включения шаблонов IL, которые опираются на эти поля и роли. Ничего не запускается, пока вы не включите шаблон, поэтому можно применить их все и настроить в своём темпе.

Смотрите также

• Коннектор телефонной системы — превратите телефонные звонки в автоматические действия (пропущенный звонок может запустить задачу на обратный звонок)
• Настройка cron-задачи — нужна для рабочих процессов по времени и фоновых
• Начало работы с TSync — назад к основам