Основные средства 🏢

У каждой компании есть вещи, которые имеют значение — ноутбуки, телефоны, офисная мебель, автомобили, оборудование, лицензии на ПО. TSync Assets собирает их все в одном аккуратном месте, так что вы всегда знаете, что у вас есть, где это находится, кто этим пользуется, сколько это стоит сегодня и когда подходит срок обслуживания.

Думайте об этом как о полной истории жизни каждого предмета: со дня покупки, через каждого человека, который его одалживает, и каждый необходимый ему ремонт — вплоть до дня, когда вы его списываете.

Ваши первые несколько минут

Всё находится под одним пунктом боковой панели: Основные средства. Откройте его, и вы увидите Панель управления, Реестр активов, Обслуживание, Категории, Местоположения, Наряды на работу, Инвентаризации, Лицензии, Заявки (тикеты), Комплекты (Kits), Портал активов, Массовый импорт и Настройки.

1. Откройте Основные средства → Реестр активов. Это ваш главный список всего, чем владеет компания.
2. Выберите категорию для вашего предмета — например ИТ-ноутбук, автомобиль или лицензия на ПО. TSync поставляется с разумными категориями, готовыми к работе.
3. Добавьте свой первый предмет (см. ниже). Вот и всё — теперь вы ведёте настоящий реестр активов.

Панель управления (первая страница меню) показывает ключевые цифры с одного взгляда: сколько у вас активов, их общую балансовую стоимость, сколько доступно против назначенных, сколько на обслуживании, плюс панель «Внимание», которая выделяет обслуживание, срок которого подходит, и гарантии, которые скоро истекают.

Что бы вы хотели сделать?

➕ Добавить то, чем вы владеете

Откройте Основные средства → Реестр активов → + Новый актив и заполните то, что знаете:

1. Название и краткое описание.
2. Тип — обычный актив, лицензия на ПО, аксессуар, расходный материал или компонент чего-то более крупного.
3. Категория (ноутбук, автомобиль, лицензия…), Местоположение (какой объект или офис) и Статус (Доступен, Назначен, В ремонте, Неисправен, Списан, Утерян).
4. Производитель, модель, серийный номер и штрихкод, если они у вас есть — удобно, когда нужно позже найти конкретный предмет.
5. Дата покупки и стоимость — именно это позволяет TSync отслеживать его ценность со временем. Стоимость можно указать в любой валюте; TSync пересчитает её в вашу базовую валюту по правильному курсу на дату покупки и покажет предварительный расчёт в реальном времени по мере ввода.
6. По желанию — ликвидационная стоимость (сколько он будет стоить в конце срока службы), срок полезного использования в месяцах, метод амортизации и даты гарантии, страховки, окончания срока службы (end-of-life) и следующего обслуживания.

TSync автоматически присваивает каждому предмету уникальную метку (например, AST-00001), так что вам не нужно её придумывать.

💡 Категории несут полезные значения по умолчанию — например, как долго обычно служит такой вид предмета и какой метод амортизации использовать. Настройте их один раз, и каждый новый предмет их унаследует, так что добавление активов остаётся быстрым.

📁 Организуйте с помощью категорий, местоположений и производителей

• Основные средства → Категории позволяет создавать собственные группировки (ИТ-ноутбуки, автомобили, мебель…), каждая со своим сроком службы по умолчанию, методом амортизации и цветом. Их можно вкладывать (категория внутри категории).
• Основные средства → Местоположения — это место, где живут ваши объекты, этажи и офисы, чтобы вы всегда знали, где физически находится предмет.
• Производители и модели появляются в виде списков выбора на форме актива, так что вы можете записать, какая именно марка и модель у предмета (Dell, Apple и т.д.).

👤 Одолжить предмет кому-то и получить его обратно

Когда вы передаёте ноутбук коллеге или инструмент клиенту, зафиксируйте это, чтобы ничего не потерялось.

Чтобы выдать его: откройте предмет и нажмите Выдать.

1. Выберите человека (сотрудника или клиента), которому вы его отдаёте.
2. Установите дату, когда вы ожидаете его обратно.
3. При желании добавьте примечание — и по желанию зафиксируйте подпись на месте.

Статус предмета меняется на Назначен, и теперь он чётко связан с этим человеком.

Чтобы получить его обратно: откройте предмет и нажмите Принять. Предмет возвращается в статус Доступен, готовый для следующего человека.

У каждого предмета хранится полная история передачи — кто им владел, когда взял, когда вернул и любые примечания. Это полная, заслуживающая доверия запись для внутреннего контроля и аудитов.

📦 Выдайте целый набор сразу с помощью Комплектов (Kits)

Оснащение нового сотрудника обычно означает ноутбук и телефон и гарнитуру и монитор. Вместо того чтобы выдавать каждый по отдельности, соберите Комплект один раз и выдайте всё за один шаг.

Откройте Основные средства → Комплекты, создайте комплект с кодом и названием, затем добавьте предметы, которые он содержит (конкретные активы или просто модель). Когда будете готовы, выдайте весь комплект сотруднику, клиенту или проекту — каждый связанный актив назначается и автоматически получает собственную запись о передаче. Верните комплект, и все они разом возвращаются в статус Доступен. Страница комплекта показывает вам полную историю выдач.

🔑 Управляйте лицензиями на ПО и местами (seats)

Программное обеспечение и подписки не лежат на полке, поэтому для них своя зона.

Откройте Основные средства → Лицензии и добавьте лицензию с поставщиком, ключом, общим количеством мест (seats), датой покупки и датой истечения и стоимостью. Из лицензии вы можете назначить место сотруднику или конкретному активу и освободить его, когда оно больше не нужно — TSync ведёт за вас счёт использованных мест против общего количества и показывает каждую лицензию как активную, скоро истекающую или истёкшую. Вы решаете, за сколько дней вы хотите получать предупреждение об истечении.

🔧 Поддерживайте оборудование обслуженным и избегайте сюрпризов

Некоторые предметы требуют регулярного ухода — автомобилю нужна замена масла, измерительному оборудованию нужна калибровка, машинам нужен осмотр. TSync помогает спланировать всё это.

Для любого предмета вы можете запланировать обслуживание и зафиксировать:

• Какого вида оно — плановое обслуживание, непредвиденный ремонт, калибровка или плановый осмотр.
• Когда оно должно состояться, сколько стоит и кто его выполняет (ваша команда или внешний подрядчик).

Настройте регулярное обслуживание, и TSync будет напоминать за вас: отметьте обслуживание как выполненное, и оно автоматически запланирует следующее (например, через шесть месяцев). Страница Обслуживание перечисляет всё, с фильтром по тому, что предстоит — а система помечает всё, что просрочило свой срок, чтобы ничего не ускользнуло.

🛠️ Отслеживайте ремонты от начала до конца с помощью Нарядов на работу

Когда ремонт — это больше, чем быстрая заметка, оформите Наряд на работу (Work Order). Откройте Основные средства → Наряды на работу, создайте наряд на актив, задайте его тип и приоритет, назначьте его сотруднику или внешнему подрядчику и отслеживайте его от в ожидании к в работе и к выполнено. Вы можете прикреплять файлы (фото, сметы, счета), фиксировать стоимость и результат и связывать наряд с задачей обслуживания, так что завершение наряда заодно отмечает обслуживание выполненным.

🛡️ Никогда не пропускайте дату гарантии или страховки

Для каждого предмета вы можете зафиксировать, когда истекает его гарантия или страховка. TSync следит за этими датами и предупреждает вас заранее — так что вы можете продлить, подать претензию или заменить до того, как покрытие закончится, вместо того чтобы узнать об этом слишком поздно.

📉 Видеть, сколько ваше оборудование стоит со временем

Вещи, которыми вы владеете, теряют в цене по мере старения — трёхлетний ноутбук просто не стоит того, что вы за него заплатили. Бухгалтеры называют это амортизацией: распределение первоначальной стоимости на весь срок полезного использования предмета, понемногу каждый месяц, вместо того чтобы списывать всё сразу.

TSync рассчитывает это за вас. Для каждого предмета он знает стоимость покупки, сколько он должен прослужить и сколько будет стоить в конце (его остаточная, или «ликвидационная», стоимость). На основе этого он уменьшает стоимость месяц за месяцем, автоматически.

Вы можете выбрать один из двух распространённых подходов:

• Линейный (равномерное распределение) — стоимость снижается на одинаковую сумму каждый месяц. Просто и предсказуемо.
• Двойной уменьшающийся остаток (ускоренно в начале) — большая часть стоимости списывается в первые месяцы, затем темп замедляется. Это подходит для вещей, которые быстро теряют в цене, когда они новые.

TSync выполняет это для каждого актива автоматически в начале каждого месяца, так что ваши цифры остаются актуальными без всяких усилий с вашей стороны. Предпочитаете делать это по требованию? Откройте предмет и нажмите Запустить амортизацию сейчас. В любом случае TSync никогда не считает месяц дважды и никогда не позволяет стоимости предмета опуститься ниже его остаточной стоимости.

Каждый предмет показывает свою полную историю амортизации — месяц за месяцем, сколько было списано и сколько он стоит сейчас. Идеально для передачи чистых цифр вашему бухгалтеру.

🔄 Переместить, списать или продать предмет

По мере того как активы перемещаются или подходят к концу срока службы, вы управляете этим прямо со страницы самого предмета:

• Перемещение переводит актив в другой центр затрат (и по желанию в новое местоположение) — удобно, когда меняется отдел или проект.
• Списание выводит предмет из эксплуатации. Вы можете зафиксировать любые поступления от выбытия (сколько вы за него получили, если что-то получили), и его статус становится Списан.
• Продать / закрепить за клиентом связывает актив со счётом и клиентом и может автоматически передать его ему.

Когда бухгалтерия подключена, эти действия создают за вас соответствующие бухгалтерские проводки (см. Подключите к вашей бухгалтерии ниже).

🧾 Капитализируйте покупку прямо из счёта поставщика

Купили оборудование через модуль Закупки? Когда вы открываете подходящий счёт поставщика, появляется кнопка «Capitalize as Asset» (Капитализировать как актив). Нажмите на неё, и TSync начнёт новый актив за вас с уже заполненными поставщиком, номером счёта, датой и стоимостью — так что покупка становится отслеживаемым активом в пару кликов.

🔢 Проведите физическую инвентаризацию (Инвентаризации)

Раз в год (или когда угодно) вам захочется пройтись по помещению и подтвердить, что всё на своих местах. Откройте Основные средства → Инвентаризации и начните новую инвентаризацию, по желанию суженную до одного местоположения или категории. TSync строит для вас контрольный список — каждый подходящий актив с его ожидаемым местоположением и держателем.

Обходя помещение, отмечайте каждый предмет как найден, отсутствует, найден в другом месте, повреждён или выбыл и записывайте его состояние. TSync подсчитывает, сколько вы проверили и сколько вернулось с расхождением (сюрпризом). Если есть расхождения, он может автоматически запросить согласование, чтобы руководитель подтвердил несоответствия.

📥 Добавьте много активов сразу (Массовый импорт)

Начинаете с таблицы? Откройте Основные средства → Массовый импорт, скачайте готовый шаблон CSV, заполните свои строки (метка, название, серийный номер, категория, местоположение, производитель, модель, дата и стоимость покупки, метод амортизации, срок службы) и загрузите его. TSync импортирует их за один раз и покажет вам отчёт — сколько было создано, обновлено и пропущено. Повторная загрузка того же файла обновляет существующие строки, а не дублирует их.

📱 Распечатайте QR-этикетку и мгновенно находите любой предмет

У каждого предмета есть кнопка Печать QR-этикетки. Она создаёт готовую к печати наклейку с меткой предмета, названием, серийным номером и QR-кодом.

Наклейте её на ноутбук, машину, шкаф. Позже отсканируйте её любым телефоном — и предмет сразу же откроется в TSync, без поиска. Это делает физические инвентаризации быстрыми: пройдитесь по помещению, отсканируйте, готово.

🙋 Дайте сотрудникам управлять своим оборудованием (Портал активов)

Ваша команда может видеть, чем она владеет лично, не копаясь во всём реестре. Основные средства → Портал активов (держатель) показывает каждому сотруднику только активы, назначенные ему, с историей обслуживания, историей передачи и любыми открытыми нарядами на работу. Оттуда он может запросить обслуживание для чего-то, что барахлит — что оформляет наряд на работу, который подхватывает команда обслуживания.

🌐 Дайте клиентам видеть своё оборудование и обращаться за поддержкой (Портал клиента)

Если вы закрепляете оборудование за клиентами (например, арендованные или установленные у них устройства), они могут просматривать и обслуживать его сами через портал клиента — не звоня вам каждый раз.

Как это работает для клиента:

1. Клиент входит в свою учётную запись клиента (тот же логин, что и для счетов и оценок). Доступ к порталу вы даёте контакту из карточки клиента, как обычно.
2. На входе он видит аккуратную панель: сколько у него единиц оборудования, сколько открытых заявок в поддержку, сколько в работе и сколько решено.
3. В разделе «Моё оборудование» он видит список своих активов (тех, что вы за ним закрепили) и может открыть каждый для подробностей.
4. Через «+ Новая заявка» он может открыть заявку в поддержку, привязанную к единице оборудования (выбирает актив, пишет тему, описание и приоритет). Вы и ваша команда сразу получаете уведомление — в приложении и по электронной почте, — так что ничего не теряется.
5. В разделе «Мои заявки» он отслеживает статус каждой заявки и может отвечать в переписке; каждый ответ клиента снова уведомляет вас.

С вашей стороны вы работаете с этими заявками в разделе Основные средства → Заявки (тикеты): фильтруете по статусу или приоритету, берёте заявку в работу, отвечаете (публично или внутренней заметкой), прикрепляете файлы, меняете статус по цепочке открыта → в работе → ожидает клиента → решена → закрыта и действуете сразу над несколькими. Каждое действие отправляет уведомления клиенту, чтобы он всегда был в курсе. Словом, клиенты сами обрабатывают свои запросы по обслуживанию оборудования, а у вас всё централизованно и прослеживаемо.

📚 Подключите к вашей бухгалтерии (проводки в ГК)

Если вы используете модуль Бухгалтерия, события активов могут проводиться прямо в главную книгу — покупка актива (капитализация), ежемесячная амортизация, перемещения и выбытия. Вы задаёте, какие счета использовать, в Настройках (разумное значение по умолчанию плюс переопределения по категории и по активу) и включаете или выключаете автоматическую проводку амортизации. Каждая проводка фиксируется, и вы можете в любой момент просмотреть полный список в разделе Основные средства → Проводки ГК (журнал аудита только для чтения). Если бухгалтерия не подключена, часть с активами всё равно работает сама по себе — просто ничего не проводится в бухгалтерию.

Кто что может делать

Вы решаете, кто из ваших людей может видеть активы и управлять ими. Типичная настройка:

Права доступа детальные, так что вы можете предоставить ровно то, что нужно каждой роли.

Подстройте под вашу компанию

Откройте Основные средства → Настройки. Несколько простых настроек позволяют адаптировать всё под то, как вы работаете:

• Префикс и дополнение нулями, используемые для автоматических меток (чтобы они читались как AST-00001 или как вам удобно).
• Метод амортизации по умолчанию (линейный или двойной уменьшающийся остаток).
• Выполняется ли ежемесячная амортизация автоматически.
• За сколько дней вы хотели бы получать предупреждения о предстоящем обслуживании и истекающих гарантиях.
• Ваша страна и базовая валюта, которые задают правило обменного курса, используемое, когда вы вводите стоимость в другой валюте (Румыния использует курс предыдущего рабочего дня; Молдова использует курс того же дня).
• Сопоставление бухгалтерских счетов (ГК) для капитализации, амортизации и выбытия, а также сумма, выше которой покупка предлагается к капитализации.

Разумные значения по умолчанию установлены с самого начала, так что вы можете изменить их позже или не менять вовсе.

Полезно знать

• Работает самостоятельно. Амортизация и проверки раннего предупреждения происходят по расписанию в фоновом режиме, так что ваши цифры и напоминания остаются актуальными без усилий. (Это зависит от настроенной запланированной задачи — см. Настройка cron-задачи.)
• Ничего никогда не теряется. Каждая передача, каждый ремонт и каждая инвентаризация фиксируются, так что у вас всегда есть полная история каждого предмета.
• Начните с малого. Добавьте несколько ключевых предметов сегодня; вы можете дополнить детали, когда у вас будет свободная минута.

Куда двигаться дальше

• 🛒 Покупаете новое оборудование? См. Руководство по закупкам.
• 📦 Отслеживаете расходные материалы на складе? См. Руководство по складу.
• 🏠 Заблудились? Вернитесь к Началу работы с TSync.