🎓 Академия — обучение

Академия — это место, где живёт ноу-хау вашей компании. У неё два слоя, и вы сами решаете, как далеко пойти:

1. Видеобиблиотека — ваши видео «как сделать», для адаптации и по продуктам в одном месте, разложенные по категориям, каждое с плеером и обсуждением. Доступны сотрудникам, клиентам в их портале или и тем и другим.
2. Структурированное обучение (Instruiri) — настоящие программы обучения: упорядоченный маршрут обучения из шагов (видео, материал, тест, задача, ссылка), назначаемый людям, с отслеживанием прогресса, тестами с баллами, порталом для кандидатов без входа в систему (для тех, кого вы ещё не наняли) и автоматической записью об обучении в кадровом деле сотрудника после завершения.

Всё по умолчанию выключено. Ничего не меняется, пока администратор не включит модуль.

Как включить

1. Установите модуль в Центре конфигурации → Управление модулями (Module Management Center) — или со страницы Модули. Его таблицы создаются автоматически.
2. Откройте карточку Академия в Центре конфигурации (доступна всегда, даже пока модуль инертен).
3. В Академия → Настройки задайте Статус модуля:
   • Выкл (инертен) — ничего не показывается; доступна только страница настроек.
   • Вкл — в боковом меню появляется пункт Академия, а в портале клиентов — вкладка Обучение.
4. Там же решите, нужен ли вам слой обучения:
   • Включить структурированное обучение — добавляет меню Программы обучения, Тесты и Моё обучение, а также запись об обучении в кадровом модуле при завершении. Оставьте выключенным — и у вас будет только видеобиблиотека, ровно как раньше.
   • Разрешить доступ кандидатам (до найма) по ссылке-приглашению — позволяет пригласить того, кто ещё не сотрудник (см. Как пригласить кандидата ниже).
   • Срок действия приглашения (дней) — сколько живёт ссылка-приглашение (по умолчанию 14).

После включения структурированного обучения Академия становится меню с подпунктами: Видеобиблиотека, Программы обучения, Тесты и Моё обучение.

Обзор Академии

Клик по самой «Академии» открывает страницу обзора — собственную страницу раздела, а не седьмой список. Она отвечает на те два вопроса, с которыми вы туда и заходите: что здесь есть и что за мной сейчас числится.

• Плитки для видеобиблиотеки, программ обучения, банка тестов, сертификаций, матрицы обучения и базы знаний, каждая с актуальным счётчиком — одного взгляда хватает, чтобы понять, есть ли в разделе что-нибудь.
• Мои открытые обучения — назначенные вам программы, которые ещё не завершены, с пометкой просрочено.
• Вы видите только те плитки, к которым даёт доступ ваша роль; раздел, который вам не открыть, не показывается вовсе.

До v9.1.0 клик по названию раздела лишь раскрывал подменю слева, а правая панель оставалась на ранее открытой странице — клиентка сообщила об этом именно такими словами. Раздел, у которого есть собственная страница, теперь её открывает.

Кто что может (права)

Задаются по ролям в Настройки → Роли. Право, выданное на роль, работает так же, как выданное человеку напрямую.

У администраторов есть всё.

Часть 1 — видеобиблиотека

Организация видео по категориям

Откройте Академия → Категории (только менеджеры), чтобы сгруппировать видео:

• Добавьте категорию с названием и необязательным порядком сортировки.
• Измените название или порядок прямо в списке либо удалите категорию.
• Удаление категории никогда не удаляет видео — они просто становятся Без категории.

Добавление видео

Откройте Академия → Новое видео (только менеджеры) и заполните форму:

О ссылке на видео: адрес YouTube или Vimeo распознаётся автоматически и превращается во встроенный плеер. Прямая ссылка на видеофайл (например .mp4 или .webm) — или видео, хранящееся в File Hub, — воспроизводится во встроенном плеере. Вставьте адрес в поле URL видео.

Просмотр видео (сотрудники)

Видеобиблиотека открывает сетку карточек, сгруппированных по категориям; на каждой — миниатюра, название и число просмотров.

• Фильтруйте по категории через выпадающий список или ищите по названию и описанию.
• Нажмите на карточку, чтобы открыть страницу видео — плеер, описание и обсуждение под ними.
• Счётчик просмотров растёт при каждом открытии видео.
• Обсуждение: любой сотрудник может оставить комментарий; менеджеры могут удалять комментарии.

Кто какое видео видит

Неактивное видео скрыто от всех, кроме менеджеров. В самой библиотеке назначения на конкретного человека нет — каждый, кто попадает в Академию, видит видео, разрешённые его ролью и видимостью видео. Когда нужно назначить обучение конкретному человеку и следить за его прогрессом — для этого существуют программы, описанные ниже.

Вкладка «Обучение» у клиента

Когда Академия Вкл, авторизованные клиенты получают в портале вкладку Обучение с видео, помеченными Только клиенты или Сотрудники + клиенты, сгруппированными по категориям. Клиент может смотреть и комментировать — больше ничего.

Где хранятся видео

Академия сама видеофайлы не хранит. Каждое видео — это либо ссылка для встраивания (YouTube, Vimeo…), либо прямая ссылка на файл, либо видео в TSync File Hub, так что одна библиотека может сочетать ссылки и размещённые файлы.

Часть 2 — структурированное обучение

Создайте программу обучения

Академия → Программы обучения → Новая программа: дайте название и описание (и отметьте активной). Сохраняете — и попадаете в конструктор программы, где три части: маршрут обучения, назначенные люди и блок приглашения кандидата.

Соберите маршрут обучения

Маршрут обучения — это упорядоченный список шагов. Добавляете шаг, выбираете его тип и название и ставите два переключателя:

• Обязателен для завершения — включено по умолчанию. Необязательный шаг помечается меткой optional и не задерживает завершение программы.
• Барьер найма (hiring gate) — отмечает шаг, до которого доходит кандидат. Кандидат видит маршрут только до первого барьера найма включительно и ничего дальше.

Сортировка задаёт порядок. Шаг можно отредактировать или удалить в любой момент.

Соберите тест

Академия → Тесты → Новый тест задаёт правила:

Затем добавьте вопросы в конструкторе теста: Один вариант, Несколько вариантов или Верно / Неверно, каждый стоит заданное вами количество баллов, с отмеченными правильными ответами и необязательным пояснением, которое показывается после проверки.

Проверка автоматическая и взвешенная по баллам — результат обучающегося это его баллы, делённые на общую сумму баллов, сравнённые с порогом сдачи. Тот, кто уже сдал, не может перепройти тест и испортить результат, а когда максимум попыток исчерпан, тест для него закрывается.

Назначьте людей

В конструкторе программы выберите одного или нескольких сотрудников, при желании укажите срок и нажмите Назначить. С этого момента человек видит программу в разделе Моё обучение.

• Снять назначение убирает человека из программы (с подтверждением).
• Автоматические назначения — например от Контроля качества после проваленной оценки — выглядят так же и помечены источником.

Как пригласить кандидата (до найма)

Если доступ кандидатов включён, в конструкторе программы есть блок Пригласить кандидата (до найма): введите имя человека (и при желании e-mail) и нажмите Создать ссылку доступа.

• Вы получаете ссылку с токеном, которую передаёте кандидату — он открывает её в любом браузере и изучает программу без учётной записи и без входа в систему.
• Кандидат видит маршрут до первого барьера найма включительно и ничего после него.
• Ссылка истекает через число дней, заданное в настройках, а вы можете отозвать кандидата в любой момент — ссылка сразу перестаёт работать.
• Когда он завершает часть до найма, портал сообщает, что ваша команда свяжется с ним.

Как проходит обучение (взгляд обучающегося)

Моё обучение перечисляет всё назначенное текущему пользователю со статусом — Назначено, В процессе, Завершено — сроком, если он есть, и кнопкой Продолжить (или Просмотреть).

Внутри программы обучающийся видит маршрут по порядку, строку прогресса («3/5 обязательных шагов выполнено · 60 %»), метки optional и hiring gate, и по каждому шагу:

• шаг видео открывает видео из библиотеки;
• шаг тест открывает Пройти тест (или Пройти заново, или Посмотреть результат после сдачи);
• у любого другого шага есть простая кнопка Отметить выполненным.

Когда все обязательные шаги выполнены, программа помечается как Завершена, и обучающийся получает подтверждение — включая то, что в его кадровое дело добавлена запись об обучении.

Запись об обучении в кадрах

Когда программу завершает сотрудник, Академия записывает запись об обучении в Кадровый учёт: одно обучение на программу (поэтому второй завершивший попадает в ту же запись, а не создаёт дубликат), с этим сотрудником в качестве участника. Личное дело отражает реально пройденное обучение, и никому не нужно вносить это вручную.

Где это ещё видно

• Панель управления — плитка Моё обучение показывает, что вам ещё предстоит; включается в окне Настроить виджеты на панели управления.
• Контроль качества — проваленная оценка может автоматически назначить корректирующую программу; см. Контроль качества.
• Автоматизации — назначения и завершения обучения являются обычными системными событиями, поэтому TSync Automations может на них реагировать.

Сертификация: «действителен до», а не просто «завершил»

Для обязательного обучения вопрос, на который нужно отвечать, — не «прошёл ли курс?», а «сертифицирован ли сейчас?». Это разные вещи: человек мог закончить курс три года назад, и срок уже истёк.

На программе задаётся срок действия в месяцах. С этого момента тот, кто её завершает, автоматически получает сертификат с датой истечения. Все они видны в Академия → Сертификации, разбитые на действующие, скоро истекающие, истёкшие, без истечения и заменённые.

Что стоит знать заранее:

• Срок отсчитывается от даты завершения, а не от дня, когда вы его задали. Сертификат, оформленный с опозданием на месяц, не получает лишний месяц.
• Пересертификация ничего не удаляет. При повторном прохождении старый сертификат становится «заменённым» и остаётся в списке. История — кто чем владел и когда — это именно то, что нужно проверке.
• Состояние вычисляется при каждом показе из даты истечения. Это не отдельное поле, которое может тихо устареть за ночь.
• Программа без срока действия выдаёт сертификаты, которые не истекают никогда. Так ведёт себя любая программа, пока вы не зададите срок, — само ничего не меняется.

Предупреждение заранее. За 30 и за 7 дней до истечения (оба срока настраиваются) система отмечает сертификаты, которые скоро закончатся. Если на программе включить автоматическое переназначение, она назначится заново при истечении. Без галочки вас просто уведомят — потому что поставить курс перед человеком это действие, а не уведомление.

Чему именно учили

Запись об обучении защитима только если вы можете показать, что содержал курс тогда. Программы правят: без этого сертификат 2024 года указывал бы на сегодняшний материал.

Система сама делает снимок программы — упорядоченный список материалов, тестов и заданий — в момент завершения и привязывает его к сертификату. В списке сертификаций это колонка «Заверенная редакция». Новый снимок делается только когда содержание действительно изменилось; сохранение без изменений его не создаёт.

Сертификаты, выданные до появления этой функции, показывают «—». Это честный пробел, а не ошибка.

Матрица обучения: кто чем должен владеть

До сих пор курс попадал к человеку потому, что его назначил руководитель, или потому, что провалена оценка качества. Не хватало фразы, на которой на самом деле держится соответствие: «все в роли X должны иметь сертификацию Y».

В разделе Академия → Матрица обучения вы пишете именно это. У правила есть название, программа и охват: весь персонал, роль, отдел или должность. «Весь персонал» — вариант по умолчанию: новый сотрудник попадает под правило автоматически, а не остаётся тихо вне его.

По каждому правилу видно реальное покрытие: сколько соответствуют из скольких охвачены, плюс у скольких нет, у скольких истёк срок, сколько в процессе. Показывается со знаменателем, никогда голым процентом — «9 из 11, 2 не хватает» говорит, кого искать; «82% соответствия» — нет.

Правило само по себе ничего не выполняет. Поставьте галочку «автоматически назначать недостающее», и ежедневный запуск назначит программу тем, у кого её нет или у кого истёк сертификат. Без галочки — а так по умолчанию — правило только показывает картину, что и так самое полезное.

Кнопка Пересчитать сейчас даёт актуальную картину сразу, не дожидаясь завтра.

Чтобы пересдача снова стала проверкой (банки вопросов)

Тест с фиксированным набором вопросов перестаёт что-либо проверять после второй попытки. Перемешивание порядка не помогает: это те же вопросы в другой последовательности, поэтому пересдача измеряет память о тесте, а не знание материала.

Разложите вопросы по банкам — короткое слово на каждом вопросе, например охрана труда или хранение — и скажите тесту, сколько брать из каждого. Двадцать вопросов в банке, пять вытянутых — и две попытки действительно отличаются.

• Тест, который ничего не тянет, спрашивает всё, ровно как сегодня. Ничего не меняется, пока вы не попросите.
• Банк, у которого просят больше вопросов, чем в нём есть, отдаёт что есть, а не падает.
• Выборка, не совпавшая ни с одним банком, возвращается к полному набору — обучающийся никогда не откроет пустой тест.
• Система запоминает, какие вопросы были заданы на самом деле в каждой попытке, и именно это делает возможным следующий раздел.

Какие вопросы работают

Под тестом видно по каждому вопросу, как он ведёт себя на практике:

• Сколько ответили верно. Вопрос, на который правильно отвечают все, ничего не говорит ни о ком; вопрос, на который почти никто не отвечает, обычно плохо сформулирован, а не сложен.
• Согласуется ли он с остальным тестом. Если те, кто в целом набирает много, — это те же, кто отвечает на этот вопрос, значит, он измеряет то же самое, что и тест. Если наоборот — вопрос, скорее всего, запутанный или отмеченный правильным ответ на самом деле неверен.
• Держится ли тест как единое измерение.

Две оговорки честности, потому что цифру рядом с вопросом легко принять за приговор:

• Вопрос, на который верно отвечают все, показан как «не определено», а не как слабый. Его не с чем сравнивать — назвать это «слабым» значит отправить вас удалить вполне хороший вопрос.
• Ниже 30 попыток всё помечено как ориентировочное. Вывод из четырёх попыток — это шум, и он заслуживает об этом сказать, а не выглядеть авторитетно.

Где всё это находится

Это было описано здесь раньше, чем стало доступным. Начиная с 2.5.0 у каждого есть свой экран:

• Банки вопросов. У вопроса заполните поле Банк (оно подсказывает банки, уже используемые в этом тесте). Затем откройте настройки теста и в разделе Выборка из банков вопросов укажите, сколько вопросов брать из каждого. Оставьте пустым — задаются все вопросы, ровно как раньше.
• Статистика по вопросам. В списке тестов — маленькая кнопка с диаграммой рядом с тестом. Каждая цифра показана рядом с числом ответов, на которых она основана.
• Повторения. В верхней части страницы Моё обучение, когда наступает срок.

Что стоит знать о банках: поскольку каждая попытка берёт новый набор, пересдача — это не тот же тест. В этом и смысл; отсюда же следует, что задаётся столько вопросов, сколько настроено, а не сколько в банке. Тот, кто верно ответил на все десять выбранных, получает 100%, а не 25%.

Повторения с растущими интервалами

Бо́льшая часть того, что человек усвоил на курсе, исчезает за недели, если ничто её не возвращает. Короткий опрос через увеличивающиеся промежутки — средство с самой прочной доказательной базой, и стоит оно почти ничего, потому что переиспользует тесты, уже входящие в программу.

Задайте интервалы в настройках модуля — например 7, 30 и 90 дней. После завершения программы человек получает короткое повторение в каждый из этих моментов, из тестов внутри неё.

Поставляется пустым, поэтому ни одна установка не начнёт рассылать опросы, которых не просила. А ежедневная задача только сигнализирует, что повторение подошло, — она никого не оценивает.

«Сначала вот это» (предварительные требования)

Упорядочить шаги пути — не то же самое, что их требовать. Обучающийся всегда мог перескочить вперёд, а программа, предполагающая, что модуль охраны труда был пройден первым, никак не могла на этом настоять.

Есть два уровня:

• Внутри пути — элемент может требовать другой завершённым, при желании с минимальным баллом. «Практика открывается только после того, как теория набрала не меньше 80%.»
• Между программами — программа может требовать другую. Здесь система проверяет, что человек владеет сертификатом сейчас, а не просто когда-то завершил: просроченный сертификат не удовлетворяет требованию, иначе это было бы не требование.

Когда что-то закрыто, обучающемуся сообщают, какой элемент нужно завершить и с каким баллом. «Закрыто» без продолжения порождает только телефонный звонок.

Одно намеренное решение: если требование вообще нельзя проверить — скажем, элемент, на который оно ссылается, удалён, — шаг открывается. Закрыть человеку доступ к его же обучению из-за сломанной ссылки — бо́льшая ошибка. Смысл в том, чтобы упорядочить обучение, а не запереть в нём людей.

Очные занятия и посещаемость

Для всего, что преподаётся в аудитории, доказательством при проверке служит лист посещаемости. Занятие, записанное лишь как отмеченный шаг, ничего не доказывает о том, кто там на самом деле был.

Под программой вы планируете занятие — дата, место, преподаватель, вместимость, — записываете людей и отмечаете, кто присутствовал.

Отметить посещение занятия, которое ещё не началось, нельзя. Это не ранняя запись, а ложная, и вся ценность листа посещаемости в том, что его нельзя составить заранее.

Полезно знать

• Удаление программы убирает за собой. Назначения, прогресс и попытки тестов удаляются вместе с ней, а ссылки кандидатов на эту программу перестают работать — публичных «осиротевших» ссылок не остаётся.
• Портал кандидата открывается на языке вашей установки, а не на английском, так что румынский или русский кандидат получает страницу, которую может прочитать.
• При удалении модуля ничего не уничтожается — видео, программы и прогресс остаются в базе данных.

Куда дальше

• ✅ Измеряйте работу и запускайте обучение при провале → Контроль качества
• 👥 Личные дела, подразделения и история обучения → Кадровый учёт
• 📁 Храните материалы → File Hub
• 🏠 Заблудились? Назад к Началу работы с TSync