Филиалы / Операционные подразделения

Компания редко работает из одного места. У вас есть головной офис, несколько магазинов или шоурумов, складская точка, может быть сервисная точка. Филиалы (также называемые операционными подразделениями) дают единый аккуратный общий список этих мест — вместо того чтобы каждый вписывал филиал в свободное поле и писал его каждый раз по-разному.

Когда филиалы заведены, вы можете привязывать бизнес-записи к филиалу: лид, проект, счёт. Тогда менеджер филиала видит только свои лиды, а вы можете сузить любой список до одной точки.

Когда это использовать?

Включайте эту функцию, если ваша компания работает из нескольких точек и вы хотите:

держать чистый, переиспользуемый список этих точек (без опечаток в текстовом поле);
знать, какому филиалу принадлежит лид, проект или счёт;
дать каждому менеджеру филиала работать с записями своего филиала;
фильтровать лиды, счета, сметы, предложения и проекты по филиалу.

Мультикомпания для этого не нужна — Филиалы работают и на однокомпанийной установке. (Мультикомпания — для ведения отдельных компаний; Филиалы — это точки внутри одной компании.)

Где это найти

Филиалы находятся под консолью Компании. Перейдите в Настройки → Компании (/admin/tsync_tenants) и нажмите кнопку Филиалы на этой странице. Оттуда вы также попадаете в Доступ к филиалам и Сопоставление филиалов.

Сотруднику не нужно быть полным администратором, чтобы управлять филиалами — можно выдать только права Филиалы компании, чтобы менеджер филиала попал на эту страницу и больше никуда.

Начните мягко: четыре режима

У Филиалов есть режим активации, который вы выбираете на панели настроек консоли Филиалы. Это ваш плавный вход: ничего не меняется на повседневных экранах, пока вы не будете готовы:

Выкл (по умолчанию) — список филиалов существует, но ни на что не влияет. Собирайте список спокойно.
Shadow — безопасная проба: можно собрать список и сопоставить старые значения, по-прежнему без изменений на повседневных экранах.
Гибрид — селекторы, фильтры и бейджи филиала начинают появляться на лидах, проектах и документах.
Канонический — полностью обязателен: филиал становится обязательным там, где вы настроили.

Та же панель настроек позволяет выбрать, где филиал обязателен (лиды, проекты, финансовые или складские документы, HR), какой филиал предлагать по умолчанию, и настройку контроля доступа — от никакого до ограничения каждого сотрудника его собственными филиалами. Это ограничение доступа действует только в режиме Гибрид или Канонический (в Выкл/Shadow никто никогда не блокируется).

Рекомендуемое внедрение: начните с Выкл, соберите список филиалов, перейдите в Shadow, чтобы сопоставить старые текстовые значения, затем переходите в Гибрид, когда захотите, чтобы появились селекторы и фильтры. К Каноническому переходите только после того, как все привыкнут выбирать филиал.

Консоль Филиалы

В Филиалах вы управляете самим списком:

Добавить филиал — нажмите Новый филиал, выберите компанию, к которой он относится, задайте название и (по желанию) короткий код, тип и менеджера. Код должен быть уникальным в рамках своей компании. Филиал всегда принадлежит одной компании.
Редактировать филиал — откройте его, чтобы в любой момент изменить название, код, тип или менеджера.
Филиал по умолчанию — первый созданный для компании филиал становится филиалом по умолчанию. Кнопкой со звездой перенесите «по умолчанию» на другой филиал. У компании всегда ровно один филиал по умолчанию.
Деактивировать / архивировать — филиал, который больше не используется, можно деактивировать (он перестаёт появляться в списках) или архивировать (скрыть). Позже его можно снова активировать — ничего не теряется.
Удалить филиал — филиал, созданный по ошибке, можно удалить окончательно кнопкой Удалить, но только после того, как он заархивирован, и только если он не является филиалом по умолчанию у компании. TSync спрашивает подтверждение, убирает выданные на него права доступа сотрудников и записывает удаление в журнал аудита. Если вы просто хотите перестать им пользоваться — заархивируйте его: удаление для настоящих ошибок, а не для вывода из работы филиала с историей.

Кто может работать в каждом филиале

Откройте Доступ к филиалам (кнопка на странице Филиалы), чтобы определить, кто из сотрудников может работать в каком филиале:

Выберите филиал, затем предоставьте доступ сотруднику и выберите уровень: просмотр, операции, управление, менеджер филиала или админ филиала. Уберите доступ в любой момент.
Важное правило: сотрудник без назначений филиалов может пользоваться всеми филиалами. Это сделано специально — ничего не ломается, пока вы настраиваете. Как только вы назначаете кому-то конкретные филиалы, он ограничен ими, а остальные филиалы перестают для него отображаться (когда контроль включён в панели настроек).
Доступ к филиалу подчинён доступу к компании: человеку нужен доступ к компании, прежде чем филиал в ней имеет смысл.

Филиалы на лидах

Когда слой в режиме Гибрид (или Канонический), каждый лид можно привязать к филиалу:

Откройте лид — блок Филиал показывает его текущий филиал (или напоминание, если филиал обязателен) с выпадающим списком, чтобы назначить филиал. Вы видите только филиалы активной компании, которые вам разрешены.
Новые лиды могут получить филиал автоматически: если поведение филиала по умолчанию — использовать филиал компании по умолчанию, новый лид без филиала заполняется филиалом компании по умолчанию.
В списке лидов колонка и бейдж Филиал показывают филиал каждого лида, а фильтр по филиалу позволяет сузить список — удобно менеджеру филиала, которому нужны только свои лиды.

Филиалы на проектах, счетах, сметах и предложениях

Филиал доходит и до проектов, и до коммерческих документов:

Откройте проект — панель Филиал вверху позволяет задать филиал проекта (а новый проект автоматически получает филиал компании по умолчанию).
Счета, сметы и предложения наследуют филиал от проекта, к которому относятся. Документ, выставленный по проекту, автоматически помечается филиалом этого проекта (или филиалом компании по умолчанию, если он не привязан к проекту) — вам не нужно задавать его вручную.
Списки счетов, смет, предложений и проектов получают фильтр по филиалу, чтобы можно было сузить любой из них до одного филиала.
Договоры, расходы и кредит-ноты тоже имеют филиал: договор берёт филиал компании по умолчанию, расход наследует филиал связанного проекта, и каждый из этих списков получает фильтр по филиалу.
Отчёт Активность по филиалам (в консоли Отчёты) считает по филиалам лиды, проекты, счета, сметы, предложения, договоры, расходы и кредит-ноты — быстрый рейтинг по филиалам.

Филиалы на складах

Склад можно назначить филиалу в форме его редактирования (поле Филиал появляется, как только слой включён). Поскольку все запасы, движения и складские документы привязаны к складу, назначение склада филиалу ограничивает все его запасы этим филиалом — сотрудники, ограниченные определёнными филиалами, видят только эти склады (плюс оставленные Без назначения, которые остаются глобальными и видны всем). Склад может принять только филиал своей компании, поэтому назначение не может «утечь» запасами между компаниями.

Филиалы на местах казначейства

Место казначейства — банковский счёт, касса или карта, где вы держите деньги — тоже можно назначить филиалу в форме его редактирования (Finance & Bank → Места казначейства; поле Филиал появляется, как только слой включён). Поскольку каждый остаток и движение места привязаны к самому месту, присвоение месту филиала ограничивает весь его денежный поток этим филиалом — сотрудники, ограниченные определёнными филиалами, видят только эти места (плюс оставленные Без назначения, которые остаются глобальными и видны всем). Когда слой включён, новое место предзаполняется филиалом компании по умолчанию, а место может принять только филиал своей компании.

Уход от старого текстового поля «филиал»

Раньше хранили филиал в свободном кастом-поле (например, Филиал)? Ничего переписывать не нужно. Откройте Филиалы → Сопоставление филиалов:

Оно находит такие кастом-поля и перечисляет каждое уникальное значение с числом использующих его записей.
Для каждого значения сопоставьте его с существующим филиалом или создайте филиал прямо из него. Лиды, которые использовали это текстовое значение, затем автоматически заполняются реальным филиалом. Ненужные значения можно игнорировать.

Вид BX Leads (альтернативный экран лида) тоже получает нативный селектор Филиал, так что вы задаёте филиал из того же чистого списка независимо от того, какой экран лида используете.

Совет: спешить некуда. Оставьте Филиалы Выкл, пока действительно не начнёте работать из нескольких точек, затем проходите Shadow → Гибрид в своём темпе.