Sarcini & pontaje

Sarcinile sunt lucrurile tale de făcut — de sine stătătoare sau atașate oricărui element din TSync. Pontajele (timpul lucrat) sunt timpul pe care echipa ta îl înregistrează pe acele sarcini, pe care apoi îl poți factura unui client. Pagina aceasta le explică pe amândouă pentru tot sistemul; într-un proiect funcționează la fel (vezi Management proiecte).

Lista mea (My To Do) — lista ta personală

My To Do e propria ta listă de lucruri de făcut, separată de Sarcini. Acum o poți organiza:

  • Categorii colorate — creează-ți propriile categorii (fiecare cu o culoare), pune un element într-o categorie și filtrează lista după categorie. Fiecare element afișează categoria ca o mică etichetă.
  • O culoare per element — dă unui singur element propria dungă colorată.
  • O prioritate — Normală, Mică, Medie sau Mare, afișată ca o mică insignă.

Alegi categoria, culoarea și prioritatea direct în căsuța de adăugare/editare. Elementele existente rămân neîncadrate („General") până le folosești — nimic nu se schimbă automat.

Sarcinile deschise dintr-o privire — meniul din bara de sus

Lângă clopoțelul de notificări există un meniu de sarcini în bara de sus. Listează sarcinile tale deschise atribuite, fiecare cu un buton marchează ca finalizată dintr-un clic, plus un link Vezi toate sarcinile.

O mică insignă cu numărul de sarcini deschise apare pe pictograma de sarcini din bara de sus și pe elementul Sarcini din meniul lateral, ca să vezi câte sarcini te așteaptă fără să deschizi nimic.

Unde trăiesc sarcinile

  • O zonă globală de Sarcini — deschide Sarcini în meniul lateral pentru lista completă și tabla kanban cu tot ce e atribuit în companie.
  • Pe orice înregistrare — majoritatea elementelor au un tab Sarcini: un proiect, un lead, un client, o factură, o ofertă, un contract… O sarcină creată acolo rămâne legată de acel element, ca să vezi mereu „ce mai e de făcut pentru asta".

Creează o sarcină

  1. Apasă Sarcină nouă.
  2. Dă-i un nume și (opțional) o descriere.
  3. Legată de — las-o de sine stătătoare, sau leag-o de un proiect / lead / client / factură / … ca să apară pe tab-ul Sarcini al acelei înregistrări.
  4. Atribuie-o uneia sau mai multor persoane, adaugă urmăritori care trebuie ținuți la curent.
  5. Setează o dată de început și scadență, o prioritate (Mică → Urgentă), un status și eventuale etichete.
  6. Atașează fișiere dacă e nevoie și salvează.

Bifează Publică pentru ca sarcina să fie vizibilă clientului în portalul lui — util când vrei să vadă progresul.

Mută sarcinile pe tablă

Fiecare sarcină are un status care parcurge etape clare (de ex. Neîncepută → În lucru → Testare → În așteptare feedback → Finalizată). Pe tabla kanban doar tragi cardul dintr-o coloană în alta. Filtrele rapide restrâng tabla la un proiect, un responsabil, o prioritate sau un interval de scadență, ca să vezi doar ce contează acum.

Împarte munca — subsarcini & checklist-uri

  • Subsarcini — împarte o sarcină mare în altele mai mici care se adună sub ea.
  • Checklist-uri — o listă simplă de bifat în interiorul unei sarcini („sună furnizorul", „încarcă poza"). Poți salva un șablon de checklist și să-l reutilizezi pe fiecare sarcină similară, ca să nu uiți niciun pas.

Discută, urmărește, atașează

  • Comentarii — discută sarcina pe firul ei; menționează un coleg ca să-l implici.
  • Urmăritori — oricine urmărește o sarcină primește actualizările ei.
  • Atașamente — pune fișiere (sau un link) direct pe sarcină.

Memento-uri

Setează un memento pe o sarcină — pentru tine sau un coleg — ca TSync să-ți amintească înainte de termen. Poți adăuga, edita și șterge memento-uri pe sarcină.

Sarcini care se repetă

Pentru munca de rutină (un raport lunar, o verificare săptămânală), marchează o sarcină recurentă — la fiecare X zile/săptămâni/luni TSync creează automat o copie nouă, deci o configurezi o singură dată.

Sarcini care depind una de alta

Poți face o sarcină să aștepte ca alta să se termine întâi — util când pasul B nu poate începe până nu e gata pasul A.

Setări pentru tabla de sarcini

Administratorii — și oricine căruia îi acorzi dreptul (vezi Drepturile) — pot regla cum arată tabla de sarcini din Setări → Sarcini — afișare și comportament. Fiecare opțiune păstrează implicit comportamentul actual, deci nu se schimbă nimic până nu o activezi.

  • Ordonează Kanban-ul după termen — sortează fiecare coloană astfel încât sarcinile cu scadența cea mai apropiată apar primele și adaugă o dungă colorată pe marginea stângă a fiecărui card, în funcție de cât de aproape e termenul: expirat (roșu), azi (verde), săptămâna aceasta (albastru), săptămâna viitoare (chihlimbar) și mai târziu (gri). Dintr-o privire vezi ce e întârziat și ce urmează. (Activat implicit.)
  • Ascunde urmărirea timpului pe sarcini — pentru echipele care nu facturează timp, ascunde controalele de tarif orar, cronometru și facturabil de pe cardul sarcinii, ca ecranul să rămână concentrat pe muncă. Cronometrul din bara de sus rămâne neatins. (Dezactivat implicit.)
  • Colorează cardurile după stare — colorează fiecare card kanban după cum sarcina e încă activă sau finalizată, cu două culori pe care le alegi tu (o nuanță pentru Activ și una pentru Finalizat). (Dezactivat implicit.)

Coloana Etapă în lista de Sarcini

Când o sarcină e legată de un lead, lista de Sarcini poate afișa o coloană Etapă lead — un ecuson colorat cu etapa din pâlnie în care se află acel lead acum. Îți arată contextul de vânzări al sarcinii (la ce pas din pâlnie stă lead-ul) direct din listă, fără s-o deschizi. Ecusonul folosește culoarea proprie a etapei lead-ului.

Cronometrare & pontaje

Așa înregistrezi cine a lucrat cât și la ce — și baza pentru facturarea timpului.

Cronometrul în timp real

Pe o sarcină, apasă Pornește cronometrul ca să începi numărătoarea. Cronometrul activ apare în bara de sus ca să nu-l uiți; apasă Oprește când termini. Mai multe persoane pot cronometra aceeași sarcină simultan, fiecare pe cronometrul ei. Poți vedea cine are acum un cronometru pornit.

Un cronometru rapid fără sarcină (pontaj)

Uneori vrei doar să pontezi niște timp fără să-l legi de o sarcină anume. Deschide meniul de cronometru din bara de sus și apasă Pornește cronometrul fără să selectezi vreo sarcină — pornește un cronometru gol. Când ai terminat, apasă Oprește: apare o căsuță în care scrii un comentariu, iar salvarea înregistrează timpul doar cu acel comentariu — fără să fie nevoie de o sarcină. Util pentru muncă generală, apeluri telefonice sau deplasări care nu corespund unei singure fișe.

Înregistrează timp manual

Niciun cronometru pornit? Pur și simplu înregistrează timp manual — pune începutul și sfârșitul (sau o durată), alege persoana pentru care e și adaugă o notă, apoi salvează. Util pentru munca făcută departe de ecran.

Pontajul

Fiecare oprire de cronometru sau înregistrare manuală devine o linie de pontaj: persoana, sarcina, începutul, sfârșitul și timpul total. Poți edita o linie (corectezi un timp greșit) sau șterge una. Liniile se adună ca să arate timpul total pe sarcină, pe persoană și pe proiect.

Facturează timpul înregistrat

  1. Marchează o sarcină facturabilă și dă-i (ei sau proiectului) un tarif orar.
  2. Orele înregistrate pe acea sarcină se adună automat.
  3. Când facturezi clientul, adu sarcinile facturabile / orele înregistrate pe factură — TSync transformă timpul în linii de factură la tarif, deci facturezi exact cât s-a lucrat.

Timpul nefacturabil e tot urmărit (pentru raportările tale) dar nu e adăugat niciodată pe o factură.

Vezi imaginea de ansamblu

Privirea detaliată și statisticile de urmărire arată timpul înregistrat și progresul pe personal, sarcini și proiecte — răspunsul la „unde s-au dus orele săptămâna asta?".

Cine poate vedea o sarcină

Asta contează când nu vrei să-i dai cuiva dreptul de a vedea toate sarcinile, dar tot trebuie să vadă ce trebuie. Un membru care are doar vizualizare (proprii) — nu și vizualizare globală — vede o sarcină doar când e adevărat unul dintre acestea:

  • a creat-o, sau
  • e responsabil (assignee), sau
  • e urmăritor, sau
  • sarcina e pe un proiect din care face parte și setarea „Arată toate sarcinile membrilor de proiect" e activă (Setări → Setări → Sarcini), sau
  • sarcina e marcată Publică.

Oricine are dreptul de vizualizare globală (și administratorii) vede orice sarcină, indiferent.

Ține o sarcină în afara calendarelor comune — marcheaz-o Privată

Pe formularul sarcinii există o bifă Sarcină privată (lângă Public / Facturabil). O sarcină privată funcționează normal pentru cei care lucrează la ea — apare în propriul calendar și în listele lor — dar este ascunsă din orice vizualizare a calendarului altui membru și din calendarul de departament. Folosește-o pentru un lucru personal pe care nu vrei să-l scoți la iveală când un manager sau admin îți răsfoiește calendarul. (Implicit e dezactivată, deci sarcinile existente nu sunt afectate.)

Vezi calendarul altui membru (administratori)

Administratorii pot vedea calendarul unui coleg fără niciun modul suplimentar: deschide Calendar, apasă Filtrează și alege un membru din „Vezi calendarul unui membru". Calendarul afișează atunci sarcinile, mementourile și evenimentele publice ale acelui membru — sarcinile lui private și evenimentele personale private rămân ascunse. E doar pentru administratori: un membru obișnuit nu primește selectorul și poate vedea mereu doar propriul calendar.

Chiar sub el există un selector „Vezi calendarul unui departament": alegi un departament și calendarul afișează sarcinile, mementourile și evenimentele publice ale întregii echipe (elementele private rămân ascunse). Util pentru privirea de ansamblu a unui șef de echipă.

Afișaj de perete / kiosk. Adaugă ?monitor=1 în URL-ul calendarului pentru o vizualizare doar-citire, cu reîmprospătare automată, cu meniurile ascunse — ideală pe un ecran în birou. Combină-l cu un departament pentru o tablă de echipă în timp real, ex. /admin/utilities/calendar?department=4&monitor=1 (adaugă &every=90 pentru reîmprospătare la 90 de secunde). Tot necesită autentificare de administrator.

Și pe tabloul de bord. Cardul Agendă de pe tabloul de bord principal (sarcini + mementouri viitoare) are același selector de administrator — schimbă-l din Agenda mea pe un membru sau un departament ca să le vezi elementele viitoare chiar acolo (sarcinile private rămân ascunse, la fel ca în calendar).

Lasă un manager să monitorizeze sarcinile unui angajat — fără acces global

Nu trebuie să-i dai unui șef de echipă dreptul „vede tot" doar ca să-și supravegheze oamenii. Două căi curate, ambele limitate:

  • Urmărește sarcinile — adaugă managerul ca urmăritor pe sarcinile pe care trebuie să le vadă. Va vedea acele sarcini și actualizările lor, și nimic altceva. Bun pentru a urmări o muncă anume.
  • Limitează la un proiect — pune managerul (și echipa) ca membri pe un proiect și activează „Arată toate sarcinile membrilor de proiect". Acum fiecare membru al proiectului vede toate sarcinile acelui proiect — deci managerul monitorizează munca echipei în acel proiect, dar tot nu vede sarcini fără legătură din alte părți. E modul obișnuit de a-i da unui șef de echipă supravegherea doar a zonei lui.

Creează o sarcină pentru un angajat astfel încât s-o vedeți amândoi

Când un manager creează o sarcină pentru un angajat, o văd amândoi automat:

  1. Managerul creează sarcina (ca autor, o vede mereu).
  2. O atribuie angajatului — angajatul o vede acum ca responsabil.

Atât — autorul + responsabilul au amândoi vizibilitate chiar și fără dreptul de vizualizare globală. Vrei mai multe persoane la curent (alt manager, un verificator)? Adaugă-i ca urmăritori sau responsabili în plus. Deci o sarcină poate fi atribuită angajatului, urmărită de manager și vizibilă amândurora — fără nicio permisiune globală implicată.

Cine ce poate face

Permisiunile decid drepturile în sine: unii primesc doar vizualizare (proprii), alții vizualizare (globală), plus creare / editare / ștergere. Combinate cu regulile de vizibilitate de mai sus, asta îți permite să-i dai unui manager supravegherea echipei lui (prin urmărire sau apartenență la proiect) păstrând private sarcinile celorlalți. Timpul înregistrat de o persoană e al ei; cineva cu drepturi mai largi poate vedea și ajusta timpul echipei.

Unde mergi mai departe