Управление проектами и задачами 📋

Это ваше пространство для работы вместе с командой. Проект — это любая работа, которую вы организуете: заказ клиента, внутренняя инициатива, запуск. Внутри каждого проекта вы держите задачи (то, что нужно сделать), с одного взгляда видите, насколько вы в графике, учитываете время, прикрепляете файлы и общаетесь с участниками.

Только начинаете? Не переживайте — всё ниже объяснено простым языком, по одной возможности за раз. Начните с того, что нужно вам сегодня; остальное будет здесь, когда вы будете готовы.

Ваш первый проект за 5 минут

1. Откройте меню Проекты слева и нажмите Новый проект.
2. Дайте ему название, выберите клиента (если это работа для клиента) и — вот единственный совет, который стоит запомнить — задайте дату начала и срок. Эти две даты позволяют TSync сказать вам, успеваете ли вы.
3. Сохраните. Теперь вы смотрите на Обзор проекта — его главный экран.
4. Нажмите вкладку Задачи и добавьте первые несколько задач. У каждой задачи могут быть ответственный, срок и приоритет.
5. Готово. Возвращайтесь в любое время, и TSync покажет вам, как обстоят дела.

Что бы вы хотели сделать?

• Увидеть с одного взгляда, в графике ли проект — индикатор состояния
• Работать со своими задачами — списки и доска канбан
• Отфильтровать доску только до того, что важно сегодня
• Разбить большую задачу на шаги поменьше — подзадачи
• Учитывать время и выставлять за него счёт
• Спланировать график визуально — диаграмма Гантта
• Отметить ключевые моменты — вехи
• Повторно использовать проект, сделанный ранее
• Общаться с командой и делиться файлами
• Узнать, принёс ли проект деньги

Проект в графике?

На вкладке Обзор каждого проекта, прямо рядом с полосой прогресса, вы увидите маленький цветной индикатор состояния. Это самый быстрый способ узнать, как идут дела, — не нужно просматривать каждую задачу.

Что означают цвета:

TSync вычисляет это, сравнивая, сколько работы выполнено, с тем, сколько времени прошло. Так что если прошла половина времени, а готова лишь пятая часть задач, он предупредит вас заранее.

Совет: наведите курсор на индикатор, и небольшая подсказка объяснит, почему он показывает этот цвет (например, «Прогресс значительно отстаёт от прошедшего времени»).

Почему даты важны: если у проекта нет даты начала и срока, индикатор остаётся нейтрально-серым — не с чем сравнивать. Задать обе — лучшая привычка, чтобы держать проекты под контролем.

Задачи — ваш список дел

Задачи находятся на вкладке Задачи проекта. У каждой задачи есть название, ответственный (один или несколько человек), срок, приоритет и состояние (например, Не начато, В работе, Завершено).

Видеть свои задачи можно двумя способами, переключаясь в любой момент значками рядом с Новая задача:

• Вид списка — простая таблица. Удобно для просмотра и сортировки.
• Доска канбан — ваши задачи в виде карточек, расставленных по столбцам по состоянию. Отлично, чтобы видеть поток работы и продвигать дела.

Как продвинуть задачу на доске

На доске канбан каждая задача — это карточка. Чтобы сменить её состояние:

1. Наведите мышь на карточку (на телефоне просто коснитесь её).
2. В правом верхнем углу появится маленькая кнопка ⋯. Нажмите её.
3. Выберите новое состояние из списка.

Карточка мгновенно переезжает в нужный столбец — без всплывающего окна, без перезагрузки страницы. (На телефоне кнопка ⋯ видна всегда, ведь наведения там нет.)

Замечание о правах: вы можете сменить состояние задачи, если работаете над ней, если вы её создали или если вам дали право редактировать задачи. Если ничего из этого не подходит, при попытке ничего не изменится.

Сфокусируйте доску быстрыми фильтрами

Когда вы на доске канбан, над столбцами располагается ряд удобных фильтров. Нажмите на один, чтобы показать только задачи, которые он описывает:

Фильтры — это переключатели: нажмите, чтобы включить, нажмите снова, чтобы выключить. И их можно сочетать: включите Назначенные мне и Просроченные, чтобы увидеть только свои просроченные задачи. Пока активен любой фильтр, появляется кнопка ❌ Сбросить фильтры для сброса всего.

Совет: классический вид «что мне делать сегодня?» — это Назначенные мне + Срок сегодня.

Подзадачи — разбейте большую задачу

Некоторые задачи на самом деле — это несколько мелких шагов в одном. Подзадачи позволяют разбить большую задачу на конкретные части, не загромождая основной список.

Откройте задачу, и под её описанием вы найдёте раздел Подзадачи:

1. Нажмите + Добавить подзадачу — откроется привычное окно новой задачи, уже связанное с родительской задачей.
2. Заполните и сохраните. Теперь она появляется в списке подзадач, каждая показывает своё название, срок (красным, если просрочена) и состояние.
3. Нажмите на название любой подзадачи, чтобы открыть её.

Завершённые подзадачи отображаются перечёркнутыми. Если вы смотрите на задачу, которая сама является подзадачей, наверху появляется маленькая ссылка ↰ Подзадача для: …, чтобы вы могли вернуться к родителю.

Полезно знать:

• У подзадачи могут быть свои подзадачи, так что можно уходить настолько глубоко, насколько действительно нужно.
• Завершение всех подзадач не помечает родителя выполненным автоматически — это остаётся вашим решением (у задачи часто есть финальные штрихи помимо её списка). Так же работают Asana и Jira.
• Подзадачи везде считаются обычными задачами — они появляются в списках, на доске и на графике.

Совет: старайтесь держать примерно 5–10 подзадач на родителя и каждое описание — коротким. Если нужно больше, скорее всего, это две задачи.

Учитывайте время и выставляйте за него счёт

По любой задаче ваша команда может записывать потраченное время — либо живым таймером, либо вписав его потом.

С помощью живого таймера

1. Откройте задачу и нажмите ▶ Запустить таймер.
2. Он считает в фоне (в верхней панели вы увидите живой счётчик), пока вы работаете.
3. Нажмите ■ Остановить, и TSync сохранит запись с временем начала, временем окончания и общей длительностью.

Несколько человек могут запускать собственные таймеры на одной и той же задаче одновременно — TSync держит время каждого отдельно.

Добавление времени вручную

Предпочитаете записывать время постфактум (встреча, телефонный звонок)? Нажмите + Добавить запись времени и заполните начало, окончание, необязательную ставку и заметку.

С оплатой или без

Каждая запись помечается как оплачиваемая или неоплачиваемая. Оплачиваемое время готово к превращению в счёт; неоплачиваемое время всё равно отображается в отчётах и табелях, но клиенту не выставляется.

Превращение времени в счёт

Когда вы готовы взять плату за работу, используйте Выставить счёт за учтённое время в проекте. Можно отфильтровать по человеку и диапазону дат, выбрать, включать ли неоплачиваемое время, и TSync построит счёт за вас.

Смотрите цифры

Перейдите в Отчёты → Детальные → Учёт времени для разбивки по проекту, человеку, задаче и дате, которую можно экспортировать в таблицу.

Задачи, зависящие друг от друга

Иногда одна задача не может начаться (или завершиться), пока не сделана другая. В задаче используйте поле Зависимости, чтобы выбрать задачу (задачи), которую она ждёт. После этого TSync не даст пометить задачу завершённой, пока не готовы её предшественники, — а если вы попробуете, он точно скажет, какие из них ещё открыты. На графике вы увидите стрелки, связывающие соединённые задачи.

Спланируйте график с помощью Gantt

Вкладка Gantt раскладывает все задачи и вехи вдоль календаря, чтобы вы могли увидеть форму проекта во времени.

Вы можете:

• Перетащить полосу влево или вправо, чтобы сдвинуть задачу во времени.
• Растянуть правый край полосы, чтобы продлить срок.
• Следить за стрелками между задачами, зависящими друг от друга.
• Фильтровать по ответственному, состоянию, вехе или метке.
• Менять масштаб между днями, неделями, месяцами и годами.
• Замечать линию сегодня и самую критичную по времени цепочку задач.
• Экспортировать диаграмму как изображение или PDF, чтобы поделиться.

Вехи — отметьте ключевые моменты

Вехи — это указатели на вашем графике: «Дизайн утверждён», «Запуск». Это маркеры, а не задачи.

Чтобы добавить веху: Проект → Вехи → Новая веха, затем дайте ей название, срок и цвет. Дальше вы можете направлять задачи к вехе с помощью поля Веха у каждой задачи. Вехи отображаются ромбами на диаграмме Гантта и числом в Обзоре.

Повторяющиеся задачи

Для работы, которая возвращается снова и снова — еженедельный отчёт, ежедневная проверка, — пусть TSync создаёт задачи за вас. Создавая задачу, откройте раздел Повторяющаяся и выберите, как часто она повторяется (каждые несколько дней, недель, месяцев или лет) и сколько раз. TSync затем создаёт каждую новую копию по графику, перенося ответственных, наблюдателей, описание, приоритет и прочие детали.

Повторно используйте уже настроенный проект

Часто ведёте похожие проекты — скажем, одни и те же шаги адаптации для каждого нового клиента? Вместо того чтобы пересобирать их, скопируйте один. Откройте проект, выберите Действия → Копировать проект, дайте копии новое название и клиента и задайте новую дату начала (TSync сдвинет вместе с ней все сроки). Вы можете выбрать ровно то, что взять с собой: задачи, вехи, заметки, файлы, чек-листы и другое.

Общайтесь с командой

У каждого проекта есть вкладка Обсуждения — общая лента комментариев для всех участников. Введите @ и начните имя, чтобы упомянуть коллегу; он получит уведомление в приложении и по электронной почте. Обсуждение можно держать внутренним (только для сотрудников) или сделать видимым клиенту в его портале. Ответы аккуратно складываются под комментарием, на который отвечают.

Делитесь файлами

Вкладка Файлы — место, где живут документы проекта. Перетащите несколько файлов сразу, просматривайте изображения и PDF прямо там и для каждого файла решайте, может ли клиент его видеть. Нужно обновить документ? Откройте его и выберите + Загрузить новую версию, чтобы сохранить более старые копии в истории.

Кто что может видеть и делать

Откройте Проект → Настройки → Участники, чтобы добавить людей в проект и дать каждому роль для этого проекта (отдельную от его общей роли в TSync):

• Менеджер проекта — видит всё и может редактировать что угодно.
• Участник — видит свои задачи плюс общую информацию.
• Наблюдатель — может смотреть, но не менять.

Это значит, что человек с базовой повседневной ролью всё равно может быть менеджером одного конкретного проекта.

Принёс ли проект деньги?

Перейдите в Отчёты → Детальные → Проекты для сводки по проекту: сколько вы заработали (по оплаченным счетам), сколько потратили, учтённые часы, стоимость труда этого времени и итоговые прибыль и маржа. Фильтруйте по дате, состоянию или клиенту и экспортируйте в таблицу или PDF, когда нужно поделиться.

Несколько штрихов, которые облегчают жизнь

Прыгайте между вкладками с Ctrl + K. В любом месте внутри проекта нажмите Ctrl + K (или ⌘ + K на Mac), и поверх всего появится поле поиска. Начните вводить название вкладки — даже часть, например «gan» для Gantt — стрелками ↑ ↓ выберите и нажмите Enter, чтобы перейти. Esc закрывает его. Это самый быстрый способ метаться между Задачами, Gantt и Файлами, когда вы погружены в проект.

Вкладки остаются с вами. Пока вы прокручиваете длинный список задач или времени, панель вкладок проекта (Обзор, Задачи, Вехи, Файлы, Gantt, Обсуждения…) остаётся закреплённой сверху, так что не нужно прокручивать обратно лишь ради смены вкладки.

Это работает на телефоне. На маленьком экране доска складывается в одиночные столбцы во всю ширину, которые можно прокручивать, быстрые фильтры скользят вбок, а кнопка состояния ⋯ видна всегда. Всё, что вы делаете за столом, работает и у вас в руке.

Добавляйте свои поля. Нужно отслеживать что-то конкретное — номер договора, регион, цвет? В разделе Настройка → Пользовательские поля вы можете добавить собственные поля к проектам и задачам (текст, даты, выпадающие списки, флажки, загрузку файлов и другое). Они появятся в формах, и доску можно даже фильтровать по ним.

Пусть TSync делает рутину

Вы можете заставить TSync автоматически реагировать на то, что происходит в ваших проектах — например, отправлять сообщение команде каждый раз, когда задача помечается завершённой. События проекта и задачи (проект или задача добавлены, обновлены, у них сменилось состояние или кого-то назначили) — всё это может запускать автоматическое действие.

→ См. Автоматизации — готовые шаблоны и как их настроить.

Советы для начинающих, которые стоит запомнить

• Всегда задавайте дату начала и срок. Именно это питает индикатор состояния — без них вы летите вслепую.
• Используйте подзадачи для шагов и держите описания задач короткими и ясными.
• Сочетайте быстрые фильтры, чтобы ответить на «что у меня на тарелке сегодня» одним щелчком: Назначенные мне + Срок сегодня.
• Освойте Ctrl + K пораньше. Как только это войдёт в привычку, перемещение по проекту станет без усилий.