--- title: Управление проектами и задачами description: Дружелюбное пошаговое руководство по ведению проектов в TSync — задачи, доска канбан, подзадачи, вехи, индикатор состояния проекта, учёт времени и многое другое. Технические знания не нужны. product: TSync Intelligence 11.3.6 language: ru canonical: https://docs.tsync.pro/ru/project-management/ source: https://docs.tsync.pro/llms.txt --- # Управление проектами и задачами 📋 Это ваше пространство для работы вместе с командой. **Проект** — это любая работа, которую вы организуете: заказ клиента, внутренняя инициатива, запуск. Внутри каждого проекта вы держите **задачи** (то, что нужно сделать), с одного взгляда видите, насколько вы в графике, учитываете время, прикрепляете файлы и общаетесь с участниками. Только начинаете? Не переживайте — всё ниже объяснено простым языком, по одной возможности за раз. Начните с того, что нужно вам сегодня; остальное будет здесь, когда вы будете готовы. ## Ваш первый проект за 5 минут 1. Откройте меню **Проекты** слева и нажмите **Новый проект**. 2. Дайте ему **название**, выберите **клиента** (если это работа для клиента) и — вот единственный совет, который стоит запомнить — задайте **дату начала** и **срок**. Эти две даты позволяют TSync сказать вам, успеваете ли вы. 3. Сохраните. Теперь вы смотрите на **Обзор** проекта — его главный экран. 4. Нажмите вкладку **Задачи** и добавьте первые несколько задач. У каждой задачи могут быть ответственный, срок и приоритет. 5. Готово. Возвращайтесь в любое время, и TSync покажет вам, как обстоят дела. ## Что бы вы хотели сделать? - [Увидеть с одного взгляда, в графике ли проект](#проект-в-графике) — индикатор состояния - [Работать со своими задачами](#задачи-ваш-список-дел) — списки и доска канбан - [Отфильтровать доску только до того, что важно сегодня](#сфокусируйте-доску-быстрыми-фильтрами) - [Разбить большую задачу на шаги поменьше](#подзадачи-разбейте-большую-задачу) — подзадачи - [Учитывать время и выставлять за него счёт](#учитывайте-время-и-выставляйте-за-него-счёт) - [Спланировать график визуально](#спланируйте-график-с-помощью-gantt) — диаграмма Гантта - [Отметить ключевые моменты](#вехи-отметьте-ключевые-моменты) — вехи - [Повторно использовать проект, сделанный ранее](#повторно-используйте-уже-настроенный-проект) - [Общаться с командой](#общайтесь-с-командой) и [делиться файлами](#делитесь-файлами) - [Узнать, принёс ли проект деньги](#принёс-ли-проект-деньги) --- ## Проект в графике? На вкладке **Обзор** каждого проекта, прямо рядом с полосой прогресса, вы увидите маленький цветной **индикатор состояния**. Это самый быстрый способ узнать, как идут дела, — не нужно просматривать каждую задачу. Что означают цвета: | Вы видите | Это значит | |---|---| | 🟢 **В графике** / **Опережая график** | Вы успеваете (или даже лучше). Продолжайте. | | 🟡 **Под угрозой** | Немного отстаёте. Стоит быстро проверить, не застряло ли что-нибудь. | | 🟠 **Отстаёт** | Отстаёте. Проверьте открытые задачи, перераспределите или продлите срок. | | 🔴 **Просрочено** (мягко пульсирует) | Срок прошёл, а работа ещё осталась. Требует внимания прямо сейчас. | | 🟢 **Завершено** | Всё сделано. | | ⚪ **Не начато** / **Срок не задан** | Либо вы ещё не начали, либо нет дат, с которыми можно сравнить. | TSync вычисляет это, сравнивая, **сколько работы выполнено**, с тем, **сколько времени прошло**. Так что если прошла половина времени, а готова лишь пятая часть задач, он предупредит вас заранее. **Совет:** наведите курсор на индикатор, и небольшая подсказка объяснит, *почему* он показывает этот цвет (например, *«Прогресс значительно отстаёт от прошедшего времени»*). **Почему даты важны:** если у проекта нет даты начала и срока, индикатор остаётся нейтрально-серым — не с чем сравнивать. Задать обе — лучшая привычка, чтобы держать проекты под контролем. --- ## Задачи — ваш список дел Задачи находятся на вкладке **Задачи** проекта. У каждой задачи есть название, ответственный (один или несколько человек), срок, приоритет и состояние (например, *Не начато*, *В работе*, *Завершено*). Видеть свои задачи можно двумя способами, переключаясь в любой момент значками рядом с **Новая задача**: - **Вид списка** — простая таблица. Удобно для просмотра и сортировки. - **Доска канбан** — ваши задачи в виде карточек, расставленных по столбцам по состоянию. Отлично, чтобы видеть поток работы и продвигать дела. ### Как продвинуть задачу на доске На доске канбан каждая задача — это карточка. Чтобы сменить её состояние: 1. Наведите мышь на карточку (на телефоне просто коснитесь её). 2. В правом верхнем углу появится маленькая кнопка **⋯**. Нажмите её. 3. Выберите новое состояние из списка. Карточка мгновенно переезжает в нужный столбец — без всплывающего окна, без перезагрузки страницы. (На телефоне кнопка **⋯** видна всегда, ведь наведения там нет.) > **Замечание о правах:** вы можете сменить состояние задачи, если работаете над ней, если вы её создали или если вам дали право редактировать задачи. Если ничего из этого не подходит, при попытке ничего не изменится. ### Сфокусируйте доску быстрыми фильтрами Когда вы на доске канбан, над столбцами располагается ряд удобных **фильтров**. Нажмите на один, чтобы показать только задачи, которые он описывает: | Фильтр | Показывает вам | |---|---| | 👤 **Назначенные мне** | Задачи, за которые вы отвечаете | | 📅 **Срок сегодня** | Задачи со сроком сегодня | | ⚠️ **Просроченные** | Задачи с истёкшим сроком, которые не завершены | | 🚩 **Высокий приоритет** | Важные | Фильтры — это переключатели: нажмите, чтобы включить, нажмите снова, чтобы выключить. И их можно **сочетать**: включите *Назначенные мне* **и** *Просроченные*, чтобы увидеть только свои просроченные задачи. Пока активен любой фильтр, появляется кнопка **❌ Сбросить фильтры** для сброса всего. **Совет:** классический вид «что мне делать сегодня?» — это *Назначенные мне* + *Срок сегодня*. --- ## Подзадачи — разбейте большую задачу Некоторые задачи на самом деле — это несколько мелких шагов в одном. **Подзадачи** позволяют разбить большую задачу на конкретные части, не загромождая основной список. Откройте задачу, и под её описанием вы найдёте раздел **Подзадачи**: 1. Нажмите **+ Добавить подзадачу** — откроется привычное окно новой задачи, уже связанное с родительской задачей. 2. Заполните и сохраните. Теперь она появляется в списке подзадач, каждая показывает своё название, срок (красным, если просрочена) и состояние. 3. Нажмите на название любой подзадачи, чтобы открыть её. Завершённые подзадачи отображаются перечёркнутыми. Если вы смотрите на задачу, которая *сама* является подзадачей, наверху появляется маленькая ссылка **↰ Подзадача для: …**, чтобы вы могли вернуться к родителю. Полезно знать: - У подзадачи могут быть свои подзадачи, так что можно уходить настолько глубоко, насколько действительно нужно. - Завершение всех подзадач **не** помечает родителя выполненным автоматически — это остаётся вашим решением (у задачи часто есть финальные штрихи помимо её списка). Так же работают Asana и Jira. - Подзадачи везде считаются обычными задачами — они появляются в списках, на доске и на графике. **Совет:** старайтесь держать примерно 5–10 подзадач на родителя и каждое описание — коротким. Если нужно больше, скорее всего, это две задачи. --- ## Учитывайте время и выставляйте за него счёт По любой задаче ваша команда может записывать потраченное время — либо живым таймером, либо вписав его потом. **С помощью живого таймера** 1. Откройте задачу и нажмите **▶ Запустить таймер**. 2. Он считает в фоне (в верхней панели вы увидите живой счётчик), пока вы работаете. 3. Нажмите **■ Остановить**, и TSync сохранит запись с временем начала, временем окончания и общей длительностью. Несколько человек могут запускать собственные таймеры на одной и той же задаче одновременно — TSync держит время каждого отдельно. **Добавление времени вручную** Предпочитаете записывать время постфактум (встреча, телефонный звонок)? Нажмите **+ Добавить запись времени** и заполните начало, окончание, необязательную ставку и заметку. **С оплатой или без** Каждая запись помечается как **оплачиваемая** или **неоплачиваемая**. Оплачиваемое время готово к превращению в счёт; неоплачиваемое время всё равно отображается в отчётах и табелях, но клиенту не выставляется. **Превращение времени в счёт** Когда вы готовы взять плату за работу, используйте **Выставить счёт за учтённое время** в проекте. Можно отфильтровать по человеку и диапазону дат, выбрать, включать ли неоплачиваемое время, и TSync построит счёт за вас. **Смотрите цифры** Перейдите в **Отчёты → Детальные → Учёт времени** для разбивки по проекту, человеку, задаче и дате, которую можно экспортировать в таблицу. --- ## Задачи, зависящие друг от друга Иногда одна задача не может начаться (или завершиться), пока не сделана другая. В задаче используйте поле **Зависимости**, чтобы выбрать задачу (задачи), которую она ждёт. После этого TSync не даст пометить задачу завершённой, пока не готовы её предшественники, — а если вы попробуете, он точно скажет, какие из них ещё открыты. На графике вы увидите стрелки, связывающие соединённые задачи. --- ## Спланируйте график с помощью Gantt Вкладка **Gantt** раскладывает все задачи и вехи вдоль календаря, чтобы вы могли *увидеть* форму проекта во времени. Вы можете: - **Перетащить полосу** влево или вправо, чтобы сдвинуть задачу во времени. - **Растянуть правый край** полосы, чтобы продлить срок. - Следить за **стрелками** между задачами, зависящими друг от друга. - **Фильтровать** по ответственному, состоянию, вехе или метке. - Менять **масштаб** между днями, неделями, месяцами и годами. - Замечать **линию сегодня** и самую критичную по времени цепочку задач. - **Экспортировать** диаграмму как изображение или PDF, чтобы поделиться. --- ## Вехи — отметьте ключевые моменты Вехи — это указатели на вашем графике: *«Дизайн утверждён»*, *«Запуск»*. Это маркеры, а не задачи. Чтобы добавить веху: **Проект → Вехи → Новая веха**, затем дайте ей название, срок и цвет. Дальше вы можете направлять задачи к вехе с помощью поля **Веха** у каждой задачи. Вехи отображаются ромбами на диаграмме Гантта и числом в Обзоре. --- ## Повторяющиеся задачи Для работы, которая возвращается снова и снова — еженедельный отчёт, ежедневная проверка, — пусть TSync создаёт задачи за вас. Создавая задачу, откройте раздел **Повторяющаяся** и выберите, как часто она повторяется (каждые несколько дней, недель, месяцев или лет) и сколько раз. TSync затем создаёт каждую новую копию по графику, перенося ответственных, наблюдателей, описание, приоритет и прочие детали. --- ## Повторно используйте уже настроенный проект Часто ведёте похожие проекты — скажем, одни и те же шаги адаптации для каждого нового клиента? Вместо того чтобы пересобирать их, скопируйте один. Откройте проект, выберите **Действия → Копировать проект**, дайте копии новое название и клиента и задайте новую дату начала (TSync сдвинет вместе с ней все сроки). Вы можете выбрать ровно то, что взять с собой: задачи, вехи, заметки, файлы, чек-листы и другое. --- ## Общайтесь с командой У каждого проекта есть вкладка **Обсуждения** — общая лента комментариев для всех участников. Введите **@** и начните имя, чтобы упомянуть коллегу; он получит уведомление в приложении и по электронной почте. Обсуждение можно держать **внутренним** (только для сотрудников) или сделать **видимым клиенту** в его портале. Ответы аккуратно складываются под комментарием, на который отвечают. ## Делитесь файлами Вкладка **Файлы** — место, где живут документы проекта. Перетащите несколько файлов сразу, просматривайте изображения и PDF прямо там и для каждого файла решайте, может ли клиент его видеть. Нужно обновить документ? Откройте его и выберите **+ Загрузить новую версию**, чтобы сохранить более старые копии в истории. --- ## Кто что может видеть и делать Откройте **Проект → Настройки → Участники**, чтобы добавить людей в проект и дать каждому **роль для этого проекта** (отдельную от его общей роли в TSync): - **Менеджер проекта** — видит всё и может редактировать что угодно. - **Участник** — видит свои задачи плюс общую информацию. - **Наблюдатель** — может смотреть, но не менять. Это значит, что человек с базовой повседневной ролью всё равно может быть менеджером одного конкретного проекта. --- ## Принёс ли проект деньги? Перейдите в **Отчёты → Детальные → Проекты** для сводки по проекту: сколько вы **заработали** (по оплаченным счетам), сколько **потратили**, **учтённые часы**, **стоимость труда** этого времени и итоговые **прибыль** и **маржа**. Фильтруйте по дате, состоянию или клиенту и экспортируйте в таблицу или PDF, когда нужно поделиться. --- ## Несколько штрихов, которые облегчают жизнь **Прыгайте между вкладками с Ctrl + K.** В любом месте внутри проекта нажмите **Ctrl + K** (или **⌘ + K** на Mac), и поверх всего появится поле поиска. Начните вводить название вкладки — даже часть, например *«gan»* для *Gantt* — стрелками **↑ ↓** выберите и нажмите **Enter**, чтобы перейти. **Esc** закрывает его. Это самый быстрый способ метаться между Задачами, Gantt и Файлами, когда вы погружены в проект. | Клавиша | Что делает | |---|---| | **Ctrl + K** / **⌘ + K** | Открыть или закрыть поле быстрого перехода | | **↑ ↓** | Перемещаться по результатам | | **Enter** | Открыть выделенную вкладку | | **Esc** | Закрыть поле | **Вкладки остаются с вами.** Пока вы прокручиваете длинный список задач или времени, панель вкладок проекта (Обзор, Задачи, Вехи, Файлы, Gantt, Обсуждения…) остаётся закреплённой сверху, так что не нужно прокручивать обратно лишь ради смены вкладки. **Это работает на телефоне.** На маленьком экране доска складывается в одиночные столбцы во всю ширину, которые можно прокручивать, быстрые фильтры скользят вбок, а кнопка состояния **⋯** видна всегда. Всё, что вы делаете за столом, работает и у вас в руке. **Добавляйте свои поля.** Нужно отслеживать что-то конкретное — номер договора, регион, цвет? В разделе **Настройка → Пользовательские поля** вы можете добавить собственные поля к проектам и задачам (текст, даты, выпадающие списки, флажки, загрузку файлов и другое). Они появятся в формах, и доску можно даже фильтровать по ним. --- ## Пусть TSync делает рутину Вы можете заставить TSync автоматически реагировать на то, что происходит в ваших проектах — например, **отправлять сообщение команде каждый раз, когда задача помечается завершённой**. События проекта и задачи (проект или задача добавлены, обновлены, у них сменилось состояние или кого-то назначили) — всё это может запускать автоматическое действие. → См. [Автоматизации](modules/tsync-automations.md) — готовые шаблоны и как их настроить. --- ## Советы для начинающих, которые стоит запомнить - **Всегда задавайте дату начала и срок.** Именно это питает индикатор состояния — без них вы летите вслепую. - **Используйте подзадачи для шагов** и держите описания задач короткими и ясными. - **Сочетайте быстрые фильтры**, чтобы ответить на «что у меня на тарелке сегодня» одним щелчком: *Назначенные мне* + *Срок сегодня*. - **Освойте Ctrl + K пораньше.** Как только это войдёт в привычку, перемещение по проекту станет без усилий.