--- title: File Hub (Документы) description: Защищённое место в TSync для хранения, упорядочивания и обмена файлами — папки и дерево папок, переименование/перемещение/копирование, массовые действия, скачивание и распаковка ZIP, Корзина с восстановлением, версии, защищённые ссылки на файлы и папки, отчёт о доступе и скачиваниях и клиентский портал. Включите его в Центре конфигурации. product: TSync Intelligence 11.3.6 language: ru canonical: https://docs.tsync.pro/ru/modules/tsync-filehub/ source: https://docs.tsync.pro/llms.txt --- # File Hub — защищённые документы и обмен файлами **File Hub** — это защищённый дом для документов вашей компании внутри TSync: храните файлы в папках, точно контролируйте, кто их видит, сохраняйте версии и (в следующих выпусках) делитесь ими с клиентами и внешними людьми через безопасные ссылки. По умолчанию он **выключен**. Ничего не меняется, пока администратор его не включит. > **Полноценное рабочее пространство для документов.** Раскладывайте файлы по папкам, загружайте через > усиленный защищённый конвейер, **переименовывайте / перемещайте / копируйте**, **выделяйте сразу несколько**, > **скачивайте папки или выделенное как ZIP**, **распаковывайте ZIP-архивы**, **дерево папок**, **Корзина с > восстановлением**, версии и блокировка, правила доступа по папкам, защищённые внешние ссылки для файлов **и > папок**, **отчёт о доступе и скачиваниях** и клиентский портал. Начните в режиме «Теневой», чтобы безопасно > попробовать. ## Как включить Откройте **Центр конфигурации → File Hub → Настройки**. Вы найдёте: - **Включить модуль File Hub** — главный переключатель. Пока выключен, модуль полностью инертен (нет меню, нет экранов). - **Режим активации:** - **Выключено** — ничего не меняется; доступна только эта страница настроек. - **Теневой** — внутренние экраны для сотрудников работают, так что можно безопасно попробовать. Клиентский портал и внешние ссылки остаются закрытыми. - **Включено** — полностью активно. Клиентский портал и внешний обмен следуют своим переключателям ниже. - **Хранилище** — где хранятся файлы. **Локальный диск** — по умолчанию; облачные варианты (Amazon S3, Azure, Google Cloud, MinIO) появятся в следующем выпуске. - **Дополнительно** (действует только когда режим Включено): разрешить внешние ссылки для обмена, включить клиентский файловый портал и требовать чистую антивирусную проверку перед тем, как файлом можно поделиться. Рекомендуемое внедрение: **Выключено → Теневой → Включено**. ## Как пользоваться разделом файлов После включения **File Hub** появляется в боковой панели с дашбордом (режим, число файлов, использованное место, панель состояния безопасности) и браузером **Файлы**: - Личная **My Folder** и корпоративная папка **Public** готовы автоматически. - **Новая папка** — создавайте папки и подпапки, перемещайтесь по хлебным крошкам. - **Загрузить** — **перетащите файлы прямо на область загрузки** (или нажмите, чтобы выбрать) — можно сразу несколько. Каждая загрузка проверяется (тип файла, размер, тип содержимого, опциональная антивирусная проверка) перед сохранением. - **Дерево папок** — панель **«Структура папок»** показывает всю иерархию папок с одного взгляда; папка, в которой вы находитесь, выделена, и к любой папке можно перейти одним щелчком (сверните её, если она не нужна). - **Список или галерея** — переключайте область файлов между **списком** и **галереей миниатюр** кнопкой в правом верхнем углу; выбор запоминается. В режиме списка **сортируйте** по имени, дате, размеру или типу щелчком по заголовку. - **Просмотр** — нажмите значок **глаза** (или миниатюру), чтобы открыть изображения, PDF, текстовые, **аудио- и видеофайлы** **во всплывающем окне**, не покидая страницу: изображения открываются в **галерее** с пролистыванием стрелками, PDF и текст — в окне предпросмотра, а аудио/видео воспроизводятся прямо на месте. Остальные типы открываются как обычное скачивание. Миниатюры изображений — это настоящие уменьшенные превью (быстрые). **Документы Office** (Word/Excel/PowerPoint) тоже можно предпросматривать — см. ниже. - **Новый текстовый файл** — создайте пустой `.txt` в текущей папке из поля «Новый текстовый файл». - **Избранное** — нажмите **звёздочку** на папке, чтобы закрепить её; ваше избранное отображается как чипы быстрого перехода вверху панели дерева папок. - **Больше способов загрузки** — помимо перетаскивания вы можете **добавить файл по URL** (мы безопасно получаем его на сервере), **вставить изображение** из буфера обмена прямо в загрузчик или **загрузить целую папку** (её подпапки воссоздаются). Список файлов показывает с одного взгляда **количество и общий размер**. - **Переименование, перемещение, копирование** — **меню ⋮** каждого файла позволяет переименовать его, переместить в другую папку или сделать копию; папки можно **переименовать, переместить или удалить** кнопками, появляющимися при наведении на папку. - **Выделите несколько файлов** (флажки), чтобы действовать над ними вместе: **удалить**, **переместить** или **скачать как ZIP**. Можно также **скачать целую папку как ZIP** кнопкой папки или из верхней панели. - **Распакуйте ZIP** — для загруженного `.zip` выберите **Извлечь сюда** в его меню ⋮, чтобы распаковать в папку; собственные подпапки архива воссоздаются, а каждый файл внутри проверяется тем же защищённым конвейером. - **Скачивайте** любой файл; **удаление** отправляет его в **Корзину** (не уничтожает). - **Корзина** — удалённые файлы и папки попадают в **Корзину** (в меню File Hub). Оттуда их можно **Восстановить** или **очистить корзину**, чтобы удалить окончательно. У удалённой папки есть и собственная кнопка **Purge**, так что можно окончательно убрать одну папку, не очищая всю корзину. Файлы под юридической блокировкой никогда не удаляются. Разрешённые типы файлов и максимальный размер загрузки задаёт администратор в настройках File Hub. Опциональная антивирусная проверка отклоняет заражённый файл при загрузке; **чистую проверку можно также потребовать перед внешним доступом к файлу** (это не блокирует обычную внутреннюю загрузку или скачивание). **Предпросмотр документов Office (на своём сервере).** Если администратор включит это (Настройки → *Предпросмотр документов Office*), файлы Word, Excel и PowerPoint тоже получают встроенный предпросмотр. Файл конвертируется в PDF **на вашем собственном сервере** с помощью LibreOffice — **ничего не отправляется в Google или Microsoft** — и показывается в окне предпросмотра. Требуется установленный на хосте LibreOffice; когда он недоступен, файл просто скачивается как обычно. ## Версии, блокировка, теги и поиск - **Откройте файл** (нажмите на имя) — страница деталей: история версий, состояние блокировки, теги и метаданные. - **Версии** — загружайте новую версию в любой момент; старые сохраняются. Можно **скачать любую прошлую версию** или **откатиться**, сделав более раннюю текущей. - **Блокировка (check-out)** файла на время работы — другие не смогут заменить, откатить или удалить его, пока вы не разблокируете (администраторы могут переопределить). Рядом с файлом показан значок замка. - **Теги** (с категориями) и **метаданные** (ваши поля) помогают упорядочивать и находить файлы. - **Поиск** (вверху раздела Файлы) находит файлы по имени, тегу и метаданным — а когда включено извлечение содержимого, по тексту внутри PDF и текстовых файлов. ## Привязка файлов к записям Откройте файл и используйте **Связанные записи**, чтобы привязать его к записи — лиду, клиенту, проекту, счёту, смете, предложению или контракту (введите ID записи). Файл затем появляется как панель **Документы** на этой записи (напр. на странице лида или проекта), и оттуда можно открыть все файлы записи. ## Обмен файлами за пределами компании Когда внешний обмен включён, откройте файл → **Защищённые ссылки**, чтобы создать ссылку, которую можно отправить человеку без учётной записи: - **Только просмотр** показывает файл в просмотрщике с персональным **водяным знаком** и без кнопки скачивания; **Разрешить скачивание** позволяет его скачать. - Защитите ссылку **паролем**, **датой истечения**, **лимитом скачиваний**, **email получателя** или **NDA**, которое нужно сначала принять. Если у ссылки есть дата истечения, **получатель видит её на странице** («истекает …»), так что никто не удивится ссылке, которая перестала работать. - **Ограничьте по IP-адресу** — при желании ограничьте ссылку так, чтобы она открывалась только с определённых IP-адресов или диапазонов. Введите их в поле **Разрешённые IP**, через запятую (обычный адрес или диапазон CIDR); оставьте пустым, чтобы разрешить любой адрес. Попытка открыть ссылку с адреса, которого нет в списке, блокируется. - Файл должен пройти **антивирусную проверку** (когда она требуется) перед обменом. - **Отправьте ссылку по email** — отправьте защищённую ссылку прямо получателю по email из TSync: на активной ссылке нажмите кнопку с **конвертом**. Если при создании ссылки вы не указали email получателя, вас попросят его ввести. Получатель получает ссылку в свой почтовый ящик — без ручного копирования. - Каждый просмотр и скачивание записываются; **отзовите** ссылку мгновенно или **отзовите все** ссылки файла. - **Редактируйте ссылку на месте** — на странице **Ссылки для обмена** измените её срок действия, лимит скачиваний, получателя или разрешённые IP и задайте или очистите пароль, не отзывая и не создавая её заново. - Когда вы выдаёте доступ к папке коллеге, роли или команде, они получают **уведомление-колокольчик**. - Страница **Ссылки для обмена** показывает каждую ссылку со статусом (активна / истекла / отозвана / лимит). - **Поделитесь целой папкой** — не обязательно делиться файлами по одному. В разделе **Файлы** используйте **Поделиться папкой** (на папке или из верхней панели для текущей папки), чтобы создать защищённую ссылку, которая позволяет получателю **скачать папку — и её подпапки — как ZIP**, с теми же параметрами пароля / срока / лимита / IP. ### Отчёт о доступе и скачиваниях Страница **Доступ и скачивания** (в меню File Hub) показывает, кто именно **просматривал или скачивал ваши общие файлы** — с **IP-адресом, браузером и временем** каждого события, графиком скачиваний за последние 12 месяцев, самыми скачиваемыми файлами и фильтрами по событию, дате или email/IP. **Экспортируйте в CSV** в любой момент. ## Клиентский портал и запрос файлов Когда клиентский портал включён, ваши клиенты получают вкладку **Файлы** в своём портале, где они могут **просматривать собственные папки**, **предпросматривать** и **скачивать** документы, которыми вы с ними поделились, и **загружать** файлы обратно вам в текущую папку. Файлы, которыми с ними поделились извне их собственного пространства, отображаются в разделе **«Доступные вам»**. Чтобы получить файл от кого-то **без учётной записи**, откройте папку → **Запросить файл** и отправьте ссылку. Любой со ссылкой может загрузить прямо в эту папку — без входа — и каждая загрузка проходит те же проверки безопасности. Можно задать срок действия, email получателя и максимальное число загрузок, и отозвать ссылку в любой момент. ## Лимиты хранилища (квоты) Администраторы могут задать **квоты хранилища** по компании, сотруднику или клиенту в **File Hub → Квоты хранилища**. Когда пространство приближается к лимиту, появляется предупреждение, а загрузка, выходящая за лимит, блокируется. Лимит 0 означает без лимита. ## Кто может видеть папку Откройте папку и выберите **Управление доступом**, чтобы точно задать, кто её видит и использует: - **Наследование** — по умолчанию папка наследует доступ от родителя, поэтому кто видит родителя, видит и её. Можно **прекратить наследование**, сделав папку автономной — тогда её видят только те, кому вы выдали доступ (плюс администраторы и владелец). - **Выдайте доступ** целой **роли** (напр. Продажи) или конкретному **человеку** на уровне: Просмотр, Скачивание, Редактирование/загрузка, Управление или Владелец. - Личная **My Folder** приватна; папка **Public** по умолчанию доступна персоналу компании. Администраторы могут открыть **Отчёт о доступе** (в меню File Hub) — доступный только для чтения обзор того, кто какие папки видит и где доступ ограничен. ## Соответствие документов (хранение и юридическая блокировка) У администраторов есть страница **Управление** (File Hub → Управление) для соответствия документов: - **Хранение** — задайте файлу класс хранения (напр. *стандарт – 36 месяцев*), и File Hub отслеживает, когда его можно удалить. **Очистка по хранению** запускается ежедневно и автоматически архивирует файлы с истёкшим сроком. - **Юридическая блокировка** — поставьте файл под блокировку, и его нельзя изменить или удалить никому (даже администратору) до снятия. Заблокированные файлы всегда сохраняются. - **Удаление по GDPR** — по запросу субъекта данных удалите файлы клиента за один шаг; файлы под блокировкой сохраняются и отображаются. - **Одобрение ссылок и DLP** — конфиденциальные файлы (метка *confidential* или заданное вами ключевое слово) могут требовать **одобрения** перед публикацией внешней ссылки, а файл под блокировкой нельзя передать вовне. ## Хранение файлов в облаке (S3 / MinIO) По умолчанию файлы хранятся на локальном диске сервера. Администраторы могут опционально подключить File Hub к **S3-совместимому бакету** (Amazon S3, MinIO или любой S3 API) в **File Hub → Настройки → Облачное хранилище** — укажите endpoint, регион, бакет и ключи. Если конфигурация облака неполная, File Hub просто продолжает работать с локальным диском (это не ошибка). Когда облако активно, **Перенести файлы в облако** безопасно копирует существующие файлы. ## Классы документов: какие поля несёт каждый вид документа Свободные метки позволяют писать что угодно и ничего не гарантируют. На них ничего не построишь: ни поиск «договоры, истекающие через 90 дней», ни правило хранения, зависящее от того, **чем является** документ. Это решает **класс**. В разделе **File Hub → Классы документов** вы создаёте вид документа — «Договор», «Личное дело» — и задаёте его поля: у каждого тип (текст, число, дата, выбор, да/нет) и, при желании, обязательность. Как это работает: - **Проверка при загрузке.** Неверная дата отклоняется, а не преобразуется тихо: «31 февраля» не станет 3 марта. Значение вне списка отклоняется. Необязательное поле, оставленное пустым, — не ошибка. - **Классификация — всё или ничего.** Документ не получит класс без его обязательных полей: иначе он числился бы документом этого вида и тихо пропускался бы каждым отчётом, построенным на классе. - **Название можно переименовать, ключ не меняется.** Уже сохранённые значения остаются привязанными к полю. - Класс может нести и **срок хранения**. Он применяется к классифицированным документам, но никогда не сокращает уже действующий срок и не трогает документ под юридической блокировкой. Существующий документ остаётся неклассифицированным и ведёт себя как раньше. Классы добавляют возможность, а не навязывают её задним числом. ## Перед удалением: кто решает и на каком основании **Истёкший срок хранения не является разрешением на удаление.** Уничтожение, которое вы сможете защитить, состоит из трёх частей: отсчёт начался от реального события, решение принял человек, и решение где-то записано. Автоматическая чистка по дате не отвечает ни на одну из них, а «так было настроено» — не ответ для проверки. **Отсчёт может начинаться от события.** «Семь лет после окончания договора» нельзя записать фиксированной датой в день загрузки — поэтому документ может отсчитываться от окончания договора, ухода сотрудника, закрытия проекта или конца финансового года. Когда срок истекает, документ появляется в разделе **File Hub → Проверка перед уничтожением** в ожидании. У вас три варианта: - **Продлить** — требует срока и причины. - **Заблокировать** (юридическая блокировка) — требует причины. Блокировка всегда сильнее срока хранения. - **Утвердить уничтожение** — запрашивает подтверждение и создаёт сертификат. Причина обязательна в первых двух случаях, потому что «продлено без причины» неотличимо от «решать никто не захотел», а именно это и должна фиксировать такая проверка. ## Реестр уничтожения Сертификат создаётся **до** удаления документа и переживает его. Он фиксирует имя, размер и контрольную сумму именно потому, что после удаления проверять уже нечего. Он находится в разделе **File Hub → Реестр уничтожения**. Утверждение и исполнение — **отдельные шаги**. Утверждение это решение; само удаление необратимо, поэтому между ними может стоять вторая проверка. Сертификат без даты исполнения означает задокументированное намерение, которое не завершилось: вы его видите и можете довести до конца, в отличие от тихого сбоя. Ежедневная задача только **ставит документы в очередь**. Сама она никогда ничего не удаляет. ## Поиск внутри документов, а не только по названиям Файл, который никто не может найти, — это файл, которого ни у кого нет. Поиск охватывал названия, метки и заполняемые поля — но никогда то, что документ **говорит**. Поэтому договор, который вы помните только по пункту в середине, был фактически потерян. Включите **извлечение текста** в настройках модуля — и система вычитывает текст из PDF и заводит его в поиск. **Отсканированный** документ — фотография бумаги, без текста внутри — проходит через оптическое распознавание, так что и такие становятся находимыми. Два важных момента: - **Ничего не покидает ваш сервер.** Чтение выполняют программы, установленные на вашей машине. Отправлять документы клиентов на сторонний сервис для прочтения эта система не будет, каким бы удобным это ни было. - **Выключено, пока вы не включите**, и требует установленных программ. Администратор задаёт пути в настройках; до тех пор поиск работает ровно как сегодня. ## Автоматическое отнесение загрузок (правила классификации) Автоматические **метки** уже были, но метка лишь помогает найти документ — она им не управляет. Тем, сколько файл хранится и какие поля обязан нести, распоряжается его **класс**. В разделе **File Hub → Классы документов → Правила** вы пишете фразы вроде *«PDF в папке Договоры, в имени которого есть „договор", — это Договор»*. Дальше срок хранения и обязательные поля следуют сами. - **Условия складываются.** «PDF в этой папке» означает и то, и другое — файл Word в той же папке не подходит. - **Правило без единого условия не подходит ни к чему.** Оставленное разрешающим, одно пустое правило отнесло бы всё загружаемое в компании к одному классу — и это выглядит работающим ровно до дня, когда кто-нибудь заметит, что каждый счёт лежит как договор. - Если класс требует поля, которых у загрузки нет, файл остаётся **неклассифицированным**, а причина записывается. Наполовину классифицированный документ хуже неклассифицированного, потому что выглядит законченным. ## Контроль над историей версий Каждое сохранение создаёт версию, и версии сами по себе не исчезают — обычно именно поэтому объём растёт без чьего-либо решения. Для папки можно задать, **сколько версий хранить**. Ноль означает хранить всё — так ведёт себя любая папка, пока вы не измените. Текущая версия не трогается никогда — чистится история, а не документы. И чистка вовсе отменяется там, где уничтожила бы доказательство: никогда поверх **юридической блокировки**, никогда поверх **объявленной записи** и никогда там, где правило хранения велит сохранять всё. ## Объявление документа записью Есть настоящая разница между *документом*, который ещё может меняться, и *записью*, которая является доказательством произошедшего и меняться не должна. **Объявить записью** замораживает файл: никаких новых версий, никакого редактирования, никакого удаления. Вы указываете причину, а система сохраняет отпечаток файла на этот момент — чтобы спустя годы «это тот самый объявленный документ» можно было показать, а не просто утверждать. **Отменить нельзя.** В этом и смысл. Свойство, которое можно выключить, — не то, на что может опереться аудитор, поэтому ошибочное объявление исправляют, замещая его новым документом, ровно как в бумажном архиве. ## Пересмотр оставшихся открытыми ссылок Внешней ссылке уже можно задать срок, водяной знак и согласование. Но ни одно из этого не отвечает на вопрос, нужна ли ещё живая ссылка. Задайте интервал пересмотра в настройках — и каждая ссылка должна периодически **подтверждаться заново**. Вы видите, какие подошли, и по каждой либо оставляете её, либо отзываете — с пометкой. - **Ссылка, ни разу не подтверждённая, считается подошедшей**, отсчёт от создания. Иначе именно та ссылка, которую сделали однажды и забыли — та самая, что утекает, — никогда бы не попала в пересмотр, существующий ровно чтобы её найти. - **Система ничего не отзывает сама.** Отрезать человеку доступ из-за истёкшего таймера значит без предупреждения сломать работающую передачу дел. Она приносит вам список; решение остаётся за вами. - Выключено, пока вы не зададите интервал. ## Подписание документов (электронная подпись) Когда подписи включены, откройте файл → **Подписать документ**, чтобы подписать его тачпадом или мышью. Перед подписанием подписант читает **условия конфиденциальности данных** (которые вы редактируете в **File Hub → Настройки**) и ставит обязательную галочку согласия. Каждая подпись фиксирует имя, email, IP-адрес, время и отпечаток точного документа — а документ блокируется, чтобы его нельзя было изменить. **Сертификат подписи** показывает всё это и предупреждает, если документ когда-либо изменится. Можно отправить **ссылку для подписания** человеку без учётной записи (откройте файл → Защищённые ссылки → *Запросить подпись*). ## Как защищены ваши файлы - Файлы хранятся **приватно** — они отдаются только через контролируемые по доступу экраны TSync, никогда не по публичному веб-адресу. - Доступ **контролируется правами** и учитывает вашу настройку компании/филиала, поэтому каждая команда видит только то, что должна. - **Каждое изменение записывается** в журнал аудита.