---
title: Facturarea în România — un ghid de ce să faci și ce să eviți
description: O listă de verificare pe înțelesul tuturor pentru facturi românești corecte — numerotare, modificări de TVA, termene de plată, note de credit, avansuri, valute, arhivare și inspecții. Sfaturi practice pe care le poți urma fără o diplomă în contabilitate.
product: TSync Intelligence 11.3.6
language: ro
canonical: https://docs.tsync.pro/ro/modules/best-practices-facturare-ro/
source: https://docs.tsync.pro/llms.txt
---

# Facturarea în România — ce să faci și ce să eviți 🧾

Facturarea în România vine cu reguli reale, iar dacă le greșești cât de puțin, asta
poate însemna o factură respinsă sau o întrebare incomodă în timpul unei inspecții
fiscale. Acest ghid te trece prin lucrurile care contează cel mai mult — pe
înțelesul tuturor, sub forma unei liste prietenoase de **fă asta / evită asta**.

> ℹ️ Aceasta este o introducere generală, nu consultanță fiscală. Pentru situații
> dificile (TVA la încasare, scutiri speciale, inventariere și așa mai departe),
> întreabă-ți contabilul. TSync automatizează ce poate în siguranță — dar deciziile
> fiscale finale sunt ale tale.

## 📊 Numerotarea facturilor tale

**Regulile pe scurt:**

- Fiecare factură are nevoie de o **serie și un număr** (de exemplu `FC2025-00123`).
- Numerele trebuie să curgă **în ordine, fără goluri** — nu poți sări de la 122 la
  125.
- Dacă **anulezi** o factură înainte să fie trimisă la ANAF, trebuie să explici
  golul în propriile evidențe și să păstrezi originalul marcat **„Anulată”**.
- Poți **schimba seria** oricând vrei — începutul de an este momentul firesc — atât
  timp cât noua serie este clar diferită (de exemplu `FC2024-` devine `FC2025-`).

**Fă asta în TSync:**

- La **Setup → Setări → Facturi**, stabilește un **prefix** de factură care
  înseamnă ceva pentru tine (de exemplu `FC` pentru clienții obișnuiți, `FC-EXP`
  pentru exporturi).
- Lasă TSync să **numeroteze facturile automat** — nu va lăsa goluri.
- Pentru resetarea anuală, schimbă prefixul de mână pe 1 ianuarie
  (`FC2024-` → `FC2025-`).
- Dacă ai mai multe locații sau vinzi pe piețe diferite, folosește **serii
  separate** ca să fie ușor de reconciliat mai târziu:
  - `FC` — vânzări în interiorul României
  - `FCE` — exporturi
  - `FCI` — vânzări către alte țări UE
  - `FCS` — servicii

**Evită asta:**

- ❌ **Nu șterge o factură**, nici măcar una creată din greșeală. Marcheaz-o
  **„Anulată”** în schimb — numărul rămâne consumat, exact cum se așteaptă legea.
- ❌ **Nu reutiliza un număr** odată ce o factură a ajuns la ANAF. Acel număr este
  consumat pentru totdeauna; ANAF va bloca orice încercare de a folosi din nou
  aceeași serie-și-număr.
- ❌ **Nu antedata facturile cu mai mult de câteva zile.** ANAF acceptă cel mult
  aproximativ cinci zile lucrătoare în urmă. Orice mai vechi trebuie tratat de
  contabilul tău separat.

---

## 💰 Când cota de TVA se schimbă la mijlocul anului

România și-a schimbat TVA-ul standard pe parcursul anului 2025 (de la 19% la 21%),
iar acest gen de schimbare ridică mereu aceeași întrebare: **ce cotă folosesc?**

**Regula simplă:** folosește cota de TVA care era valabilă **când TVA-ul a devenit
exigibil** — de obicei data facturii sau data livrării, oricare vine prima.

**Situații frecvente:**

- **Serviciu finalizat în anul vechi, facturat în anul vechi** → cota veche.
- **Serviciu care se desfășoară peste momentul schimbării** → împarte-l: cota veche
  pentru partea de dinaintea schimbării, cota nouă pentru partea de după.
- **Facturezi acum pentru ceva livrat mai devreme** → folosește cota de la data
  **livrării** și menționează asta pe factură.
- **Servicii continue (chirie, mentenanță, abonamente)** → cota valabilă la data
  scadenței fiecărei plăți. Plățile pentru perioade de după schimbare folosesc cota
  nouă.
- **Avansuri** → cota din momentul în care ai încasat avansul; restul se facturează
  mai târziu la cota valabilă atunci.

**Fă asta în TSync:**

- **Păstrează cotele vechi disponibile.** TSync păstrează intenționat cotele
  anterioare (19%, 9%, 5%) la îndemână tocmai pentru aceste cazuri de tranziție —
  nu le șterge.
- Pentru facturile nou-nouțe, alege explicit cota **curentă** (21% sau cota redusă
  unificată de 11%).
- Pentru avansuri și servicii continue, scrie perioada exactă de livrare în câmpul
  de notă pentru client, ca să nu rămână contabilul tău să ghicească.

---

## 📅 Termene de plată

**Regulile pe scurt:**

- **De la firmă la firmă (B2B):** până la **30 de zile calendaristice** în mod
  implicit; poți conveni în scris extinderea la 60.
- **Vânzări către instituții publice:** până la **30 de zile** de când primesc
  factura.
- Plățile întârziate pot atrage **penalități** — un mic procent zilnic sau ceea ce
  prevede contractul tău.

**Fă asta în TSync:**

- Stabilește **30 de zile** ca perioadă standard de scadență la
  **Setup → Setări → Facturi**.
- TSync îți calculează apoi data scadenței fiecărei facturi pornind de la data
  facturii.
- Activează **mementourile automate** (la **Setup → Setări → Mementouri email**)
  astfel încât clienții să fie atenționați fără să trebuiască să-i urmărești tu:
  - o notă prietenoasă cu o săptămână înainte,
  - o notă neutră în ziua respectivă,
  - o atenționare mai fermă o săptămână după,
  - o notificare finală o lună după.

---

## 🔄 Corectarea unei facturi greșite: folosește o notă de credit, nu o „anulare”

Acesta este unul dintre cele mai importante obiceiuri de stăpânit corect.

**De ce contează:** odată ce o factură a fost trimisă la ANAF, **nu o poți pur și
simplu anula**. Modul corect de a o anula sau corecta este o **notă de credit** —
un document oficial, recunoscut de ANAF, care inversează originalul.

**Ce document pentru ce situație:**

| Situație | Folosește |
|---|---|
| O greșeală pe factură (preț, cantitate, nume) | O **notă de credit** pentru a o inversa, apoi o factură nouă corectă |
| Bunuri returnate | O **notă de credit**, parțială sau totală |
| O comandă pe care o facturaseși deja este anulată | O **notă de credit integrală** |
| O reducere de preț după emitere | O **notă de credit** doar pentru diferență |
| O reducere comercială periodică | O singură **notă de credit combinată** |

**Fă asta în TSync:**

- Mergi la **Vânzări → Note de credit → Nouă** — *nu* „anulează factura”.
- Completează întotdeauna **numărul facturii originale** la care se referă. ANAF are
  nevoie de acea legătură.
- Dacă bifezi **aplică la factură**, TSync ajustează suma automat.
- Folosește **Trimite nota de credit la ANAF** pentru a o depune oficial.

> ⚠️ Ține minte: **ANAF nu te lasă să anulezi o factură odată ce a fost trimisă.** O
> notă de credit (plus, dacă e nevoie, o factură nouă corectă) este singura cale
> corectă.

---

## 📝 Proforme și facturi de avans

Acestea două arată asemănător, dar sunt foarte diferite în ochii autorității
fiscale.

- **Proformă** — o *cerere de plată*, nu o factură reală. Nu se trimite la ANAF și
  nu creează nicio obligație de TVA. Gândește-te la ea ca la un politicos „te rog
  plătește asta”.
- **Factură de avans** — o factură *reală* pentru bani primiți în avans. **Se**
  trimite la ANAF, iar TVA-ul devine exigibil când încasezi avansul.

**Fluxul recomandat:**

1. Trimite clientului o **proformă** și așteaptă plata.
2. Când sosește avansul, emite o **factură de avans** corectă și trimite-o la ANAF.
3. La livrarea finală, emite **factura finală** pentru valoarea totală **minus
   avansul** pe care l-ai taxat deja.
4. Pe acea factură finală, notează clar că un avans a fost deja facturat (cu numărul
   și data lui).

**Fă asta în TSync:**

- Folosește o **Estimare** drept proformă, apoi convertește-o în factură când vin
  banii.
- Pentru avans, creează o factură separată pentru suma parțială.
- Pe factura finală, adaugă referința avansului în descriere.

---

## 💱 Facturarea în alte valute

**Regulile pe scurt:**

- Pentru **clienții români**, factura **trebuie să fie în lei (RON)**.
- Pentru clienții din alte țări UE sau din afara UE, poți factura în orice valută
  (EUR, USD și așa mai departe).
- Pentru contabilitatea ta, sumele în valută se convertesc în RON la **cursul
  oficial al Băncii Naționale (BNR) pentru data facturii**, iar **TVA-ul este
  întotdeauna afișat și în RON**.

**Fă asta în TSync:**

- Definește valutele pe care le folosești și cursurile lor la
  **Setup → Setări → Valute**.
- TSync te protejează automat aici: când trimiți o e-factură către un client român,
  se asigură că valuta oficială este **RON**, indiferent de setarea de pe ecran —
  astfel încât să nu poți încălca regula din greșeală.
- Clienții străini văd în continuare factura în propria lor valută; contabilul tău
  vede echivalentul în RON.

> 💡 Menținerea cursurilor de schimb la zi este ceva ce o sarcină programată poate
> face pentru tine zilnic — vezi [Configurarea cron job-ului](../setup-cron-job.md).

---

## ✍️ Suma în litere

Contractele și multe documente oficiale scriu totalul **în litere** lângă cifră — de exemplu *„134,00 lei (una sută
treizeci și patru lei 00 bani)"*. TSync face asta **automat**: când **limba** contului tău este **română**, fiecare
**PDF de factură, deviz, ofertă și notă de credit** tipărește totalul în cuvinte românești corecte — cu formele
potrivite (*una sută*, *două sute*, *treizeci și patru*), valuta (**lei / bani**, sau *euro / cenți* pentru EUR) și
banii afișați ca două cifre. Nu trebuie să activezi nimic — doar setează limba angajatului pe română.

**Într-un șablon de contract** pui suma în litere singur, cu un câmp dinamic: **`{contract_value_in_words}`** pentru
Valoarea contractului, sau **`{<slug_camp_custom>_in_words}`** pentru orice sumă ținută într-un câmp custom al
contractului (ex. `{total_lucrari_in_words}`). `{contract_value_in_words}` apare și în panoul de câmpuri dinamice
(click pentru inserare) din editorul de contract.

---

## 🗂️ Păstrarea facturilor în siguranță (arhivare legală)

**Regulile pe scurt:**

- Trebuie să păstrezi facturile pe care le emiți **și** pe cele pe care le primești
  timp de **10 ani**.
- Pot fi păstrate **electronic** — pentru facturile e-Factura nu mai trebuie să le
  tipărești pe hârtie.
- Trebuie să poți dovedi că fișierele **nu au fost modificate**.

**Fă asta în TSync:**

- **Nu șterge niciodată facturi** din TSync — sunt evidența ta legală.
- TSync stochează pentru tine copiile oficiale semnate de ANAF ale e-facturilor
  tale. Păstrează acea zonă de stocare ca parte din backupurile tale.
- **Fă backup zilnic** și asigură-te că backupul tău include trei lucruri:
  1. baza de date completă,
  2. toate fișierele încărcate (inclusiv acele copii semnate de ANAF),
  3. **cheia ta de criptare** — fără ea, datele protejate nu pot fi recuperate
     niciodată (vezi [Cheia de criptare, explicată simplu](../encryption-key-explained.md)).
- Păstrează backupurile **cel puțin 10 ani**, în mai mult de un loc — de exemplu un
  serviciu cloud *și* o copie offline.

---

## 🔍 Să fii pregătit pentru o inspecție fiscală

Când ANAF inspectează, verifică de obicei câteva lucruri. Faptul că le cunoști din
timp face vizita nedureroasă.

**La ce se uită de obicei un inspector:**

- Numerele facturilor tale curg în ordine, cu orice goluri explicate.
- Totalurile se potrivesc între facturile tale, evidențele de TVA și declarațiile
  fiscale.
- Facturile peste pragul e-Factura au fost depuse efectiv.
- Fiecare anulare este justificată — de ce, când și de cine.
- Activitatea recentă din portalul fiscal (SPV) se aliniază.

**Fă asta în TSync ca să te pregătești:**

- Exportă o **listă de facturi în Excel** pentru perioada analizată
  (**Setup → Rapoarte → Rapoarte de vânzări**).
- Scoate-ți **mesajele e-Factura** pentru acea perioadă ca dovadă de depunere
  (**Setup → RO ANAF → e-Factura → Mesaje**).
- Folosește **Jurnalul de activitate** (**Setup → Utilitare**) ca să arăți istoricul
  oricărei modificări — cine ce a editat și când.
- Ține în siguranță folderul cu **copii semnate de ANAF** — este cea mai puternică
  dovadă a ta.

---

## 🏢 Situații speciale de cunoscut

**Clienți persoane fizice (fără cod de firmă):** există o explicație dedicată — vezi
[ghidul RO ANAF](ro-anaf.md).

**Clienți din alte țări UE:**

- Au un **cod de TVA UE** (precum `DE123456789`), nu unul românesc.
- TVA-ul este **0%** (o livrare intracomunitară scutită, cu dreptul tău de deducere
  intact).
- **Verifică întotdeauna că numărul lor de TVA UE este valid** înainte să le
  facturezi, pe site-ul oficial **VIES** (`ec.europa.eu/taxation_customs/vies/`).
  Aceasta este o verificare manuală deocamdată — fă-o înainte de emitere.

**Exporturi în afara UE:**

- TVA-ul este **0%**, susținut de documentele vamale de export.
- Notează pe factură că operațiunea nu este impozabilă în România.
- Bunurile în mișcare pot avea nevoie de un document **e-Transport** — vezi
  [ghidul e-Transport](etransport.md).

**TVA la încasare (contabilitate de casă):**

- Un sistem opțional pentru firmele mai mici — TVA-ul devine exigibil când factura
  este efectiv **plătită**, nu când este emisă.
- Factura trebuie să menționeze **„TVA la încasare”**.

**Servicii recurente (abonamente, mentenanță):**

- Pentru facturarea automată lunară sau trimestrială, TSync poate genera pentru tine
  **facturi recurente** după un program.

---

## ⚙️ O rutină simplă ca să rămâi la curent

O facturare bună ține în mare parte de obiceiuri mici și regulate. Iată un ritm care
funcționează.

**În fiecare zi (oricine se ocupă de vânzări):**

1. Verifică facturile care **așteaptă plata** sau sunt **restante** și urmărește-le.
2. Aruncă o privire la **panoul RO ANAF** — conexiune sănătoasă, fără erori peste
   noapte.
3. Trimite facturile noi la ANAF în **aceeași zi**, ideal.

**În fiecare săptămână (contabilitate):**

1. Potrivește plățile bancare cu facturile.
2. Verifică facturile **primite** de la furnizorii tăi în mesajele e-Factura.
3. Exportă în Excel pentru contabilul tău extern, dacă ai unul.

**În fiecare lună:**

1. Pregătește-ți **decontul de TVA (D300)**.
2. Pregătește **declarația recapitulativă a partenerilor (D394)**.
3. Verifică din nou că numerele facturilor tale sunt încă consecutive.
4. Fă un **backup complet**.

**În fiecare an:**

1. Pe **31 decembrie**, încheie pe seria curentă; începe o serie nouă pe
   **1 ianuarie**.
2. În jurul **mijlocului lunii ianuarie**, ocupă-te de depunerea **SAF-T (D406)**
   dacă ți se aplică.
3. Mută o copie de arhivă a backupurilor tale undeva în afara sediului.
4. Actualizează cotele de TVA dacă s-a schimbat ceva.

---

## 🚨 Cele zece greșeli cele mai costisitoare de evitat

1. **Reutilizarea unui număr de factură** după o anulare — ANAF îl blochează
   definitiv.
2. **Aplicarea TVA-ului pe un export** — exporturile sunt 0%; dacă greșești asta, îți
   dezechilibrezi decontul de TVA.
3. **Omiterea județului clientului** pe o e-factură — este respinsă, iar și iar.
4. **Punerea unei reduceri pe întreaga factură** în loc de pe linii — ANAF o refuză.
5. **Antedatarea unei facturi prea departe în urmă** — este respinsă.
6. **Un cod fiscal al clientului neglijent** (spații rătăcite, prefix greșit) —
   căutarea eșuează și factura nu se validează.
7. **Ignorarea unei conexiuni ANAF expirate** — facturile se adună netrimise în
   tăcere.
8. **Anularea unei facturi fără o notă de credit** — evidențele tale și ale ANAF nu
   mai concordă.
9. **Uitarea facturilor de avans când se schimbă cota de TVA** — surprize la sfârșit
   de an.
10. **Backupul doar pe același server** — o singură defecțiune de disc și un deceniu
    de evidențe a dispărut.

---

## 📚 Linkuri utile

- **Portalul fiscal ANAF (SPV):** `https://www.anaf.ro/`
- **Verifică un cod fiscal românesc:**
  `https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/asistenta_contribuabili/info_inreg_fiscala/`
- **Lista contribuabililor inactivi:** `https://www.anaf.ro/inactivi/`
- **Verifică un cod de TVA UE (VIES):** `https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/`
- **Cursurile de schimb ale Băncii Naționale:** `https://www.bnr.ro/Cursul-de-schimb-1224.aspx`
- **Informații oficiale e-Factura:** `https://mfinante.gov.ro/ro/web/efactura/`

## Vezi și

- [RO ANAF — ghid complet](ro-anaf.md)
- [e-Factura — erori frecvente și cum să le rezolvi](efactura-errors.md)
- [Ghidul e-Transport](etransport.md)
- [Configurarea cron job-ului](../setup-cron-job.md)
- [Contactează suportul](../support.md)